Udostępnij Skoroszyt

Przykłady opisane w tej lekcji należy przećwiczyć na dowolnym pliku Excela, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Ta lekcja może być obejrzana lub przeczytana poniżej.

Film wygląda najlepiej jeśli będzie odtwarzany w rozdzielczości 720p HD, rozdzielczość można zmienić dopiero po uruchomieniu filmu klikając na ikonie trybika która pojawi się w prawym dolnym rogu poniższego ekranu. Po kilku sekundach od zmiany obraz wyostrzy się.

Udostępnianie skoroszytu jest użyteczne, kiedy wiele osób ma wprowadzić zmiany w jednym pliku, w krótkim czasie, np. wszyscy Brand Managerowie mają wprowadzić propozycje wydatków do nowo przygotowywanego budżetu.

Oczywiście, aby plik mógł być używany przez inne osoby musi znajdować się na dysku sieciowym/serwerze, do którego osoby te mają dostęp.

Z karty ‘RECENZJA’ wybieramy polecenie ‘Udostępnij skoroszyt’.

Zaznaczamy opcję ‘Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników. To również pozwala scalać skoroszyty’ i klikamy OK.

Potwierdzamy klikając ‘OK’ w poniższym oknie.

Od tej pory wielu użytkowników może jednocześnie wprowadzać zmiany w tym samym skoroszycie.

Dobrze jest wyznaczyć obszary, w których poszczególne osoby mogą wprowadzać zmiany, w przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której kilka osób wprowadzi zmiany w to samo miejsce, co spowoduje utracenie części z tych zmian bądź niemożność zapisania pliku przez jedną z tych osób.

Przy zapisywaniu pliku może pojawić się poniższy komunikat, a w pliku pokażą się nowe dane.

Aby usunąć udostępnienie najlepiej jest najpierw usunąć wszystkich użytkowników wybierając ich na liście i korzystając z przycisku: ‘Usuń użytkownika’.

Podczas usuwania użytkowników pojawi się poniższy komunikat ostrzegający.

Po czym możemy odznaczyć opcję ‘Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników. To również pozwala scalać skoroszyty’ i kliknąć OK. Pojawi się poniższy komunikat informacyjny, klikamy przycisk OK.

Jeżeli usuniemy użytkownika, który korzystał z pliku, w momencie gdy spróbuje on zapisać wprowadzone zmiany zobaczy poniższy komunikat.

Zmian nie będzie mógł zapisać w oryginalnym pliku, ale będzie mógł dokonać zapisu pod inną nazwą lub w innym folderze.

Excel czasami pokazuje, że użytkownicy mają otwarty skoroszyt pomimo tego, że już dawno go zamknęli, czasami pokazuje nawet, że ktoś korzysta z pliku od wielu dni.

Mimo uzasadnionych wątpliwości, najlepiej potwierdzić możliwość usunięcia użytkownika z zainteresowaną osobą.

Druga z kart okna ‘Udostępnianie skoroszytu’ pozwala dokładnie określić na jakich zasadach ma funkcjonować ’Udostępnianie skoroszytu’.

Uważam, że standardowo ustawione opcje bardzo dobrze sprawdzają się w praktyce.

Problemy pojawiają się gdy dwie lub więcej osób zmodyfikuje tą samą komórkę. Pierwsza osoba, która zapisuje plik nie zostanie poinformowana o problemie, w momencie gdy druga osoba spróbuje zapisać plik wyświetlone zostanie poniższe okno informujące o konflikcie.

Druga z zapisujących osób podejmuje decyzje, którą wartość wprowadzić swoją czy innego użytkownika.

Nie ma możliwości ustalenia priorytetów mówiących, że np. zmiany wprowadzone przez Janusza Witeckiego są ważniejsze od tych wprowadzonych przez innych użytkowników.

W praktyce obsługa tego typu plików działa sprawnie gdy jest z góry określone komu jakie części pliku wolno zmieniać. Obszary te nie powinny się nakładać.

Często używa się też kolorowania tła na żółto dla komórek które wolno zmieniać, aby było oczywiste gdzie wprowadzać dane.

Dobrym rozwiązaniem jest też umieszczenie komunikatu, który wyświetla się po otwarciu pliku i którego przeczytanie należy potwierdzić kliknięciem OK. O tym jak wprowadzić taki komunikat można przeczytać w lekcji kursu VBA: ‘Makra które same się uruchamiają’.