Formatowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Formatowanie.xls, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2003.zip

Przykład 1.

(Arkusz: ‘Formatowanie’)

Załóżmy, że zostaliśmy poproszeni o przygotowanie tabeli z danymi w układzie jak poniżej. Udało nam się zgromadzić odpowiednie dane i wkleić je do tabeli. Poniższa tabela ma jednak wiele wad.

Zmiana szerokości kolumn i wierszy

Zaczniemy od tego, aby wszystkie dane i opisy kategorii były widoczne. W tej chwili dane w komórkach ‘I20’ oraz ‘I29’ (zaznaczone zielonymi elipsami) nie mieszczą się w obecnej szerokości kolumn i zostały zamienione przez Excel na symbole ###. Podobnie opisy np. w komórkach B5, B6, B7, B29 i B29 także nie są pokazane w całości.

Aby rozszerzyć kolumny najwygodniej będzie dwukrotnie kliknąć w kreskę pomiędzy kolumnami (miejsca oznaczone czerwonymi elipsami).

Można też kliknąć jednokrotnie i przytrzymując wciśnięty lewy klawisz myszy rozszerzyć szerokość kolumny do pożądanej wielkości.

Dodawanie/usuwanie wierszy

Kolejnym krokiem będzie dodanie 3 wierszy na początku tabeli. W tym celu należy zaznaczyć 3 pierwsze wiersze arkusza, wiersze zaznaczamy klikając na symbolu ‘1’ i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy przeciągamy zaznaczenie do 3 wiersza, gdzie puszczamy przytrzymywany lewy klawisz.

Po zaznaczeniu klikamy na jednym z oznaczeń wierszy (1,2 lub 3) prawym klawiszem myszy i z menu, które się pokaże wybieramy opcję Wstaw.

Wstawionych zostanie tyle wierszy ile wcześniej zostało zaznaczonych.

W analogiczny sposób możemy dodawać kolumny a także usuwać kolumny i wiersze (opcja ‘Usuń’).

Obramowania

Po dodaniu 3 wierszy na początku arkusza, zaznaczymy całą tabelę i na pasku ikon klikniemy strzałkę przy ikonie ‘Obramowanie’ (na poniższym rysunku strzałka zaznaczona czerwonym kółkiem).

Proponuje wybrać opcję wszystkie krawędzie (zaznaczona na rysunku ciemniejszym tłem) dla całej tabeli a potem pogrubione krawędzie (ostatnia po prawej w najniższym rzędzie) dla obramowania.

Teraz możemy zaznaczyć tylko komórki z nagłówkami kolumn i dla nich ponownie wybrać pogrubione obramowanie, to samo zrobimy dla nagłówków wierszy.

Ikony obramowania udostępniają podstawowe i najczęściej używane obramowania, gdybyśmy jednak chcieli skorzystać z podwójnych linii lub ukośnego dzielenia komórek należy klikną prawym klawiszem myszy na wybranej komórce lub zaznaczonym wcześniej obszarze i z menu, które się pokaże wybrać opcję ‘Formatuj komórki...’. Zostanie wyświetlone okno ‘Formatuj komórki’, na karcie ‘Obramowanie’ mamy wszystkie możliwości formatowania, jakie udostępnia Excel. Najpierw wybieramy, jaka linia formatowania nas interesuje w oknie styl a później klikamy z prawej strony aby wskazać gdzie dana linia ma się znaleźć (klikamy np. w miejscu zaznaczonym czerwonym kółkiem).

Scalanie komórek

Kolejną operacją będzie scalenie komórek. Obecnie w 3 komórkach znajduje się opis 1Q, co nie wygląda dobrze.

Wybieramy komórki, które mają być zcalone i klikamy ikonę .

Wyświetlony zostanie komunikat informujący, że symbole 1Q z 2 komórek posiadających szare tło na powyższym rysunku zostaną skasowane. Klikamy OK.

Zmiana koloru tła komórki

Zmiana koloru tła komórki lub obszaru komórek, polega na wybraniu tej komórki/obszaru, kliknięciu na strzałkę przy ikonie ‘kolor wypełnienia’ (pokazana na rysunku poniżej) i wybraniu pożądanego koloru.

Jeśli chcemy zmienić tło komórek na taki, jaki mają już inne komórki, należy wybrać obie grupy komórek i kliknąć na strzałkę przy ikonie ‘kolor wypełnienia’, kolor, który miały już wcześniej pokolorowane komórki będzie zaznaczony kwadratową ramką, wybranie go spowoduje nadanie takiego tła także drugiej grupie komórek.

Linie siatki

Raporty i tabele z reguły wyglądają lepiej, jeśli wyłączymy linie siatki.

Aby to zrobić wybieramy z Menu: Narzędzia → Opcje...

W oknie ‘Opcje’ odznaczamy okienko przy tekście ‘Linie siatki’.

Zawijanie tekstu

Po operacjach opisanych powyżej nasza tabela powinna wyglądać tak jak poniżej.

Ponieważ opis ostatniego wiersza ‘Suma dla wszystkich brandów’ jest dość długi możemy umieścić go w 2 linijkach.

Aby to zrobić klikamy na nim prawym klawiszem myszy, po czym wybieramy opcję ‘Formatuj komórki...’

W oknie ‘Formatuj komórki’ wybieramy kartę ‘Wyrównywanie’, które pozwala na:

- ustawianie tekstu w komórkach, (np. pionowo)

- wyrównywanie tekstu (np poziomo i pionowo wyśrodkowany)

- scalanie komórek

- zawijanie tekstu w jednej komórce.

Zaznaczamy okienko przy ‘Zawijaj tekst’ i zwężamy szerokość kolumny.

Tekst będzie teraz widoczny w 2 lub większej ilości wierszy, szerokość wiersza możemy dopasować ręcznie, lub dwukrotnie kliknąć kresce rozdzielającej numeryczne oznaczenia wierszy.

Dodawanie znaku ‘enter’ w pasku formuły

Aby samemu móc zadecydować jak tekst w komórce ma zostać podzielony na linijki, podczas zmieniania tekstu, wciskamy przycisk lewy Alt i Enter. Efektem będzie wprowadzenie do tekstu znaku przejścia do kolejnej linijki.

Zmiana wielkości czcionki

Aby zmienić czcionkę w komórce lub obszarze komórek najłatwiej jest zaznaczyć obszar dla którego chcemy to zrobić, po czym wybrać właściwy rozmiar z rozwijanego pola wyboru znajdującego się wśród ikon (pokazane na rysunku poniżej)

Ukrywanie / odkrywanie wierszy i kolumn

Ukrycie wierszy lub kolumn polega na ich wybraniu

Aby wybrać na raz wszystkie wiersze i wszystkie kolumny najprościej kliknąć lewym klawiszem myszy na prostokąt zaznaczony na poniższym rysunku czerwonym kółkiem. Aby później odkryć wszystkie wiersze należy kliknąć prawym klawiszem myszy na którymkolwiek oznaczeniu wiersza (poniżej czerwonego kółka) i z menu które się pokaże wybrać opcję ,Odkryj’, zrobienie tego samego dla kolumn da nam pewność że wszystkie komórki w arkuszu są widoczne.

Dane w ukrytych komórkach pozostają niezmienione i są nadal wykorzystywane prze formuły.

W poniższym przykładzie w ukrytej komórce B3 znajduje się liczba, 1 która jest przez Excel wliczana do sumy znajdującej się w komórce B5.

UWAGA: wykresy w Excelu nie korzystają z danych znajdujących się w ukrytych komórkach.

Malarz formatów

Jeżeli sformatujemy już jakąś komórkę, kolumnę lub wiersz i chcielibyśmy, aby inna komórka lub obszar miały taki sam format, zamiast powtarzać wszystkie operacje od nowa, lepiej użyć malarza formatów.

1. Zaznaczamy obszar ‘wzór’,

2. Klikamy ikonę

3. Zaznaczamy obszar, który ma przyjąć formatowanie obszaru wzoru lub pierwszą komórkę tego obszaru.

Możliwe jest skopiowanie formatowania jednej komórki od razu na większej ilości komórek, jak i skopiowanie formatowania obszaru na obszar większy.

Unikanie niszczenia formatowania

Podstawową zasadą formatowania komórek powinno być odkładanie tego na sam koniec naszej pracy, kiedy już będziemy pewni, jaki układ będzie miał nasz raport. Jeżeli zrobimy to wcześniej, wklejanie, kopiowanie i inne operacje, mogą popsuć nasze formatowanie i będziemy musieli wykonać je od nowa.

Często jednak zmiany już po sformatowaniu są nie do uniknięcia, o tym jak je przeprowadzić, aby nie popsuć formatowania można przeczytać w lekcji: Kopiowanie.

Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007