Kopiowanie
Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela:
Kopiowanie.xls, tylko ich
samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.
Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl
Cwiczenia Excel 2003.zip
Przykład 1.
(Arkusz: ‘Kopiowanie
W poniższym przykładzie mamy tabelę przedstawiającą dane
sprzedaży dla 10 brandów, z rozbiciem na 6 miesięcy.
Aby uzupełnić nagłówki, nie wpisując ich ręcznie, ale
kopiując, wybieramy pierwszy z nich ‘brand
Klikamy na tym kwadraciku lewym klawiszem i trzymając go
wciśniętego przesuwamy kursor myszy do ostatniej z komórek, do których ma być
przegrany nagłówek.
Jeżeli tekst, który kopiujemy kończy się liczbą (np. brand
1), jest nazwą miesiąca lub dnia tygodnia, Excel samoczynnie będzie go
zmieniał, w przypadku tekstu z liczbą zwiększał ją o 1 w każdej kolejnej
komórce, w przypadku dni tygodnia i miesięcy, wprowadzał kolejny miesiąc bądź
dzień tygodnia.
W przypadku, gdy kopiujemy liczbę bądź tekst, dokładnie to
samo zostanie wprowadzone do wszystkich komórek.
Na poniższym rysunku widać, że to, co będzie w ostatniej z
komórek, do których kopiujemy pokazuje się w żółtym prostokącie widocznym przez
cały czas, gdy przytrzymujemy lewy klawisz myszy podczas kopiowania.
Poniżej widać jak komórka zawierająca ‘styczeń’ jest
kopiowana do 5 przyległych komórek, w czerwonym kółku pokazuje się prostokąt z
tekstem ‘czerwiec’, który zostanie wprowadzony do ostatniej z komórek.
Nie ma możliwości skopiowania jednej komórki przez
przeciąganie jednocześnie do wierszy i kolumn, należy przeprowadzić 2 odzielne
operacje kopiowania.
Więcej możliwości kopiowania z wykorzystaniem wcześniej
ustalonych list opisuje lekcja: Listy Własne.
W poniższym przykładzie sumę wprowadzoną do komórki E17
kopiujemy do 5 komórek znajdujących się po jej prawej stronie. W przypadku
kopiowania formuł, prostokąt z wartością dla ostatniej komórki nie jest pokazywany
(czerwone kółko, w którym powinien on się znajdować jest puste.
Znacznie szybszym sposobem na kopiowanie jest podwójne
kliknięcie na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu aktywnej komórki.
Exel sam skopiuje komórki w dół na takiej długości, w jakiej
wypełniona jest kolumna znajdująca się z lewej strony od aktywnej komórki, a
jeżeli nie jest ona wypełniona na takiej jak kolumna z prawej.
Sposób ten znacznie przyspiesza pracę w przypadku długich
tabel.
Sposób ten nie może być używany do kopiowania w poziomie.
Polecenia Kopiuj, Wklej, Wytnij
Kopiować możemy też używając poleceń: Kopiuj Wklej
Aby skopiować aktualnie wybraną komórkę lub obszar należy
kliknąć ikonę:
Aby wkleić skopiowane wcześniej dane należy kliknąć
ikonę:
Można też wyciąć dane zamiast je kopiować, w takim przypadku
dane znikają z oryginalnej komórki/obszaru po wklejeniu ich do nowej.
Jeżeli pomiędzy skopiowaniem/wycięciem a wklejeniem wykonamy
jakąś inną operację w Excelu, program zapomni, co było kopiowane/wycinane.
Klawisze skrótów
Wygodnie jest używać klawiszy skrótów, które znacznie
przyspieszają pracę:
Ctrl+C kopiowanie
Ctrl+V wklej
Ctrl+X wytnij
Należy zachować szczególną
ostrożność przy kopiowaniu formuł, ponieważ adresy względne w formułach zmieniają
się wraz z kopiowaniem. Więcej na ten temat można przeczytać w lekcji ‘Adresy
względne i bezwzględne’.
Wklej specjalnie
Nie musimy kopiować ‘wszystkiego’ z danej komórki. Po
wybraniu polecenia kopiuj i przejściu do komórki gdzie mają się znaleźć dane
możemy kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu, które się rozwinie wybrać opcje
‘Wklej specjalne...’
Wyświetli się poniższe okienko.
Najbardziej użyteczne opcje okna
Wklej specjalne to:
- Formuły – wkleja tylko formułę nie
zmienia formatowania komórki.
- Wartości – wkleja wartość jaka
znajdowała się w kopiowanej komórce, jeżeli była tam formuła, wkleja wartość
którą ona miała.
- Wklej łącze – wkleja link do
komórki która była kopiowana, szczególnie użyteczne jeżeli potrzebujemy wielu
linków pomiędzy plikami.
- Podziel/Przemnóż – użyteczne do
zmniany formatu liczb. Mamy np, w dużej tabeli dane w zł a chcielibyśmy mieć
dane w tyś zł. Wpisujemy w dowolnej innej komórce 1000, kopiujemy tą komórkę,
zaznaczamy cały obszar gdzie dane mają zostać zmniejszone i wybieramy podziel,
wszystkie dane zostaną podzielone przez 1000, co da nam dane w tyś zł.
- Formaty – formatuje komórkę
zgodnie z formatem jaki miała kopiowana komórka.
Kopiować format można także używając
ikony tzw malarza formatów. Wybieramy komórkę lub
obszar którego format chcemy skopiować, klikamy ikonę a później wybieramy komórkę/komórki które mają
mieć taki format.
Przykład 2.
(Arkusz:
‘Kopiowanie
Przećwiczmy teraz wklejanie wartości.
Do komórki C22 wkleimy wartość komórki I14, która
zawiera sumę sprzedaży dla pierwszego półrocza (należy wcześniej wprowadzić
formułę sumy).
Zaczynamy od zaznaczenia I14 i wybrania Ctrl|+C.
W kolejnym kroku uaktywniamy komórkę C22, klikamy ją
prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’
Zaznaczamy opcję ‘Wartości’ i klikamy ‘OK.’
Wklejać
wartości możemy także klikając na ikonę . Ikona
ta może nie być widoczna w Twoim Excelu, o tym jak pokazywać i ukrywać ikony na
paskach narzędzi możesz przeczytać w lekcji: Zmiany w menu i własne ikony.
Przykład 3.
(Arkusz:
‘Kopiowanie
Przećwiczmy teraz wklejanie łączy a później
dzielenie.
1.
Zaznaczamy
obszar I4:I14 i kopiujemy go (Ctrl+C).
2.
Uaktywniamy komórkę
M4 i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’
3.
Klikamy przycisk
‘Wklej łącze’ w lewym dolnym rogu okna ‘Wklejanie specjalne’.
W efekcie powyższej operacji w komórce M4 jest teraz
link do komórki I4.
Ponieważ w kolumnie M zgodnie z nagłówkiem mają
znajdować się dane w tysiącach, podzielimy je teraz wszystkie przez 1000.
W dowolnej
komórce np. O4 wpisujemy ‘1000’, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy obszar M4:M14
i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’.
W oknie ‘Wklejanie specjalne’ wybieramy opcję
‘Podziel’ i klikamy ‘OK’.
W efekcie powyższej operacji wszystkie łącza zostały
podzielone przez 1000.
Przykład 4.
(Arkusz:
‘Kopiowanie
Kopiowanie prawym klawiszem.
W poniższym przykładzie chcielibyśmy
skopiować formułę z komórki I3 do poniższych komórek tak, aby nie popsuć
formatowania poniższych komórek.
Wybranie kwadracika lewym klawiszem
i przeciągnięcie go na dół popsuje nam formatowanie, ponieważ z komórki I3
skopiowana zostanie nie tylko formuła sumy, ale także formatowanie.
Jeżeli ‘mały czarny kwadracik’
klikniemy prawym klawiszem i przeciągniemy w dół, wyświetli się menu
pozwalające wybrać opcję ‘Wypełnij bez formatowania, dzięki temu skopiowana
zostanie tylko formuła.
Wybranie opcji ‘Wypełnij bez
formatowania’ powinno dać efekt taki jak poniżej.
Ten sam efekt można by uzyskać
kopiując komórkę a później z Menu Wklej specjalne wybierając opcję ‘Formuły’,
ale użycie prawego klawisza jest znacznie szybsze.
Przykład 5.
Użycie klawisza Ctrl
podczas kopiowania
(Arkusz: ‘Kopiowanie
To czy podczas kopiowania będzie wciśnięty klawisz Ctrl ma
duży wpływ na wynik kopiowania.
Przeanalizujmy to na podstawie 4 poniższych przykładów.
Skopiujmy komórkę B5 do poniższych 9 komórek klikając lewym przyciskiem
myszy na uchwycie wypełnienia i przesuwając wskaźnik myszy w dół.
Zróbmy to samo dla komórki C5, przy czym przed puszczeniem
lewego klawisza wciśnijmy i przytrzymajmy klawisz Ctrl.
Przed puszczeniem lewego klawisza myszy Excel pokazuje jaką
wartość będzie miała ostatnia z komórek do których kopiujemy.
Po wciśnięciu klawisza Ctrl zmienia się ona z ‘10 grupa’ na
‘1 grupa’.
Przytrzymanie klawisza Ctrl w tym przypadku powoduje nie
zwiększanie o 1 numeracji grup.
Gdy kopiujemy nazwy miesięcy (lub dni) przytrzymanie Ctrl
podobnie spowoduje nie wprowadzanie do kolejnych komórek kolejnych miesięcy,
ale skopiowanie tego samego.
Dla cyfr, kopiowanie bez Ctrl kopiuje tą samą cyfrę a z Ctrl
zwiększoną o 1.
Jeżeli natomiast zaznaczymy kilka liczb, w tym przypadku 2
komórki z cyframi 10, 20 i przeciągniemy uchwyt wypełnienia bez Ctrl komórki
zostaną wypełnione arytmetycznym ciągiem liczbowym opartym na różnicy
zaznaczonych komórek.
Jeżeli przytrzymamy Ctrl, komórki te zostaną skopiowane
poniżej w takim samym układzie.
Przykład 6.
Kopiowanie dat
(Arkusz: ‘Kopiowanie
Kopiowanie dowolnego dnia tygodnia przy użyciu lewego
klawisza myszy spowoduje wypełnienie komórek nazwami kolejnych dni tygodnia.
Jeżeli użyjemy prawego klawisza myszy, uzyskamy dostęp do
większej ilości opcji w tym do ‘Wypełnij dniami powszednimi’.
Po wybraniu tej opcji komórki zostaną uzupełnione tylko
dniami powszednimi, po piątku będzie następował poniedziałek.
W przypadku kopiowania dat mamy jeszcze więcej opcji.
Proponuję skopiować tą samą datę 4 razy wybierając kolejno:
- ‘Wypełnij dniami’
- ‘Wypełnij dniami powszednimi’
- ‘Wypełnij miesiącami’
- ‘Wypełnij latami’
W kolumnie G zostały opuszczone weekendy ale nie święta, 1
stycznia (komórka G7), który jest wolny od pracy, jest na liście.
W kolumnie H odstęp między datami wynosi miesiąc, jeśli dany
dzień nie występuje w określonym miesiącu najbliższy mniejszy występujący (np. 28
lutego w komórce H7).
W kolumnie I odstęp wynosi rok.
Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007