Udostępnij Skoroszyt

Przykłady opisane w tej lekcji należy przećwiczyć na dowolnym pliku Excela, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Udostępnianie skoroszytu jest użyteczne, kiedy wiele osób ma wprowadzić zmiany w jednym pliku w krótkim czasie, np. wszyscy Brand Managerowie mają wprowadzić propozycje wydatków do nowo przygotowywanego budżetu.

Oczywiście, aby plik mógł być używany przez inne osoby musi znajdować się na dysku sieciowym/serwerze do którego osoby te mają dostęp.

Z karty ‘Recenzja’ wybieramy polecenie ‘Udostępnij skoroszyt’.

Zaznaczamy opcję ‘Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników. To również pozwala scalać skoroszyty’ i klikamy OK.

Potwierdzamy OK. w poniższym oknie.

Od tej pory wielu użytkowników może jednocześnie wprowadzać zmiany w tym samym skoroszycie.

Dobrze jest wyznaczyć obszary, w których poszczególne osoby mogą wprowadzać zmiany, w przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której kilka osób wprowadzi zmiany w to samo miejsce, co spowoduje utracenie części z tych zmian bądź niemożność zapisania pliku przez jedną z tych osób.

Przy zapisywaniu pliku może pojawić się poniżeszy komunikat, a w pliku pokażą się nowe dane.

Aby usunąć udostępnienie najlepiej jest najpierw usunąć wszystkich użytkowników wybierając ich na liście i korzystając z przycisku: ‘Usuń użytkownika’.

Podczas usuwania użytkowników pojawi się poniższy komunikat ostrzegający.

Po czym możemy odznaczyć opcję ‘Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników. To również pozwala scalać skoroszyty’ i kliknąć OK. Pojawi się poniższy komunikat informacyjny, klikamy przycisk OK.

Jeżeli usuniemy użytkownika, który korzystał z pliku, w momencie gdy spróbuje on zapisać wprowadzone zmiany wyświetlony zobaczy poniższy komunikat.

Zmian nie będzie mógł zapisać w oryginalnym pliku, ale będzie mógł dokonać zapisu pod inną nazwą lub w innym folderze.

Excel czasami pokazuje, że użytkownicy mają otwarty skoroszyt pomimo tego, że już dawno go zamknęli, czasami pokazuje nawet że ktoś korzysta z pliku od wielu dni.

W takich przypadkach najlepiej potwierdzić możliwość usunięcia z zainteresowaną osobą.

Druga z kart okna ‘Udostępnianie skoroszytu’ pozwala dokładnie określić na jakich zasadach ma funkcjonować ’Udostępnianie skoroszytu’.

Uważam, że standardowo ustawione opcje bardzo dobrze sprawdzają się w praktyce.