Drukowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Drukowanie.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2013: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2013.zip

Ta lekcja może być obejrzana lub przeczytana poniżej.

Film wygląda najlepiej jeśli będzie odtwarzany w rozdzielczości 720p HD, rozdzielczość można zmienić dopiero po uruchomieniu filmu klikając na ikonie trybika która pojawi się w prawym dolnym rogu poniższego ekranu. Po kilku sekundach od zmiany obraz wyostrzy się.

Drukowanie dokumentów w Excelu wbrew pozorom nie polega wyłącznie na kliknięciu menu ‘PLIK’ …

…a następnie dwukrotnym wybraniu polecenia ‘Drukuj’.

Powyższa strategia sprawdza się dość rzadko i wyłącznie w przypadku bardzo prostych i małych arkuszy.

To jak będzie wyglądał dokument po wydrukowaniu możemy zobaczyć wybierając Ctrl+P lub przechodząc wyżej opisaną drogę.

Dokument został podzielony przez program Excel na 8 stron, pomiędzy stronami przechodzimy klikając strzałki zaznaczone czerwonym prostokątem na powyższym rysunku. Lub po kliknięciu w pokazaną stronę wciskając strzałki lub przyciski PageUp PageDown z klawiatury.

Dla przykładu strona 4 po wydrukowaniu wyglądałaby tak jak poniżej.

Nie trudno domyślić się reakcji osoby, której przekazalibyśmy tak wydrukowaną tabelę.

(Niestety widziałem już w swojej praktyce biznesowej w kilku firmach tak wydrukowane dokumenty sklejone taśmą klejącą w jedną dużą tabelę)

Aby przygotować plik do wydruku klikamy ikonę ‘Podgląd podziału stron’ pokazaną poniżej.

Po wybraniu tego polecenia na arkuszu zostaje pokazany podział stron w postaci niebiskich ciągłych i przerywanych linii.

Aby widzieć cały dokument należy zmniejszyć powiększenie klikając znak ‘-‘ zaznaczony w dolnym prawym rogu poniższego rysunku.

Obszar, który jest drukowany ma białe tło, obszar, który Excel nie będzie drukował (ponieważ komórki tego obszaru są puste) ma szare tło.

Zacznijmy od przeciągnięcia poziomej przerywanej niebieskiej linii do ciągłej niebieskiej linii (przeciągamy klikając lewym przyciskiem myszy i trzymając go wciśniętego przesuniemy wskaźnik w wybrane miejsce)..

Teraz to samo zrobimy z pionową przerywaną linią.

Obszar wydruku

Poprzez przesunięcie dwóch ciągłych linii zaznaczonych na poniższym rysunku ograniczymy obszar wydruku.

Obszar wydruku został ograniczony, pusta kolumna A i puste wiersze 1, 2, 3, nie będą teraz niepotrzebnie zajmować miejsca na kartkach.

Teraz nasz dokument będzie drukowany na 2 stronach.

Podział dokumentu na strony powinien być nie tylko prosty ale i sensowny. Poniższa tabela przedstawia dane dla 6 lat z podziałem na kwartały.

Najwłaściwszy podział takich danych to po 3 lata na każdej ze stron, gdyby kilka kwartałów z danego roku drukowało się na jednej stronie a pozostałe na drugiej nie byłoby łatwo używać takiego wydruku.

Jeżeli jeszcze raz sprawdzimy jak wyglądałby wydruk korzystając z podglądu wydruku okaże się, że druga ze stron nie posiada nagłówków wierszy.

Powtarzanie nagłówków wierszy i kolumn

Nagłówki wierszy i kolumn mogą być powtarzane na kolejnych stronach.

Dostęp do tej opcji możliwy jest po wybraniu karty ‘UKŁAD STRONY’ i kliknięciu ‘Tytuły wydruku’.

Na karcie ‘Arkusz’ okna ‘Ustawienia strony’ klikamy okienko ‘Z lewej powtarzaj kolumny:’, po czym klikamy na dowolną komórkę w kolumnie B.

Po tej operacji druga strona naszego wydruku będzie zaczynać się od nazw Brandów znajdujących się w kolumnie B.

Przechodzimy do poglądu wydruku i klikając na strzałkę do 2 strony - rysunek poniżej.

Marginesy

Kolejnym krokiem będzie zmniejszenie marginesów.

Klikamy przycisk zaznaczony poniżej.

Dobrym rozwiązaniem jest wybieranie standardowych wąskich marginesów, zaznaczonych poniżej.

Im więcej kartki wygospodarujemy dla tabeli tym czcionka będzie większe a korzystanie z dokumentu łatwiejsze.

Jeżeli żadne ze standardowych ustawień marginesów nam nie odpowiadają możemy kliknąć na ‘Ustawienia strony’ widoczne na samym dole powyższego rysunku, a następnie na karcie ‘Marginesy’ ustawić takie które będą nam odpowiadać.

Wybierając bardzo wąskie marginesy warto upewnić się czy nasza drukarka jest w stanie drukować tak blisko brzegu strony.

Orientacja, wpasuj w strony, nagłówek i stopka.

Opracujemy teraz alternatywny podział na strony i dodamy nagłówek i stopkę do dokumentu. Załóżmy że mamy bardzo dobry wzrok i chcielibyśmy wydrukować tą tabelę na jednej poziomej stronie.

Szybka zmiana orientacji jest możliwa poprzez kliknięcie ikony ‘Orientacja’, ale dostęp do wszystkich zmian jakie chcemy dokonać uzyskamy po kliknięciu ‘Ustawienia strony’ (na samym dole poniższym rysunku).

Na karcie ‘Strona’ zmieniamy orientację na ‘Poziomą’.

Zaznaczamy pole ‘Wpasuj w strony’ i wprowadzamy cyfry 1 oknach oznaczonych H i V.

H oznacza na ile stron w poziomie chcielibyśmy podzielić nasz dokument (H od Horizontally ang. poziomo).

V oznacza na ile stron w pionie chcielibyśmy podzielić nasz dokument (V od Vertically ang. pionowo).

W wielu przypadkach Excel może nie znaleźć sensownego podziału zgodnie z naszymi preferencjami, należy wtedy wprowadzić podział ręcznie przeciągając linie podziału na strony w ‘Widoku podziału stron’.

Na karcie ‘Nagłówek/stopka’ powyżej pokazanego okna wybieramy nagłówek, często cenne okazuje się wydrukowanie ścieżki do folderu i nazwy pliku drukowanego dokumentu, co znacznie ułatwia jego późniejsze znalezienie.

Poniżej w stopce wybieramy numerowanie stron wraz ze wskazaniem ile stron jest w całym dokumencie, w tym przypadku nie będzie to użyteczne ale dla dokumentów podzielonych na wiele stron jest przydatne.

Po wciśnięciu przycisków ‘Nagłówek niestandardowy’ lub ‘Stopka niestandardowa…’, uzyskujemy dostęp do jeszcze większej ilości opcji wliczając w to możliwość wpisania nagłówka lub stopki z klawiatury.

Tak sformatowany do wydruku dokument powinien wyglądać tak jak poniżej.

Do normalnego widoku arkusza możemy wrócić wybierając poniżej pokazaną ikonę.

W firmach przyjęło się, że każdy dokument przed przesłaniem pocztą email powinien zostać sformatowany do wydruku, tak aby nie musiał robić tego każdy z adresatów, jeśli zechce wydrukować nasz plik.

Istnieje możliwość drukowania wielu arkuszy na raz, wystarczy zaznaczyć wszystkie arkusze, które mają być wydrukowane i kliknąć ikonę ‘Drukuj’.

Niestety nie ma możliwości formatowania do wydruku wielu arkuszy jednocześnie.

W ostatnim czasie rozpowszechniła się akcja: „Zanim wydrukujesz, pomyśl o środowisku”, promuje ona drukowania wyłącznie wtedy gdy jest to absolutnie niezbędne.

Wiele firm zachęca pracowników aby nie drukowali dokumentów dla wszystkich uczestników spotkań, a zamiast tego rozesłali je przed spotkaniem i wyświetlali podczas spotkania. A drukowanie dla siebie „bo woli się czytać z papieru a nie z ekranu monitora” uważane jest za nieetyczne.