Sprawdzanie Poprawności

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Sprawdzanie Poprawności.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip

Przykład 1.

(Arkusz: ‘Sprawdzanie Poprawności 1’)

W poniższym przykładzie wiele osób będzie uzupełniać tą samą tabele, w tabeli używana jest funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO, która działa wyłącznie, jeśli nazwy wprowadzone są idealnie tak samo jak w tabeli, z której dane są wyszukiwane.

W grupie wielu osób zawsze znajdą się osoby kreatywne i nie możemy liczyć na to, że nawet po dokładnym wytłumaczeniu, nazwy projektów zostaną wprowadzone dokładnie tak samo.

Poniżej 2 nazwy wprowadzono dokładnie tak jak w kolumnie H a 3 kolejne z błędami:

projekt2 – brak spacji

projekt 3 – dodatkowa spacja za 3

porjekt 7 – przestawione literki

W tym przykładzie postanowiono użyć Sprawdzania poprawności, aby zapewnić że funkcja wyszukaj będzie działać poprawnie.

Wprowadzenie sprawdzania poprawności rozpoczniemy od wybrania obszaru którego ma ono dotyczyć czyli komórek B6-B11.

Po czym wybierzemy z Menu: Dane → Sprawdzanie poprawności...

W oknie ‘Sprawdzanie poprawności danych’ na karcie ‘Ustawienia’ wybieramy opcję Lista, która umożliwia wskazanie listy danych, które mogą być wprowadzone do danej komórki.

Inne opcje to np. ograniczenie możliwości wprowadzania danych tylko do pełnych licz w zakresie od-do, dat czy godzin.

Po wybraniu w oknie ‘Dozwolone:’ opcji ‘Lista’, w poniższym oknie ‘Źródło:’ wprowadzamy adres obszaru w którym są dozwolone nazwy projektów.

Po kliknięciu OK, jeśli wejdziemy do komórki, dla której zostało ustalone sprawdzanie poprawności wyświetli się lista danych które mogą być wprowadzone. Osoba uzupełniająca tabele po prostu wybiera z tej listy właściwą nazwę projektu.

Można też wpisać nazwę projektu w komórce i o ile będzie się zgadzać z listą zostanie zaakceptowana.

W przypadku gdyby wpisano nazwę, która nie występuje na naszej liście, wyświetli się komunikat informujący że: ‘Wprowadzona wartość jest nieprawidłowa’.

Komunikat o błędzie możemy zmienić, wprowadzając komunikat, który chcielibyśmy aby się pokazywał w oknie: ‘Sprawdzanie poprawności danych’ na karcie ‘Ostrzeżenie o błędzie’.

Na poniższym rysunku widać jak będzie wyświetlany nasz komunikat o błędzie.

Można także wprowadzić komunikat wejściowy, który będzie wyświetlany po wejściu do komórki, dla której ustawiono sprawdzanie poprawności.

Komunikat wejściowy wprowadzamy także w oknie ‘Sprawdzanie poprawności danych’ na karcie ‘Komunikat wejściowy.

Osobiście odradzam to rozwiązanie, ponieważ przy dłuższym korzystaniu z pliku jest bardzo denerwujące dla użytkowników.

Jeżeli chcemy o czymś poinformować użytkowników to najlepiej, aby taki komunikat wyświetlał się tylko raz przy otwieraniu pliku Excela. Więcej o tym jak przygotować taki komunikat powitalny w Części 2 tego kursu.

Przykład 2.

(Arkusz: ‘Sprawdzanie Poprawności 2’)

Przećwiczmy sprawdzanie poprawności na jeszcze jednym autentycznym przykładzie. Pewna osoba rozsyłała do ponad 100 dostawców pliki z prośbą o uzupełnienie terminów dostaw. Pomimo wielokrotnych próśb nie udało się jej wyegzekwować jednolitego formatu dat od wszystkich dostawców.

Wprowadzenie sprawdzania poprawności tak jak to zostało pokazane na poniższym rysunku załatwiło sprawę raz na zawsze.