Kopiowanie

                       

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Kopiowanie.xls, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2003.zip

 

Przykład 1.

(Arkusz: ‘Kopiowanie 1’)

 

W poniższym przykładzie mamy tabelę przedstawiającą dane sprzedaży dla 10 brandów, z rozbiciem na 6 miesięcy.

Aby uzupełnić nagłówki, nie wpisując ich ręcznie, ale kopiując, wybieramy pierwszy z nich ‘brand 1’ i stajemy kursorem myszki na małym czarnym kwadraciku znajdującym się w prawym dolnym rogu komórki (na poniższym rysunku zaznaczony czerwonym kółeczkiem).

 

 

Klikamy na tym kwadraciku lewym klawiszem i trzymając go wciśniętego przesuwamy kursor myszy do ostatniej z komórek, do których ma być przegrany nagłówek.

Jeżeli tekst, który kopiujemy kończy się liczbą (np. brand 1), jest nazwą miesiąca lub dnia tygodnia, Excel samoczynnie będzie go zmieniał, w przypadku tekstu z liczbą zwiększał ją o 1 w każdej kolejnej komórce, w przypadku dni tygodnia i miesięcy, wprowadzał kolejny miesiąc bądź dzień tygodnia.

W przypadku, gdy kopiujemy liczbę bądź tekst, dokładnie to samo zostanie wprowadzone do wszystkich komórek.

Na poniższym rysunku widać, że to, co będzie w ostatniej z komórek, do których kopiujemy pokazuje się w żółtym prostokącie widocznym przez cały czas, gdy przytrzymujemy lewy klawisz myszy podczas kopiowania.

 

 

Poniżej widać jak komórka zawierająca ‘styczeń’ jest kopiowana do 5 przyległych komórek, w czerwonym kółku pokazuje się prostokąt z tekstem ‘czerwiec’, który zostanie wprowadzony do ostatniej z komórek.

 

 

 

Nie ma możliwości skopiowania jednej komórki przez przeciąganie jednocześnie do wierszy i kolumn, należy przeprowadzić 2 odzielne operacje kopiowania.

Więcej możliwości kopiowania z wykorzystaniem wcześniej ustalonych list opisuje lekcja: Listy Własne.

 

W poniższym przykładzie sumę wprowadzoną do komórki E17 kopiujemy do 5 komórek znajdujących się po jej prawej stronie. W przypadku kopiowania formuł, prostokąt z wartością dla ostatniej komórki nie jest pokazywany (czerwone kółko, w którym powinien on się znajdować jest puste.

 

 

Znacznie szybszym sposobem na kopiowanie jest podwójne kliknięcie na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu aktywnej komórki.

Exel sam skopiuje komórki w dół na takiej długości, w jakiej wypełniona jest kolumna znajdująca się z lewej strony od aktywnej komórki, a jeżeli nie jest ona wypełniona na takiej jak kolumna z prawej.

Sposób ten znacznie przyspiesza pracę w przypadku długich tabel.

Sposób ten nie może być używany do kopiowania w poziomie.

 

 

 

 

Polecenia Kopiuj, Wklej, Wytnij

Kopiować możemy też używając poleceń: Kopiuj Wklej

Aby skopiować aktualnie wybraną komórkę lub obszar należy kliknąć ikonę:

Aby wkleić skopiowane wcześniej dane należy kliknąć ikonę: 

Można też wyciąć  dane zamiast je kopiować, w takim przypadku dane znikają z oryginalnej komórki/obszaru po wklejeniu ich do nowej.

 

Jeżeli pomiędzy skopiowaniem/wycięciem a wklejeniem wykonamy jakąś inną operację w Excelu, program zapomni, co było kopiowane/wycinane.

 

Klawisze skrótów

Wygodnie jest używać klawiszy skrótów, które znacznie przyspieszają pracę:

Ctrl+C            kopiowanie

Ctrl+V wklej

Ctrl+X             wytnij

          

Należy zachować szczególną ostrożność przy kopiowaniu formuł, ponieważ adresy względne w formułach zmieniają się wraz z kopiowaniem. Więcej na ten temat można przeczytać w lekcji ‘Adresy względne i bezwzględne’.

 

Wklej specjalnie

Nie musimy kopiować ‘wszystkiego’ z danej komórki. Po wybraniu polecenia kopiuj i przejściu do komórki gdzie mają się znaleźć dane możemy kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu, które się rozwinie wybrać opcje ‘Wklej specjalne...’

 

 

Wyświetli się poniższe okienko.

Najbardziej użyteczne opcje okna Wklej specjalne to:

- Formuły – wkleja tylko formułę nie zmienia formatowania komórki.

- Wartości – wkleja wartość jaka znajdowała się w kopiowanej komórce, jeżeli była tam formuła, wkleja wartość którą ona miała.

- Wklej łącze – wkleja link do komórki która była kopiowana, szczególnie użyteczne jeżeli potrzebujemy wielu linków pomiędzy plikami.

- Podziel/Przemnóż – użyteczne do zmniany formatu liczb. Mamy np, w dużej tabeli dane w zł a chcielibyśmy mieć dane w tyś zł. Wpisujemy w dowolnej innej komórce 1000, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy cały obszar gdzie dane mają zostać zmniejszone i wybieramy podziel, wszystkie dane zostaną podzielone przez 1000, co da nam dane w tyś zł.

- Formaty – formatuje komórkę zgodnie z formatem jaki miała kopiowana komórka.

 

           

 

Kopiować format można także używając ikony  tzw malarza formatów. Wybieramy komórkę lub obszar którego format chcemy skopiować, klikamy ikonę  a później wybieramy komórkę/komórki które mają mieć taki format.

 

 

 

Przykład 2.

(Arkusz: ‘Kopiowanie 1’)

 

Przećwiczmy teraz wklejanie wartości.

Do komórki C22 wkleimy wartość komórki I14, która zawiera sumę sprzedaży dla pierwszego półrocza (należy wcześniej wprowadzić formułę sumy).

Zaczynamy od zaznaczenia I14 i wybrania Ctrl|+C.

W kolejnym kroku uaktywniamy komórkę C22, klikamy ją prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’

Zaznaczamy opcję ‘Wartości’ i klikamy ‘OK.’

 

 

Wklejać wartości możemy także klikając na ikonę . Ikona ta może nie być widoczna w Twoim Excelu, o tym jak pokazywać i ukrywać ikony na paskach narzędzi możesz przeczytać w lekcji: Zmiany w menu i własne ikony.

 

 

Przykład 3.

(Arkusz: ‘Kopiowanie 1’)

 

Przećwiczmy teraz wklejanie łączy a później dzielenie.

 

1.                 Zaznaczamy obszar I4:I14 i kopiujemy go (Ctrl+C).

2.                 Uaktywniamy komórkę M4 i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’

3.                 Klikamy przycisk ‘Wklej łącze’ w lewym dolnym rogu okna ‘Wklejanie specjalne’.

 

 

W efekcie powyższej operacji w komórce M4 jest teraz link do komórki I4.

 

 

Ponieważ w kolumnie M zgodnie z nagłówkiem mają znajdować się dane w tysiącach, podzielimy je teraz wszystkie przez 1000.

W  dowolnej komórce np. O4 wpisujemy ‘1000’, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy obszar M4:M14 i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’.

W oknie ‘Wklejanie specjalne’ wybieramy opcję ‘Podziel’ i klikamy ‘OK’.

 

 

W efekcie powyższej operacji wszystkie łącza zostały podzielone przez 1000.

 

 

 

Przykład 4.

(Arkusz: ‘Kopiowanie 2’)

 

Kopiowanie prawym klawiszem.

W poniższym przykładzie chcielibyśmy skopiować formułę z komórki I3 do poniższych komórek tak, aby nie popsuć formatowania poniższych komórek.

Wybranie kwadracika lewym klawiszem i przeciągnięcie go na dół popsuje nam formatowanie, ponieważ z komórki I3 skopiowana zostanie nie tylko formuła sumy, ale także formatowanie.

Jeżeli ‘mały czarny kwadracik’ klikniemy prawym klawiszem i przeciągniemy w dół, wyświetli się menu pozwalające wybrać opcję ‘Wypełnij bez formatowania, dzięki temu skopiowana zostanie tylko formuła.

 

 

Wybranie opcji ‘Wypełnij bez formatowania’ powinno dać efekt taki jak poniżej.

 

 

Ten sam efekt można by uzyskać kopiując komórkę a później z Menu Wklej specjalne wybierając opcję ‘Formuły’, ale użycie prawego klawisza jest znacznie szybsze.

 

 

Przykład 5.

Użycie klawisza Ctrl podczas kopiowania

(Arkusz: ‘Kopiowanie 3’)

 

To czy podczas kopiowania będzie wciśnięty klawisz Ctrl ma duży wpływ na wynik kopiowania.

Przeanalizujmy to na podstawie 4 poniższych przykładów.

 

Skopiujmy komórkę B5 do poniższych 9 komórek klikając lewym przyciskiem myszy na uchwycie wypełnienia i przesuwając wskaźnik myszy w dół.

 

 

Zróbmy to samo dla komórki C5, przy czym przed puszczeniem lewego klawisza wciśnijmy i przytrzymajmy klawisz Ctrl.

Przed puszczeniem lewego klawisza myszy Excel pokazuje jaką wartość będzie miała ostatnia z komórek do których kopiujemy.

Po wciśnięciu klawisza Ctrl zmienia się ona z ‘10 grupa’ na ‘1 grupa’.

 

 

Przytrzymanie klawisza Ctrl w tym przypadku powoduje nie zwiększanie o 1 numeracji grup.

 

 

Gdy kopiujemy nazwy miesięcy (lub dni) przytrzymanie Ctrl podobnie spowoduje nie wprowadzanie do kolejnych komórek kolejnych miesięcy, ale skopiowanie tego samego.

 

 

Dla cyfr, kopiowanie bez Ctrl kopiuje tą samą cyfrę a z Ctrl zwiększoną o 1.

 

 

Jeżeli natomiast zaznaczymy kilka liczb, w tym przypadku 2 komórki z cyframi 10, 20 i przeciągniemy uchwyt wypełnienia bez Ctrl komórki zostaną wypełnione arytmetycznym ciągiem liczbowym opartym na różnicy zaznaczonych komórek.

 

 

Jeżeli przytrzymamy Ctrl, komórki te zostaną skopiowane poniżej w takim samym układzie.

 

 

Przykład 6.

Kopiowanie dat

(Arkusz: ‘Kopiowanie 4’)

 

Kopiowanie dowolnego dnia tygodnia przy użyciu lewego klawisza myszy spowoduje wypełnienie komórek nazwami kolejnych dni tygodnia.

 

 

Jeżeli użyjemy prawego klawisza myszy, uzyskamy dostęp do większej ilości opcji w tym do ‘Wypełnij dniami powszednimi’.

 

 

Po wybraniu tej opcji komórki zostaną uzupełnione tylko dniami powszednimi, po piątku będzie następował poniedziałek.

 

 

W przypadku kopiowania dat mamy jeszcze więcej opcji.

Proponuję skopiować tą samą datę 4 razy wybierając kolejno:

- ‘Wypełnij dniami’

- ‘Wypełnij dniami powszednimi’

- ‘Wypełnij miesiącami’

- ‘Wypełnij latami’

 

 

W kolumnie G zostały opuszczone weekendy ale nie święta, 1 stycznia (komórka G7), który jest wolny od pracy, jest na liście.

W kolumnie H odstęp między datami wynosi miesiąc, jeśli dany dzień nie występuje w określonym miesiącu najbliższy mniejszy występujący (np. 28 lutego w komórce H7).

W kolumnie I odstęp wynosi rok.

 

 

 

Szkolenie Excel 2003                            Szkolenie Excel 2007