Profesjonalne
raporty dla zaawansowanych
Czyli jak w danych, które firma już ma znaleźć
to czego jeszcze nie wie.
Doskonała znajomość
operacji na danych przy użyciu Excela i Visual Basic oraz umiejętność przygotowania
nawet najbardziej skomplikowanych wykresów to dopiero połowa umiejętności,
którą potrzebuje osoba analizująca i prezentująca dane.
Problemem nie jest gromadzenie
danych, bo obecnie one nas zalewają, problemem jest odpowiedni ich dobór i analiza
aby zrozumieć zależności jakie występują między nimi i wysnuć właściwe wnioski.
Dane należy zaprezentować tak aby główne tezy jakie chcemy przekazać same się
nasuwały odbiorcy. Dane nie mówią same za siebie, dopiero po ich właściwym
pokazaniu można je zrozumieć.
To jak zaprezentujemy dane
powinno sugerować do czego mają zostać użyte, postrzeganie naszych wykresów i
tabel powinno być w jak największym stopniu
intuicyjne.
Generalna zasada jaką
powinniśmy się kierować to PROSTOTA. Często skomplikowana
forma, zbędne ozdoby czy formatowania ukrywają treść.
Najpierw należy zastanowić się co
chcemy przekazać, a dopiero potem przy pomocy jakich tabel/wykresów/schematów może
się to nam udać.
Zdjęcia i tła bardzo
odwracają uwagę i nie powinny znajdować się w raportach z danymi, gdzie co
najwyżej możemy umieścić niewielkie i nie rzucające się w oczy logo firmy. W
prezentacjach zdjęcia produktów, zdjęcia z kampanii reklamowych i inne istotnie
związane z tematem obrazy jak najbardziej mogą się znaleźć ponieważ ożywiają
przekaz, ale nie powinny za bardzo odciągać uwagi odbiorcy.
Kolejność prezentacji
danych też nie jest bez znaczenia, człowiek nie może skupiać uwagi przez
dłuższy czas, to co najważniejsze powinno być pokazane na początku każdej
prezentacji. Czasami przygotowuje się nawet tzw. ‘Executive Summary’ na
początku prezentacji w którym podsumowujemy jej najważniejsze dane i wnioski.
Każdy raport w Excelu
należy zapisać na najbardziej istotnym z dostępnych widoków, tak aby to co
chcemy przekazać zostało wyświetlone zaraz po uruchomieniu pliku.
Ludzie patrzą na
raporty i slajdy prezentacji tak samo jak czytają. Zaczynając od lewego górnego
rogu i idąc w prawo, a kończą w dolnym prawym rogu. To co najważniejsze powinno
jak najszybciej być zauważane więc musi znaleźć się w lewym górnym rogu, w
prawym dolnym umieszczamy rzeczy najmniej ważne mając świadomość że część osób
może tam w ogóle nie dotrzeć.
Zasada ta może nie być spełniona
jeśli coś przyciągnie naszą uwagę, np. element w intensywnym kolorze na jednym
z wykresów, który znacznie wybija się z tonacji pozostałych. Szczególnie
przyciągające właściwości mają kolory czerwony i żółty (co wykorzystywane jest np.
w reklamach).
Profesjonalnie przygotowane
raporty nie powinny mieć elementów które się poruszają, migają czy błyszczą.
Takie elementy także zdecydowanie i szybko przyciągają naszą uwagę, jednak użycie
ich w raportach uznane byłoby za co najmniej niepoważne.
W prezentacjach przyjęło się
dodawać animację, dzięki którym elementy pojawiają się na slajdach, czy są
podkreślane np. pojedynczym mignięciem, ale także w tej formie nic nie powinno
być pozostawione w stałym ruchu.
Wykresy
Po pierwsze
powinniśmy dobrać rodzaj wykresu do treści jaką ma przekazać,
Przygotowując wykresy
musimy pamiętać o tym aby atrakcyjna forma nie przysłoniła przekazu, który jest
najważniejszy we wszelkiego rodzaju analizach i prezentacjach.
Możliwości ludzkiego
postrzegania są ograniczone i dobrze dobrana forma ma ułatwiać zrozumienie
danych i ich powiązań a nie starać się dowieść naszej wybitnej znajomości
Excela czy dbałości o estetykę.
Wykres kołowy
Wykres kołowy wydaje
się dość naturalnym wyborem jeśli chcemy pokazać z czego składa się pewna
całość.
Wszystkie kategorie
na wykresie kołowym muszą sumować się do całości tego co stanowią, w przeciwnym
bądź razie możemy być pewni że wykres zostanie źle zinterpretowany. Jeżeli
wiemy że dane które posiadamy nie obejmują całości, należy dodać kategorię
uzupełniającą.
Ze względu na to że
człowiek nie jest w stanie precyzyjnie określić czy nawet porównać powierzchni
i kątów, musimy przestrzegać kilku reguł aby zapewnić właściwe odczytanie
naszych wykresów:
1. Dane do wykresu
kołowego koniecznie powinny zostać posortowane malejąco, dzięki czemu odbiorca
zwolniony jest z obowiązku porównywania wielkości poszczególnych cząstek. W
poniższym na pierwszym z wykresów nie jesteśmy nawet w stanie ustalić
kolejności 3 największych firm na rynku.
2. Przy każdym
fragmencie wykresu musi być opis, jeśli zdecydujemy się na legendę z małymi
kolorowymi kwadracikami będziemy zmuszać odbiorcę do dodatkowego zbędnego
wysiłku wyszukiwania kolorów.
3. Przy każdym
fragmencie wykreu musi być wartość procentowa mówiąca o jego udziale w całości,
możemy też dodać wartość absolutną jeżeli jest dla nas istotna.
4. Jeżeli chcemy
pokazać bardzo dużo małych fragmentów lepiej będzie połączyć je w jeden duży
opisany jako ‘Inne’, ‘Pozostałe 10 firm’, etc. Pokazanie wielu małych elementów
i tak nic nie przekaże a ich etykiety mogą zniechęcić do wykresu.
5. Wykres kołowy z
reguły ‘zaczyna się’ od ‘godziny ‘dwunastej’ a kolejne elementy następują
zgodnie z ruchem wskazówek zegara, lepiej jest go nie obracać o ile nie jest to
konieczne ze względu np. na wysuwanie pewnych jego części..
W powyższych
wykresach zmieniono kolory na mniej nasycone i zaprezentowano 2 sposoby
umieszczenia etykiet.
Niestety znacznie
bardziej popularny i oczekiwany przez odbiorców jest wykres kołowy 3D. Nie trudno
zauważyć że jest on mniej czytelny.
Możemy też
zaryzykować pokazanie podziału całości na części na wykresie słupkowym. Pomimo
tego że tą formę bardzo łatwo jest przeanalizować, ze względu na to że nie jest
popularna, możemy mieć problem z przekonaniem do niej innych osób.
Dodatkowo przy tej
formie możemy użyć takiego samego koloru co pozwoli użytkownikom skupić się na
danych. W przypadku wykresu kołowego nie wygląda to dobrze.
Tytuł i opisy
Tytuł powinien być
napisany największą czcionką spośród występujących na wykresie. Dodanie tytułu
powoduje automatyczne zmniejszenie ‘obszaru kreślenia’ przy zachowaniu ‘obszaru
wykresu’, czyli mówiąc zrozumiałym językiem wykres się zmniejsza przy
zachowaniu wielkości ramki w której się znajduje. Po takim zmniejszeniu aby
uniknąć dużej ilości niezagospodarowanego miejsca najlepiej jest przywrócić
wykres do jego poprzedniej wielkości rozciągając go w górę.
Czy wykres zawsze
powinien mieć tytuł? Niekoniecznie, jeśli tytuł slajdu w prezentacji pokrywałby
się z tytułem jedynego wykresu, który znajduje się na slajdzie, byłoby to
czystym marnowaniem miejsca i uwagi odbiorcy.
Etykiety osi mówiące
co się na nich znajduje i w jakich jest jednostkach umieszczamy na wykresach
tyko wtedy gdy nie są one oczywiste dla odbiorców, jeżeli grupa odbiorców jest
zróżnicowana opisy należy umieścić.
Kolory na wykresach
Legenda z kolorami
jest z reguły nieczytelna, w najlepszym razie znacznie spowalnia zrozumienie
wykresu, dlatego elementu wykresów powinny mieć opisy tuż przy nich. W
poniższym przykładzie na wykresie słupkowym każdy słupek opisany jest na osi X,
legendę więc należy skasować. O ile tylko istnieje taka możliwość legendę
umieszczamy w takim miejscu wykresu aby nie oznaczało to konieczności
zmniejszania wykresu.
Kolory różnicujemy
tylko wtedy gdy jest to potrzebne do łatwiejszego lub szybszego zrozumienia
wykresu, podobna zasada powinna dotyczyć wszystkich innych elementów, jeżeli
nie są potrzebne to znaczy że rozpraszają użytkownika i odwracają jego uwagę i
należy je usunąć. Poniżej pokazuję przykład w którym kolory są zdecydowanie
zbędne.
Na poniższym rysunku
odwrotny przykład, po kolejności opisów w legendzie i zgodnie ze zdrowym
rozsądkiem można się domyślić że pierwszy z każdej pary słupków to Plan a drugi
Wynik, ale gdyby serie można było rozpoznawać po kolorach ułatwiłoby to
analizowanie tego wykresu. Dodatkowo kolor różowy nie wydaje się być
szczególnie odpowiednim do zastosowań biznesowych.
W kolejnym
przykładzie zróżnicowano kolory ale są one zbyt intensywne i praca z takim
wykresem staje się nieprzyjemna.
Kolory ostre np.
czerwony powinniśmy używać tylko w wyjątkowych przypadkach.
Często twórcy analiz
i prezentacji chcą podkreślić swój profesjonalizm używając niespotykanych form,
wypełnień, cieniowania lub innych urozmaiceń.
W rzeczywistości
takie ‘urozmaicenia’ wcale nie są postrzegane jako profesjonalne.
Wzory i obrazy w
tłach wykresów czynią je trudniejszymi od zrozumienia, lub nawet zniechęcają do
ich dalszego oglądania.
Jak długo możesz przyglądać
się poniższemu wykresowi i czy na podstawie takich wykresów chciałbyś
analizować dane?
Wszelkie niejednolite
wypełnienia powinny być używane tylko wtedy gdy jednoznacznie kojarzą się
odbiorcom z tym co przedstawiają słupki, np. dobrze znane loga firm,
symboliczne przedstawienie kategorii produktów.
Więc o ile nasza
firma nie zajmuje się sprzedażą marmuru i drewna to wypełnienia takie jak
poniżej zdecydowanie nie powinny być używane.
Kolory jakie
dobieramy do naszego wykresu powinny istotnie się od siebie różnić,
pokolorowanie np. kilku serii tym samym kolorem w różnych odcieniach może
wydawać się nam estetyczne i dla nas w pełni rozróżnialne, ale należy pamiętać
że wiele osób ma problemy w rozpoznawaniu kolorów i odcieni lub po prostu słaby
wzrok.
Jeśli osoba taka uzna
że na wykresie nie wiadomo który z opisów czego dotyczy to nie będzie winić
swojego wzroku ale twórcę wykresu.
Najlepsze kolory
wypełnia obszarów na wykresach przeznaczonych do prezentacji i raportów
biznesowych to te mało nasycone (blade) znajdujące się na doli tablicy z
wypełnieniami Excela.
Biały należy używać
tylko wtedy gdy kolor tła jest inny.
Dodatkowo jeżeli
istnieje jakieś skojarzenie kolorystyczne z danymi które prezentujemy należy je
wykorzystać np. plan możemy przedstawiać na zielono bo jest to kolor nadziei.
Dotyczy to tyko
obszarów ponieważ np. dla linii powinniśmy używać bardziej nasyconych kolorów
tak aby użytkownikom łatwo było je zauważyć i odróżnić od tła.
Możemy korzystać z
tych ze środka skali lub też kolorów przyległych.
Poniżej przykład
cienkich linii narysowanych bladymi kolorami i grubych o nasyconych kolorach.
W przypadku tych
pierwszych nie tylko trudno jest rozpoznać kolory ale nawet je dostrzec.
Często można spotkać
się z opinią, że prezentacje, które mają być czytane na monitorach komputerów
lub drukowane powinny mieć białe lub jasne tło, a te prezentowane na
spotkaniach czarne tło i białe lub jasne czcionki, wykresy etc.
Wiele firm
wprowadziło jednak globalne wzory prezentacji według których mają być
przygotowywane wszystkie prezentacje powstające w danej firmie w oddziałach na
całym świecie.
WYKRESY POMYŁKI:
Wykresy z efektami 3D.
Na poniższym
przykładzie od razu można zauważyć że nie tylko trudno przeanalizować
przedstawione poniżej dane, ale niektórych nawet nie da się zauważyć.
Nawet w dwóch
wymiarach możliwości postrzegania przestrzennego przeciętnego człowieka są
ograniczone i trudno jest nam ocenić czy porównać wielkość obszarów.
W trzech wymiarach
jest jeszcze trudniej. Spróbujmy na przykład odpowiedzieć na poniższe pytanie:
Przez ile kwartałów
można było obserwować tendencję spadkową wydatków w Polsce?
Odpowiedź brzmi przez
wszystkie 4 kwartały. Dla wielu osób zielony słupek w 4Q mógł wydawać się
większy niż ten z 3 kwartału ponieważ nie wzięły one pod uwagę, że zaczyna się
on wyżej.
Nawet znając
wszystkie zasady jakie należy wziąć pod uwagę, po co tracić czas na branie ich
pod uwagę jeśli można taki wykres uprościć?
Na wykresach z
efektami 3D posiadających tylko jeden rząd danych widać wszystkie wartości,
jednak efekty wizualne odwracają uwagę od danych.
Gdybyś miał coś
powiedzieć o wykonaniu planu sprzedaży z podziałem na 4 kwartały na podstawie
jednego z 2 poniższych wykresów, na podstawie którego łatwiej byłoby Ci się
przygotować?
Wykres radar.
Podobnie jak w
poprzednich przykładach, wymyślna forma przerasta przekazywaną treść.
Użytkownik takiego
wykresu musi dłuższą chwilę skupić się nad budową wykresu zanim zrozumie co o
przedstawia.
Poza tym dla wielu
osób dwie przecinające się osie kojarzą się ze standardowym wykresem XY i mogą
pomyśleć że na lewo i poniżej przecięcia znajdują się wartości ujemne.
Poniżej przedstawiam
prosty przykład pokazujących dane tylko dla 4 krajów i 2 kwartałów, aż strach
pomyśleć jak wyglądałby ten wykres z większą ilością danych
Wykres bąbelkowy.
Jestem zdecydowanym
przeciwnikiem wykresów bąbelkowych, na jednym wykresie znajduje się za dużo
informacji i nie jesteśmy w stanie ich właściwie zrozumieć i zinterpretować.
W poniższym
przykładzie powierzchnia bąbli reprezentuje wielkość rynku danego kraju.
Spróbujcie
odpowiedzieć na 2 proste pytania na podstawie poniższego wykresu:
1. O ile procent
wielkość rynku dla Polski jest większa od ukraińskiego?
2. Ile razy rynek
rosyjski jest większy od czeskiego?
Odpowiedzi znajdują
się pod wykresem.
Odpowiedzi:
1. To Ukraina jest większa
od Polski i to aż o 10%. W tym wypadku wielkość okolicznych bąbli wpływa na
naszą percepcję postrzegania wielkości.
2. Rynek Rosyjski
jest 8 krotnie większy od Czeskiego, jeżeli spodziewałeś się mniejszej liczby
uległeś powszechnemu zjawisku zaniżaniu skali wielkości obszarów, a nawet jeśli
Twoja odpowiedź była prawidłowa wciąż nie możesz oczekiwać że odbiorcy raportu
przygotowanego przez Ciebie będą w stanie właściwie to ocenić.
Wykresy liniowe
Wbrew pozorom
przygotowanie czytelnego wykresu liniowego który właściwie pokazuje dane wcale
nie jest takie proste.
Tradycyjnie zacznijmy
od pokazania kilku przykładów jak wykres liniowy nie powinien wyglądać.
Powyższe wykresy od
razu odrzucają osobę która je przegląda.
Czynności jakie
powinniśmy wykonać to:
- wybranie
najprostszego typu wykresu liniowego bez znaczników
- skasowanie
poziomych linii
- ustawienie minimum
osi Y wynoszącego 200
- skasowanie legendy
i dodanie etykiet danych do ostatniego punku każdej z linii.
Jak widać na
poniższym rysunku nastąpił pewien postęp w czytelności wykresu jednak
zdecydowanie nie jest to postęp zadowalający
Wykresy liniowe które
przecinają się wiele razy są nieczytelne, w powyższym przypadku jeżeli wykres
liniowy z wartościami absolutnymi i 4 kwartałami na osi X jest wymaganym
rozwiązaniem, musimy rozbić ten wykres na 2 oddzielne, na każdym pozostawiając
tylko 2 linie.
W przypadku wielu
wykresów możliwa jest prezentacja większej ilości linii, czytelność zależy
głównie od ilości przecięć.
Jeśli chodzi o format
skali to z reguły ograniczenie ilości opisów powoduje znaczną poprawę
czytelności.
Linie powinny być
grube ponieważ wiele osób ma problemy ze wzrokiem i jeżeli czegoś nie będą w
stanie zobaczyć to będą za to winić autora wykresu.
Powyższy wykres wciąż
nie jest idealny, legenda znajdująca się po prawej stronie, pomimo że jest
mała, znacznie ogranicza obszar wykresu.
Można zastąpić ją
etykietą danych z nazwą serii, dodaną tylko dla ostatniego punktu danych,
jeżeli dodatkowo, powiększymy etykiety i nadamy im kolor linii będą bardzo
czytelne.
Drugim dobrym
rozwiązaniem, stosowanym np. wtedy gdy w polach etykiet danych podajemy
wartości i nazwa serii w połączeniu z nimi dobrze by nie wyglądała jest
przeniesienie legendy w jeden z pustych rogów wykresu, powiększenie jej
czcionki i rozciągnięcie wykresu.
Jeżeli korzystamy z
legendy przed zrobieniem wykresu dane powinny zostać posortowane malejąco wg.
wartości w ostatnim okresie.
Dzięki temu możemy
umieścić legendę z prawej strony wykresu i rozciągnąć ją tak aby w miarę
możliwości opisy linii były na wysokości ich zakończeń, oczywiście nie zawsze
jest to możliwe ale nawet już sama kolejność znacznie ułatwia wyszukanie
odpowiedniej linii.
Jeżeli celem wykresu
jest pokazanie różnic to o wiele lepszym rozwiązaniem będzie pokazanie ich na
wykresie przedstawiającym zmiany procentowe lub zmianę sprzedaży w wartościach
absolutnych (w tym drugim przypadku bardziej zrozumiały będzie wykres słupkowy
lub ‘walking graph’).
Skala wykresów
Podczas przygotowywania
wykresów w Excelu program ten sam próbuje dobrać odpowiednią skalę do danych na
podstawie których ma powstać wykres.
Dość często
zaproponowane wartości nie do końca odpowiadają celowi jaki ma spełniać nasz
wykres. Zmiany skali osi Y są bardzo pomocne jednak należy uważać żeby nie
wprowadzić w błąd użytkowników.
Poniższy wykres
pokazuje zmiany cen pewnego produktu, można dołączyć do niego komentarz mówiący
o niewielkich zmianach pomiędzy kwartałami i słabej tendencji rosnącej w
dłuższym okresie.
Natomiast wykres poniżej można opisać
następująco:
Średnia cena pokazana na poniższym wykresie
charakteryzuje się dużą zmiennością, prawdopodobnie rynek jest niestabilny i
nie możemy być pewni przyszłości.
Jak zapewne wielu czytelników zdążyło się
domyśleć oba wykresy pokazują te same dane. Efekt niestabilności na drugim
wykresie osiągnięto zmieniając skalę, tak by pokazać wyłącznie zakres w którym
ceny się zmieniają, dodatkowo postrzegany efekt niestabilności zwiększa użycie
czerwonego koloru i ‘urwanej’ osi Y.
Skrócenie osi bardzo
często jest przydatne ale trzeba to dobrze pokazać i mieć pewność że zostało
zauważone.
Zawsze należy być
pewnym że odbiorca zauważy zmienione minimum i właściwie zinterpretuje dane.
Znaczenie ma także szerokość wykresu im jest
on szerszy tym linia wydaje się bardziej płaska a zmiany mniejsze.
Dość często dodanie
linii trendu pozwala zrozumieć prawdziwą naturę zjawiska.
Właściwości te
zostały tu opisane po to abyśmy mogli właściwie zrozumieć dane i zadbać o to
aby dobrze zostały zinterpretowane przez użytkowników naszych raportów i
prezentacji.
Nie należy używać ich do manipulowania
danymi!
Tabele
Format tabeli
powinien być dobrany do tego jak tabela którą przygotowujemy ma zostać użyta.
Poniżej przykładowa
tabela z danymi, trudno byłoby wyobrazić sobie gorzej przygotowaną tabelę.
- znak dolara ($)
przy każdej z liczb powoduje że są one mniej czytelne.
- mimo pokazywania
dużych liczb nie zastosowano separatora oddzielającego każde z 3 cyfr. (liczba
67 890 123 jest znacznie bardziej czytelna niż 67890123)
- pokazano dokładne
wartości obejmujące centy, pomimo różnic w liczbach liczonych w miliony dolarów
- liczby nie są
odpowiednio wyrównane, kwota znajdująca się w prawym dolnym rogu tabeli na
pierwszy rzut oka może wydawać się najmniejsza pomimo tego że jest dokładnie
odwrotnie.
- użyto czerwonego
koloru, który kojarzy się z zagrożeniem/niebezpieczeństwem. Koloru tego
powinniśmy używać bardzo wybiurczo i tylko wtedy gdy chcemy podkreślić jakiś
poważny problem
- użyto kursywy która
jest mniej czytelna niż zwykła czcionka i może być używana wyjątkowo aby coś
wyróżnić
- brakujący fragment
tabeli dla niektórych może się wydawać nieistotny, w rzeczywistości jednak taka
nieregularność rozprasza uwagę i przez wiele osób jest traktowana jako brak
profesjonalizmu.
- wielokrotnie
powtórzono te same informację, np. ‘sprzedaż rok…’, ‘sprzedaż rok…’, Dostawca
…’, ‘Dostawca …’, ‘Dostawca …’ To czego dotyczy tabela możemy przeczytać w jej
nazwie te informacje są więc zbędne, a nawet gdyby nie było nazwy należałoby
utworzyć jedną scaloną komórkę powyżej lat i tam właśnie wpisać ‘Sprzedaż’.
Poniżej przykład jak taka tabela powinna
wyglądać. Dane zostały zaprezentowane w mln. USD z jednym miejscem po
przecinku. ze względu na to że zmiany w danych są bardzo duże jest to w pełni
uzasadnione.
Tabela taka będzie najprawdopodobniej używana
do porównywania sprzedaży pomiędzy latami, dlaczego więc nie ułatwić pracy
użytkownikom i nie dodać kolumny ze zmianą? Ewentualnie można jeszcze dodać
udziały procentowe w poszczególnych latach i zmianę udziału.
Warto jest także wyróżnić to do
czego tabela miała służyć, dzięki temu to czego szuka użytkownik samo rzuca mu
się w oczy.
Oczywiście możemy to zrobić tylko
jeśli znamy przeznaczenie tabeli. W przeciwnym razie wyróżnienie np. dostawców
w przypadku których wzrost naszych zamówień był największy może nieco utrudnić
pracę osobie która poszukuje dostawców z najmniejszą absolutną wartością
sprzedaży.
Istnieją także zwolennicy tabel
minimalistycznych, w poniższym przykładzie trzy linie stanowią zarys tabeli,
który w zupełności spełnia porządkową rolę jaką ma tabela. Dzięki niemu także
łatwiej zwrócić uwagę na dane bo nie są przytłoczone dużą ilością cienkich i
grubych linii. Minusem tego rozwiązania jest to, że nie jest popularne i wiele
osób może preferować powyższy wzór.
Formaty liczb
W powyższym
przykładnie zmieniliśmy format liczb z $2480480,75 na 2,5. A dlaczego nie na 2
lub 2,48 i od czego to zależy?
Format liczb powinien
odpowiadać temu na ile użytkownicy są w stanie je porównać i zrozumieć. W
większości przypadków właściwym wydaje się pozostawienie 2 cyfr. Jeżeli różnice
pomiędzy poszczególnymi wartościami są niewielkie uzasadnione jest
pozostawienie większej ich ilości, jednak zmiany cyfr na trzecim lub dalszych
miejscach są zupełnie nierozpoznawalne, ludzie nie są w stanie porównać ich do
wielkości pokazywanych liczb. W takich wypadkach często lepszym rozwiązaniem
jest pozostawienie tylko najnowszej wartości i dodanie zmian procentowych, tak
jak na poniższych rysunkach.
Spróbujcie proszę
oszacować dla którego z dostawców A czy C nastąpił większy procentowy wzrost
sprzedaży?
Większy procentowy
wzrost sprzedaży wystąpił dla kontrahenta oznaczonego C. Nawet Ci którzy przewidzieli
taką możliwość z pewnością stracili na to trochę czasu i zdecydowanie szybciej
byłoby posłużyć się poniższą tabelą
W tym przykładzie
oprócz trudności związanych z porównywaniem dużych liczb należało także
pamiętać, że w przypadku porównywania zmian które są niewielkie, istotną
różnicę może stanowić to co znajduje się poza widocznym zakresem cyfr. Liczba
10 może w rzeczywistości mieć wartość 9,50 lub 10,49 co stanowi ponad 10%
różnicy.
Te same zasady
dotyczą opisów na skali w przypadku wykresów, nie można pozwolić aby skala lub
skale były nieczytelne i zabierały cenne miejsce przeznaczone na wykres.
Poniżej ten sam
wykres ze skalą w milionach, zakładamy że dla osób którym go przedstawimy jest
oczywiste że zarówno sprzedaż jak i zamówienia są w milionach.
Jeżeli nie jest to
oczywiste należy dodać odpowiednie opisy.
Drzewko zmian współczynników
Drzewko zmian
współczynników jest dobrym przykładem jak można zaprezentować dane aby pomóc w
ich zrozumieniu.
W poniższym przykładzie
przedstawiam drzewko zmian współczynników utworzone dla internetowego sklepu
spożywczego.
To czy jego sprzedaż
wzrośnie czy zmaleje zależy od zmian w ilości transakcji i zmian wielkości średniej
transakcji. Sklep ten obsługuje tylko zarejestrowanych klientów więc w każdym
okresie jest w stanie określić ilu ich obsłużył, a także jak zmieniła się
średnia ilość transakcji dokonanych przez jednego klienta w danym okresie.
Wszystko to przedstawiony jest w łatwy do zrozumienia sposób po lewej stronie
drzewka. Po prawej stronie przedstawione są zmiany w wielkości średniej
transakcji, które zależą od zmian średniej ilości sztuk zakupionych w
pojedynczej transakcji i średniej ceny na sztukę.
Warto pamiętać że
zmian procentowych nie dodaje się do siebie ale przemnaża przez siebie dlatego
przy wzroście ilości transakcji o 4,0% i wzroście wielkości transakcji o 3%
sprzedaż rośnie o 7,2%.
7,2%=(1+4%)*(1+3%)
Przy małych zmianach różnica ta może być niezauważalna 4%=(1+2%)*(1+2%) ale im
one są większe tym rośnie 3%=(1+12%)*(1-8%).
Powyższe drzewko jest
o wiele czytelniejsze niż zwykła tabelka
W połączeniu z
filtrem okresu dla którego chcemy przeglądać pozwala nam zrozumieć zachowanie
biznesu.
W poniższym
przykładzie od razu widać że wzrost sprzedaży był kształtowany przez wzrost
średniej ceny, poprzez wzrost wielkości transakcji (oznaczone zieloną
strzałką).
Dodanie kolejnych
filtrów, np. kraju, oddziału, kategorii pozwoli porównywać ich sytuacje.
Pełną wiedzę na
powyższy temat prezentuję w ramach prowadzonych przeze mnie kursów i lekcji
indywidualnych. Szkolenia