Profesjonalne raporty dla zaawansowanych

Czyli jak w danych, które firma już ma znaleźć to czego jeszcze nie wie.

Doskonała znajomość operacji na danych przy użyciu Excela i Visual Basic oraz umiejętność przygotowania nawet najbardziej skomplikowanych wykresów to dopiero połowa umiejętności, którą potrzebuje osoba analizująca i prezentująca dane.

Problemem nie jest gromadzenie danych, bo obecnie one nas zalewają, problemem jest odpowiedni ich dobór i analiza aby zrozumieć zależności jakie występują między nimi i wysnuć właściwe wnioski. Dane należy zaprezentować tak aby główne tezy jakie chcemy przekazać same się nasuwały odbiorcy. Dane nie mówią same za siebie, dopiero po ich właściwym pokazaniu można je zrozumieć.

To jak zaprezentujemy dane powinno sugerować do czego mają zostać użyte, postrzeganie naszych wykresów i tabel powinno być w jak największym stopniu intuicyjne.

Generalna zasada jaką powinniśmy się kierować to PROSTOTA. Często skomplikowana forma, zbędne ozdoby czy formatowania ukrywają treść.

Najpierw należy zastanowić się co chcemy przekazać, a dopiero potem przy pomocy jakich tabel/wykresów/schematów może się to nam udać.

Zdjęcia i tła bardzo odwracają uwagę i nie powinny znajdować się w raportach z danymi, gdzie co najwyżej możemy umieścić niewielkie i nie rzucające się w oczy logo firmy. W prezentacjach zdjęcia produktów, zdjęcia z kampanii reklamowych i inne istotnie związane z tematem obrazy jak najbardziej mogą się znaleźć ponieważ ożywiają przekaz, ale nie powinny za bardzo odciągać uwagi odbiorcy.

Kolejność prezentacji danych też nie jest bez znaczenia, człowiek nie może skupiać uwagi przez dłuższy czas, to co najważniejsze powinno być pokazane na początku każdej prezentacji. Czasami przygotowuje się nawet tzw. ‘Executive Summary’ na początku prezentacji w którym podsumowujemy jej najważniejsze dane i wnioski.

Każdy raport w Excelu należy zapisać na najbardziej istotnym z dostępnych widoków, tak aby to co chcemy przekazać zostało wyświetlone zaraz po uruchomieniu pliku.

Ludzie patrzą na raporty i slajdy prezentacji tak samo jak czytają. Zaczynając od lewego górnego rogu i idąc w prawo, a kończą w dolnym prawym rogu. To co najważniejsze powinno jak najszybciej być zauważane więc musi znaleźć się w lewym górnym rogu, w prawym dolnym umieszczamy rzeczy najmniej ważne mając świadomość że część osób może tam w ogóle nie dotrzeć.

Zasada ta może nie być spełniona jeśli coś przyciągnie naszą uwagę, np. element w intensywnym kolorze na jednym z wykresów, który znacznie wybija się z tonacji pozostałych. Szczególnie przyciągające właściwości mają kolory czerwony i żółty (co wykorzystywane jest np. w reklamach).

Profesjonalnie przygotowane raporty nie powinny mieć elementów które się poruszają, migają czy błyszczą. Takie elementy także zdecydowanie i szybko przyciągają naszą uwagę, jednak użycie ich w raportach uznane byłoby za co najmniej niepoważne.

W prezentacjach przyjęło się dodawać animację, dzięki którym elementy pojawiają się na slajdach, czy są podkreślane np. pojedynczym mignięciem, ale także w tej formie nic nie powinno być pozostawione w stałym ruchu.

Wykresy

Po pierwsze powinniśmy dobrać rodzaj wykresu do treści jaką ma przekazać,

Przygotowując wykresy musimy pamiętać o tym aby atrakcyjna forma nie przysłoniła przekazu, który jest najważniejszy we wszelkiego rodzaju analizach i prezentacjach.

Możliwości ludzkiego postrzegania są ograniczone i dobrze dobrana forma ma ułatwiać zrozumienie danych i ich powiązań a nie starać się dowieść naszej wybitnej znajomości Excela czy dbałości o estetykę.

Wykres kołowy

Wykres kołowy wydaje się dość naturalnym wyborem jeśli chcemy pokazać z czego składa się pewna całość.

Wszystkie kategorie na wykresie kołowym muszą sumować się do całości tego co stanowią, w przeciwnym bądź razie możemy być pewni że wykres zostanie źle zinterpretowany. Jeżeli wiemy że dane które posiadamy nie obejmują całości, należy dodać kategorię uzupełniającą.

Ze względu na to że człowiek nie jest w stanie precyzyjnie określić czy nawet porównać powierzchni i kątów, musimy przestrzegać kilku reguł aby zapewnić właściwe odczytanie naszych wykresów:

1. Dane do wykresu kołowego koniecznie powinny zostać posortowane malejąco, dzięki czemu odbiorca zwolniony jest z obowiązku porównywania wielkości poszczególnych cząstek. W poniższym na pierwszym z wykresów nie jesteśmy nawet w stanie ustalić kolejności 3 największych firm na rynku.

2. Przy każdym fragmencie wykresu musi być opis, jeśli zdecydujemy się na legendę z małymi kolorowymi kwadracikami będziemy zmuszać odbiorcę do dodatkowego zbędnego wysiłku wyszukiwania kolorów.

3. Przy każdym fragmencie wykreu musi być wartość procentowa mówiąca o jego udziale w całości, możemy też dodać wartość absolutną jeżeli jest dla nas istotna.

4. Jeżeli chcemy pokazać bardzo dużo małych fragmentów lepiej będzie połączyć je w jeden duży opisany jako ‘Inne’, ‘Pozostałe 10 firm’, etc. Pokazanie wielu małych elementów i tak nic nie przekaże a ich etykiety mogą zniechęcić do wykresu.

5. Wykres kołowy z reguły ‘zaczyna się’ od ‘godziny ‘dwunastej’ a kolejne elementy następują zgodnie z ruchem wskazówek zegara, lepiej jest go nie obracać o ile nie jest to konieczne ze względu np. na wysuwanie pewnych jego części..

W powyższych wykresach zmieniono kolory na mniej nasycone i zaprezentowano 2 sposoby umieszczenia etykiet.

Niestety znacznie bardziej popularny i oczekiwany przez odbiorców jest wykres kołowy 3D. Nie trudno zauważyć, że jest on mniej czytelny.

Możemy też zaryzykować pokazanie podziału całości na części na wykresie słupkowym. Pomimo tego, że tą formę bardzo łatwo jest przeanalizować, ze względu na to, że nie jest popularna, możemy mieć problem z przekonaniem do niej innych osób.

Dodatkowo przy tej formie możemy użyć takiego samego koloru co pozwoli użytkownikom skupić się na danych. W przypadku wykresu kołowego nie wygląda to dobrze.

Tytuł i opisy

Tytuł powinien być napisany największą czcionką spośród występujących na wykresie. Dodanie tytułu powoduje automatyczne zmniejszenie ‘obszaru kreślenia’ przy zachowaniu ‘obszaru wykresu’, czyli mówiąc zrozumiałym językiem wykres się zmniejsza przy zachowaniu wielkości ramki w której się znajduje. Po takim zmniejszeniu aby uniknąć dużej ilości niezagospodarowanego miejsca najlepiej jest przywrócić wykres do jego poprzedniej wielkości rozciągając go w górę.

Czy wykres zawsze powinien mieć tytuł? Niekoniecznie, jeśli tytuł slajdu w prezentacji pokrywałby się z tytułem jedynego wykresu, który znajduje się na slajdzie, byłoby to czystym marnowaniem miejsca i uwagi odbiorcy.

Etykiety osi mówiące co się na nich znajduje i w jakich jest jednostkach umieszczamy na wykresach tyko wtedy gdy nie są one oczywiste dla odbiorców, jeżeli grupa odbiorców jest zróżnicowana opisy należy umieścić.

Kolory na wykresach

Legenda z kolorami jest z reguły nieczytelna, w najlepszym razie znacznie spowalnia zrozumienie wykresu, dlatego elementu wykresów powinny mieć opisy tuż przy nich. W poniższym przykładzie na wykresie słupkowym każdy słupek opisany jest na osi X, legendę więc należy skasować. O ile tylko istnieje taka możliwość legendę umieszczamy w takim miejscu wykresu aby nie oznaczało to konieczności zmniejszania wykresu.

Kolory różnicujemy tylko wtedy gdy jest to potrzebne do łatwiejszego lub szybszego zrozumienia wykresu, podobna zasada powinna dotyczyć wszystkich innych elementów, jeżeli nie są potrzebne to znaczy, że rozpraszają użytkownika i odwracają jego uwagę i należy je usunąć. Poniżej pokazuję przykład, w którym kolory są zdecydowanie zbędne.

Na poniższym rysunku odwrotny przykład, po kolejności opisów w legendzie i zgodnie ze zdrowym rozsądkiem można się domyślić że pierwszy z każdej pary słupków to Plan a drugi Wynik, ale gdyby serie można było rozpoznawać po kolorach ułatwiłoby to analizowanie tego wykresu. Dodatkowo kolor różowy nie wydaje się być szczególnie odpowiednim do zastosowań biznesowych.

W kolejnym przykładzie zróżnicowano kolory ale są one zbyt intensywne i praca z takim wykresem staje się nieprzyjemna.

Kolory ostre np. czerwony powinniśmy używać tylko w wyjątkowych przypadkach.

Często twórcy analiz i prezentacji chcą podkreślić swój profesjonalizm używając niespotykanych form, wypełnień, cieniowania lub innych urozmaiceń.

W rzeczywistości takie ‘urozmaicenia’ wcale nie są postrzegane jako profesjonalne.

Wzory i obrazy w tłach wykresów czynią je trudniejszymi od zrozumienia, lub nawet zniechęcają do ich dalszego oglądania.

Jak długo możesz przyglądać się poniższemu wykresowi i czy na podstawie takich wykresów chciałbyś analizować dane?

Wszelkie niejednolite wypełnienia powinny być używane tylko wtedy gdy jednoznacznie kojarzą się odbiorcom z tym co przedstawiają słupki, np. dobrze znane loga firm, symboliczne przedstawienie kategorii produktów.

Więc o ile nasza firma nie zajmuje się sprzedażą marmuru i drewna to wypełnienia takie jak poniżej zdecydowanie nie powinny być używane.

Kolory jakie dobieramy do naszego wykresu powinny istotnie się od siebie różnić, pokolorowanie np. kilku serii tym samym kolorem w różnych odcieniach może wydawać się nam estetyczne i dla nas w pełni rozróżnialne, ale należy pamiętać, że wiele osób ma problemy w rozpoznawaniu kolorów i odcieni lub po prostu słaby wzrok.

Jeśli osoba taka uzna że na wykresie nie wiadomo który z opisów czego dotyczy to nie będzie winić swojego wzroku ale twórcę wykresu.

Najlepsze kolory wypełnia obszarów na wykresach przeznaczonych do prezentacji i raportów biznesowych to te mało nasycone (blade) znajdujące się na górze tablicy z kolorami Excela.

Biały należy używać tylko wtedy gdy kolor tła jest inny.

Dodatkowo jeżeli istnieje jakieś skojarzenie kolorystyczne z danymi które prezentujemy należy je wykorzystać np. plan możemy przedstawiać na zielono bo jest to kolor nadziei.

Dotyczy to tyko obszarów ponieważ np. dla linii powinniśmy używać bardziej nasyconych kolorów, tak aby użytkownikom łatwo było je zauważyć i odróżnić od tła.

Możemy korzystać z tych z dołu palety lub też kolorów przyległych.

Poniżej przykład cienkich linii narysowanych bladymi kolorami i grubych o nasyconych kolorach.

W przypadku tych pierwszych nie tylko trudno jest rozpoznać kolory ale nawet je dostrzec.

Można spotkać się z opinią, że prezentacje, które mają być czytane na monitorach komputerów lub drukowane powinny mieć białe lub jasne tło, a te prezentowane na spotkaniach czarne tło i białe lub jasne czcionki, wykresy etc.

Wiele firm wprowadziło globalne wzory prezentacji według których mają być przygotowywane wszystkie prezentacje powstające w danej firmie w oddziałach na całym świecie.

WYKRESY POMYŁKI:

Wykresy z efektami 3D.

Na poniższym przykładzie od razu można zauważyć, że nie tylko trudno przeanalizować przedstawione poniżej dane, ale niektórych nawet nie da się zauważyć.

Nawet w dwóch wymiarach możliwości postrzegania przestrzennego przeciętnego człowieka są ograniczone i trudno jest nam ocenić czy porównać wielkość obszarów.

W trzech wymiarach jest jeszcze trudniej. Spróbujmy na przykład odpowiedzieć na poniższe pytanie:

Przez ile kwartałów można było obserwować tendencję spadkową wydatków w Polsce?

Odpowiedź brzmi przez wszystkie 3 kwartały (2, 3, 4), dla których można porównać dane.

Dla wielu osób zielony słupek w 4Q mógł wydawać się większy niż ten z 3 kwartału ponieważ nie wzięły one pod uwagę, że zaczyna się on wyżej.

Nawet znając wszystkie zasady jakie należy wziąć pod uwagę, po co tracić czas na branie ich pod uwagę jeśli można taki wykres uprościć?

Na wykresach z efektami 3D posiadających tylko jeden rząd danych widać wszystkie wartości, jednak efekty wizualne odwracają uwagę od danych.

Gdybyś miał coś powiedzieć o wykonaniu planu sprzedaży z podziałem na 4 kwartały na podstawie jednego z 2 poniższych wykresów, na podstawie którego łatwiej byłoby Ci się przygotować?

Wykres radar.

Podobnie jak w poprzednich przykładach, wymyślna forma przerasta przekazywaną treść.

Użytkownik takiego wykresu musi dłuższą chwilę skupić się nad budową wykresu zanim zrozumie co on przedstawia.

Poza tym dla wielu osób dwie przecinające się osie kojarzą się ze standardowym wykresem XY i mogą pomyśleć, że na lewo i poniżej przecięcia znajdują się wartości ujemne.

W tym przykładzie przedstawiłem prosty wykres pokazujących dane tylko dla 4 krajów i 2 kwartałów, aż strach pomyśleć jak wyglądałby ten wykres z większą ilością danych

Wykres bąbelkowy.

Jestem zdecydowanym przeciwnikiem wykresów bąbelkowych, na jednym wykresie znajduje się za dużo informacji i nie jesteśmy w stanie ich właściwie zrozumieć i zinterpretować.

W poniższym przykładzie powierzchnia bąbli reprezentuje wielkość rynku maszyn budowlanych.

Spróbujcie odpowiedzieć proste pytanie na podstawie poniższego wykresu:

O ile procent wielkość rynku dźwigów jest większa od rynku koparek?

Odpowiedź znajduje się pod wykresem.

Odpowiedź:

To rynek koparek jest większy i to aż o 10%. W tym wypadku wielkość okolicznych bąbli wpływa na naszą percepcję postrzegania wielkości.

Nawet jeśli Twoja odpowiedź była prawidłowa wciąż nie możesz oczekiwać, że odbiorcy raportu przygotowanego przez Ciebie będą w stanie właściwie to ocenić.

Wykresy liniowe

Wbrew pozorom przygotowanie czytelnego wykresu liniowego który właściwie pokazuje dane wcale nie jest takie proste.

Tradycyjnie zacznijmy od pokazania kilku przykładów jak wykres liniowy nie powinien wyglądać.

Powyższe wykresy od razu odrzucają osobę która je przegląda.

Czynności jakie powinniśmy wykonać to:

- wybranie najprostszego typu wykresu liniowego bez znaczników

- skasowanie poziomych linii

- ustawienie minimum osi Y wynoszącego 200

- skasowanie legendy i dodanie etykiet danych do ostatniego punku każdej z linii.

Jak widać na poniższym rysunku nastąpił pewien postęp w czytelności wykresu jednak zdecydowanie nie jest to postęp zadowalający

Wykresy liniowe które przecinają się wiele razy są nieczytelne, w powyższym przypadku jeżeli wykres liniowy z wartościami absolutnymi i 4 kwartałami na osi X jest wymaganym rozwiązaniem, musimy rozbić ten wykres na 2 oddzielne, na każdym pozostawiając tylko 2 linie.

W przypadku wielu wykresów możliwa jest prezentacja większej ilości linii, czytelność zależy głównie od ilości przecięć.

Jeśli chodzi o format skali to z reguły ograniczenie ilości opisów powoduje znaczną poprawę czytelności.

Linie powinny być grube ponieważ wiele osób ma problemy ze wzrokiem i jeżeli czegoś nie będą w stanie zobaczyć to będą za to winić autora wykresu.

Powyższy wykres wciąż nie jest idealny, legenda znajdująca się po prawej stronie, pomimo że jest mała, znacznie ogranicza obszar wykresu.

Można zastąpić ją etykietą danych z nazwą serii, dodaną tylko dla ostatniego punktu danych, jeżeli dodatkowo, powiększymy etykiety i nadamy im kolor linii będą bardzo czytelne.

Drugim dobrym rozwiązaniem, stosowanym np. wtedy gdy w polach etykiet danych podajemy wartości i nazwa serii w połączeniu z nimi dobrze by nie wyglądała jest przeniesienie legendy w jeden z pustych rogów wykresu, powiększenie jej czcionki i rozciągnięcie wykresu.

Jeżeli korzystamy z legendy przed zrobieniem wykresu dane powinny zostać posortowane malejąco wg. wartości w ostatnim okresie.

Dzięki temu możemy umieścić legendę z prawej strony wykresu i rozciągnąć ją tak aby w miarę możliwości opisy linii były na wysokości ich zakończeń, oczywiście nie zawsze jest to możliwe ale nawet już sama kolejność znacznie ułatwia wyszukanie odpowiedniej linii.

Jeżeli celem wykresu jest pokazanie różnic to o wiele lepszym rozwiązaniem będzie pokazanie ich na wykresie przedstawiającym zmiany procentowe lub zmianę sprzedaży w wartościach absolutnych (w tym drugim przypadku bardziej zrozumiały będzie wykres słupkowy lub ‘walking graph’).

Skala wykresów

Podczas przygotowywania wykresów w Excelu program sam próbuje dobrać odpowiednią skalę do danych na podstawie których ma powstać wykres.

Dość często zaproponowane wartości nie do końca odpowiadają celowi jaki ma spełniać nasz wykres. Zmiany skali osi Y są bardzo pomocne jednak należy uważać żeby nie wprowadzić w błąd użytkowników.

Poniższy wykres pokazuje zmiany cen pewnego produktu, można dołączyć do niego komentarz mówiący o niewielkich zmianach pomiędzy kwartałami i słabej tendencji rosnącej w dłuższym okresie.

Natomiast wykres poniżej można opisać następująco:

Średnia cena pokazana na poniższym wykresie charakteryzuje się dużą zmiennością, prawdopodobnie rynek jest niestabilny i nie możemy być pewni przyszłości.

Jak zapewne wielu czytelników zdążyło się domyśleć oba wykresy pokazują te same dane. Efekt niestabilności na drugim wykresie osiągnięto zmieniając skalę, tak by pokazać wyłącznie zakres w którym ceny się zmieniają, dodatkowo postrzegany efekt niestabilności zwiększa użycie czerwonego koloru i ‘urwanej’ osi Y.

Skrócenie osi bardzo często jest przydatne ale trzeba to dobrze pokazać i mieć pewność że zostało zauważone.

Zawsze należy być pewnym że odbiorca zauważy zmienione minimum i właściwie zinterpretuje dane.

Znaczenie ma także szerokość wykresu im jest on szerszy tym linia wydaje się bardziej płaska a zmiany mniejsze.

Dość często dodanie linii trendu pozwala zrozumieć prawdziwą naturę zjawiska.

Właściwości te zostały tu opisane po to abyśmy mogli właściwie zrozumieć dane i zadbać o to aby dobrze zostały zinterpretowane przez użytkowników naszych raportów i prezentacji.

Nie należy używać ich do manipulowania danymi!

Tabele

Format tabeli powinien być dobrany do tego jak tabela którą przygotowujemy ma zostać użyta.

Poniżej przykładowa tabela z danymi, trudno byłoby wyobrazić sobie gorzej przygotowaną tabelę.

- znak dolara ($) przy każdej z liczb powoduje że są one mniej czytelne.

- mimo pokazywania dużych liczb nie zastosowano separatora oddzielającego każde z 3 cyfr. (liczba 67 890 123 jest znacznie bardziej czytelna niż 67890123)

- pokazano dokładne wartości obejmujące centy, pomimo różnic w liczbach liczonych w miliony dolarów

- liczby nie są odpowiednio wyrównane, kwota znajdująca się w prawym dolnym rogu tabeli na pierwszy rzut oka może wydawać się najmniejsza pomimo tego że jest dokładnie odwrotnie.

- użyto czerwonego koloru, który kojarzy się z zagrożeniem/niebezpieczeństwem. Koloru tego powinniśmy używać bardzo wybiórczo i tylko wtedy gdy chcemy podkreślić jakiś poważny problem

- użyto kursywy która jest mniej czytelna niż zwykła czcionka i może być używana wyjątkowo aby coś wyróżnić

- brakujący fragment tabeli dla niektórych może się wydawać nieistotny, w rzeczywistości jednak taka nieregularność rozprasza uwagę i przez wiele osób jest traktowana jako brak profesjonalizmu.

- wielokrotnie powtórzono te same informację, np. ‘sprzedaż rok…’, ‘sprzedaż rok…’, Dostawca …’, ‘Dostawca …’, ‘Dostawca …’ To czego dotyczy tabela możemy przeczytać w jej nazwie te informacje są więc zbędne, a nawet gdyby nie było nazwy należałoby utworzyć jedną scaloną komórkę powyżej lat i tam właśnie wpisać ‘Sprzedaż’.

Poniżej przykład jak taka tabela powinna wyglądać. Dane zostały zaprezentowane w mln. USD z jednym miejscem po przecinku. ze względu na to że zmiany w danych są bardzo duże jest to w pełni uzasadnione.

Tabela taka będzie najprawdopodobniej używana do porównywania sprzedaży pomiędzy latami, dlaczego więc nie ułatwić pracy użytkownikom i nie dodać kolumny ze zmianą? Ewentualnie można jeszcze dodać udziały procentowe w poszczególnych latach i zmianę udziału.

Warto jest także wyróżnić to do czego tabela miała służyć, dzięki temu to czego szuka użytkownik samo rzuca mu się w oczy.

Oczywiście możemy to zrobić tylko jeśli znamy przeznaczenie tabeli. W przeciwnym razie wyróżnienie np. dostawców w przypadku których wzrost naszych zamówień był największy może nieco utrudnić pracę osobie która poszukuje dostawców z najmniejszą absolutną wartością sprzedaży.

Istnieją także zwolennicy tabel minimalistycznych, w poniższym przykładzie trzy linie stanowią zarys tabeli, który w zupełności spełnia porządkową rolę jaką ma tabela. Dzięki niemu także łatwiej zwrócić uwagę na dane bo nie są przytłoczone dużą ilością cienkich i grubych linii. Minusem tego rozwiązania jest to, że nie jest popularne i wiele osób może preferować powyższy wzór.

Formaty liczb

W powyższym przykładnie zmieniliśmy format liczb z $2480480,75 na 2,5. A dlaczego nie na 2 lub 2,48 i od czego to zależy?

Format liczb powinien odpowiadać temu na ile użytkownicy są w stanie je porównać i zrozumieć. W większości przypadków właściwym wydaje się pozostawienie 2 cyfr. Jeżeli różnice pomiędzy poszczególnymi wartościami są niewielkie uzasadnione jest pozostawienie większej ich ilości, jednak zmiany cyfr na trzecim lub dalszych miejscach są zupełnie nierozpoznawalne, ludzie nie są w stanie porównać ich do wielkości pokazywanych liczb. W takich wypadkach często lepszym rozwiązaniem jest pozostawienie tylko najnowszej wartości i dodanie zmian procentowych, tak jak na poniższych rysunkach.

Spróbujcie proszę oszacować dla którego z dostawców A czy C nastąpił większy procentowy wzrost sprzedaży?

Większy procentowy wzrost sprzedaży wystąpił dla kontrahenta oznaczonego C. Nawet Ci którzy przewidzieli taką możliwość z pewnością stracili na to trochę czasu i zdecydowanie szybciej byłoby posłużyć się poniższą tabelą

W tym przykładzie oprócz trudności związanych z porównywaniem dużych liczb należało także pamiętać, że w przypadku porównywania zmian które są niewielkie, istotną różnicę może stanowić to co znajduje się poza widocznym zakresem cyfr. Liczba 10 może w rzeczywistości mieć wartość 9,50 lub 10,49 co stanowi ponad 10% różnicy.

Te same zasady dotyczą opisów na skali w przypadku wykresów, nie można pozwolić aby skala lub skale były nieczytelne i zabierały cenne miejsce przeznaczone na wykres.

Poniżej ten sam wykres ze skalą w milionach, zakładamy że dla osób którym go przedstawimy jest oczywiste że zarówno sprzedaż jak i zamówienia są w milionach.

Jeżeli nie jest to oczywiste należy dodać odpowiednie opisy.

Drzewko zmian współczynników

Drzewko zmian współczynników jest dobrym przykładem jak można zaprezentować dane aby pomóc w ich zrozumieniu.

W poniższym przykładzie przedstawiam drzewko zmian współczynników utworzone dla internetowego sklepu spożywczego.

To czy jego sprzedaż wzrośnie czy zmaleje zależy od zmian w ilości transakcji i zmian wielkości średniej transakcji. Sklep ten obsługuje tylko zarejestrowanych klientów więc w każdym okresie jest w stanie określić ilu ich obsłużył, a także jak zmieniła się średnia ilość transakcji dokonanych przez jednego klienta w danym okresie. Wszystko to przedstawiony jest w łatwy do zrozumienia sposób po lewej stronie drzewka. Po prawej stronie przedstawione są zmiany w wielkości średniej transakcji, które zależą od zmian średniej ilości sztuk zakupionych w pojedynczej transakcji i średniej ceny na sztukę.

Warto pamiętać że zmian procentowych nie dodaje się do siebie ale przemnaża przez siebie dlatego przy wzroście ilości transakcji o 4,0% i wzroście wielkości transakcji o 3% sprzedaż rośnie o 7,2%.

7,2%=(1+4%)*(1+3%) Przy małych zmianach różnica ta może być niezauważalna 4%=(1+2%)*(1+2%) ale im one są większe tym rośnie 3%=(1+12%)*(1-8%).

Powyższe drzewko jest o wiele czytelniejsze niż zwykła tabelka

W połączeniu z filtrem okresu dla którego chcemy przeglądać pozwala nam zrozumieć zachowanie biznesu.

W poniższym przykładzie od razu widać że wzrost sprzedaży był kształtowany przez wzrost średniej ceny, poprzez wzrost wielkości transakcji (oznaczone zieloną strzałką).

Dodanie kolejnych filtrów, np. kraju, oddziału, kategorii pozwoli porównywać ich sytuacje.