Profesjonalne
Raporty dla Zaawansowanych
Czyli jak w danych, które firma już ma znaleźć to czego
jeszcze nie wie.
Doskonała znajomość operacji na
danych przy użyciu Excela i Visual Basic oraz umiejętność przygotowania nawet
najbardziej skomplikowanych wykresów to dopiero połowa umiejętności, którą
potrzebuje osoba analizująca i prezentująca dane.
Problemem nie jest gromadzenie danych, bo
obecnie one nas zalewają, problemem jest odpowiedni ich dobór i analiza aby
zrozumieć zależności jakie występują między nimi i wysnuć właściwe wnioski.
Dane należy zaprezentować tak aby główne tezy jakie chcemy przekazać same się
nasuwały odbiorcy. Dane nie mówią same za siebie, dopiero po ich właściwym
pokazaniu można je zrozumieć.
To jak zaprezentujemy dane powinno sugerować do
czego mają zostać użyte, postrzeganie naszych wykresów i tabel powinno być w
jak największym stopniu intuicyjne.
Generalna zasada jaką powinniśmy się
kierować to PROSTOTA. Często skomplikowana forma, zbędne
ozdoby czy formatowania ukrywają treść.
Najpierw należy zastanowić się co chcemy
przekazać, a dopiero potem przy pomocy jakich tabel/wykresów/schematów może się
to nam udać.
Zdjęcia i tła bardzo odwracają uwagę
i nie powinny znajdować się w raportach z danymi, gdzie co najwyżej możemy
umieścić niewielkie i nie rzucające się w oczy logo firmy. W prezentacjach
zdjęcia produktów, zdjęcia z kampanii reklamowych i inne istotnie związane z
tematem obrazy jak najbardziej mogą się znaleźć ponieważ ożywiają przekaz, ale
nie powinny za bardzo odciągać uwagi odbiorcy.
Kolejność prezentacji danych też nie
jest bez znaczenia, człowiek nie może skupiać uwagi przez dłuższy czas, to co
najważniejsze powinno być pokazane na początku każdej prezentacji. Czasami
przygotowuje się nawet tzw. ‘Executive Summary’ na początku prezentacji w
którym podsumowujemy jej najważniejsze dane i wnioski.
Każdy raport w Excelu należy zapisać
na najbardziej istotnym z dostępnych widoków, tak aby to co chcemy przekazać
zostało wyświetlone zaraz po uruchomieniu pliku.
Ludzie patrzą na raporty i slajdy
prezentacji tak samo jak czytają. Zaczynając od lewego górnego rogu i idąc w
prawo, a kończą w dolnym prawym rogu. To co najważniejsze powinno jak
najszybciej być zauważane więc musi znaleźć się w lewym górnym rogu, w prawym
dolnym umieszczamy rzeczy najmniej ważne mając świadomość że część osób może
tam w ogóle nie dotrzeć.
Zasada ta może nie być spełniona jeśli coś
przyciągnie naszą uwagę, np. element w intensywnym kolorze na jednym z
wykresów, który znacznie wybija się z tonacji pozostałych. Szczególnie
przyciągające właściwości mają kolory czerwony i żółty (co wykorzystywane jest
w wielu reklamach).
Profesjonalnie przygotowane raporty nie powinny
mieć elementów które się poruszają, migają czy błyszczą. Takie elementy także
zdecydowanie i szybko przyciągają naszą uwagę, jednak użycie ich w raportach
uznane byłoby za co najmniej niepoważne.
W prezentacjach przyjęło się dodawać animację,
dzięki którym elementy pojawiają się na slajdach, czy są podkreślane np.
pojedynczym mignięciem, ale także w tej formie nic nie powinno być pozostawione
w stałym ruchu.
Wykresy
Po pierwsze powinniśmy dobrać rodzaj
wykresu do treści jaką ma przekazać,
Przygotowując wykresy musimy
pamiętać o tym aby atrakcyjna forma nie przysłoniła przekazu, który jest
najważniejszy we wszelkiego rodzaju analizach i prezentacjach.
Możliwości ludzkiego postrzegania są
ograniczone i dobrze dobrana forma ma ułatwiać zrozumienie danych i ich powiązań
a nie starać się dowieść naszej wybitnej znajomości Excela czy dbałości o
estetykę.
Wykres kołowy
Wykres kołowy wydaje się dość
naturalnym wyborem jeśli chcemy pokazać z czego składa się pewna całość.
Wszystkie kategorie na wykresie
kołowym muszą sumować się do całości tego co stanowią, w przeciwnym bądź razie
możemy być pewni że wykres zostanie źle zinterpretowany. Jeżeli wiemy że dane
które posiadamy nie obejmują całości, należy dodać kategorię uzupełniającą.
Ze względu na to że człowiek nie jest
w stanie precyzyjnie określić czy nawet porównać powierzchni i kątów, musimy
przestrzegać kilku reguł aby zapewnić właściwe odczytanie naszych wykresów:
1. Dane do wykresu kołowego
koniecznie powinny zostać posortowane malejąco, dzięki czemu odbiorca zwolniony
jest z obowiązku porównywania wielkości poszczególnych cząstek. W poniższym na
pierwszym z wykresów nie jesteśmy nawet w stanie ustalić kolejności 3
największych firm na rynku.
2. Przy każdym fragmencie wykresu
musi być opis, jeśli zdecydujemy się na legendę z małymi kolorowymi
kwadracikami będziemy zmuszać odbiorcę do dodatkowego zbędnego wysiłku
wyszukiwania kolorów.
3. Przy każdym fragmencie wykreu
musi być wartość procentowa mówiąca o jego udziale w całości, możemy też dodać
wartość absolutną jeżeli jest dla nas istotna.
4. Jeżeli chcemy pokazać bardzo dużo
małych fragmentów lepiej będzie połączyć je w jeden duży opisany jako ‘Inne’,
‘Pozostałe 12 firm’, etc. Pokazanie wielu małych elementów i tak nic nie
przekaże a ich etykiety mogą zniechęcić do wykresu.
5. Wykres kołowy reguły ‘zaczyna
się’ od ‘godziny
W powyższych wykresach zmieniono
kolory na mniej nasycone i zaprezentowano 2 sposoby umieszczenia etykiet.
Niestety znacznie bardziej popularny
i oczekiwany przez odbiorców jest wykres kołowy 3D. Nie trudno zauważyć że jest
on mniej czytelny.
Możemy też zaryzykować pokazanie
podziału całości na części na wykresie słupkowym. Pomimo tego że tą formę
bardzo łatwo jest przeanalizować, ze względu na to że nie jest popularna,
możemy mieć problem z przekonaniem do niej innych osób.
Dodatkowo przy tej formie możemy
użyć takiego samego koloru co pozwoli użytkownikom skupić się na danych. W
przypadku wykresu kołowego nie wygląda to dobrze.
Tytuł i opisy
Powinien być napisany największą
czcionką spośród występujących na wykresie. Dodanie tytułu powoduje
automatyczne zmniejszenie ‘obszaru kreślenia’ przy zachowaniu ‘obszaru
wykresu’, czyli mówiąc zrozumiałym językiem wykres się zmniejsza przy
zachowaniu wielkości ramki w której się znajduje. Po takim zmniejszeniu aby
uniknąć dużej ilości zagospodarowanego miejsca najlepiej jest przywrócić wykres
do jego poprzedniej wielkości rozciągając go górę.
Czy wykres zawsze powinien mieć
tytuł? Niekoniecznie, jeśli tytuł slajdu w prezentacji pokrywałby się z tytułem
jedynego wykresu, który znajduje się na slajdzie, byłoby to czystym marnowaniem
miejsca i uwagi odbiorcy.
Etykiety osi mówiące co się na nich
znajduje i w jakich jest jednostkach umieszczamy na wykresach tyko wtedy gdy
nie są one oczywiste dla odbiorców, jeżeli grupa odbiorców jest zróżnicowana
opisy należy umieścić.
Kolory na wykresach
Legenda z kolorami jest z reguły
nieczytelna, w najlepszym razie znacznie spowalnia zrozumienie wykresu, dlatego
elementu wykresów powinny mieć opisy tuż przy nich. W poniższym przykładzie na
wykresie słupkowym każdy słupek opisany jest na osi X, legendę więc należy
skasować. O ile tylko istnieje taka możliwość legendę umieszczamy w takim
miejscu wykresu aby nie oznaczało to konieczności zmniejszania wykresu.
Kolory różnicujemy tylko wtedy gdy
jest to potrzebne do łatwiejszego lub szybszego zrozumienia wykresu, podobna
zasada powinna dotyczyć wszystkich innych elementów, jeżeli nie są potrzebne to
znaczy że rozpraszają użytkownika i odwracają jego uwagęi należy je usunąć.
Poniżej pokazuję przykład w którym kolory są zdecydowanie zbędne.
Poniżej odwrotny przykład, po
kolejności opisów w legendzie i zgodnie ze zdrowym rozsądkiem można się
domyślić że pierwszy z każdej pary słupków to Plan a drugi Wynik. Ale gdyby
serie można było rozpoznawać po kolorach ułatwiłoby to analizowanie tego
wykresu. Dodatkowo kolor różowy nie wydaje się być szczególnie odpowiednim do
zastosowań biznesowych.
W kolejnym przykładzie zróżnicowano
kolory ale są one zbyt intensywne i praca z takim wykresem staje się
nieprzyjemna.
Kolory ostre np. czerwony powinniśmy
używać tylko w wyjątkowych przypadkach.
Często twórcy analiz i prezentacji
chcą podkreślić swój profesjonalizm używając niespotykanych form, wypełnień,
cieniowania lub innych urozmaiceń.
W rzeczywistości takie ‘urozmaicenia’
wcale nie są postrzegane jako profesjonalne.
Wzory i obrazy w tłach wykresów
czynią je trudniejszymi od zrozumienia, lub nawet zniechęcają do ich dalszego
oglądania.
Jak długo możesz przyglądać się
poniższemu wykresowi i czy na podstawie takich wykresów chciałbyś analizować
dane?
Wszelkie niejednolite wypełnienia
powinny być używane tylko wtedy gdy jednoznacznie kojarzą się odbiorcom z tym
co przedstawiają słupki, np. dobrze znane loga firm, symboliczne przedstawienie
kategorii produktów.
Więc o ile nasza firma nie zajmuje
się sprzedażą marmuru i drewna to wypełnienia takie jak poniżej zdecydowanie
nie powinny być używane.
Kolory jakie dobieramy do naszego
wykresu powinny istotnie się od siebie różnić, pokolorowanie np. kilku serii tym
samym kolorem w różnych odcieniach może wydawać się nam estetyczne i dla nas w
pełni rozróżnialne, ale należy pamiętać że wiele osób ma problemy w
rozpoznawaniu kolorów, odcieniu lub po prostu słaby wzrok.
Jeśli osoba taka uzna że na wykresie
nie wiadomo który z opisów czego dotyczy to nie będzie winić swojego wzroku ale
twórców wykresu.
Najlepsze kolory wypełnia obszarów
na wykresach przeznaczonych do prezentacji i raportów biznesowych to te mało
nasycone (blade) znajdujące się na doli tablicy z wypełnieniami Excela.
Oczywiście biały należy używać tylko
wtedy gdy kolor tła jest inny.
Dodatkowo jeżeli istnieje jakieś
skojarzenie kolorystyczne z danymi które prezentujemy należy je wykorzystać np.
plan możemy przedstawiać na zielono bo jest to kolor nadziei.
Dotyczy to tyko obszarów ponieważ
np. dla linii powinniśmy używać bardziej nasyconych kolorów tak aby
użytkownikom łatwo było je zauważyć i odróżnić od tła.
Możemy korzystać z tych ze środka
skali lub też kolorów przyległych.
Poniżej przykład cienkich linii
narysowanych bladymi kolorami i grubych o nasyconych kolorach.
W przypadku tych pierwszych nie
tylko trudno jest rozpoznać kolory ale nawet je dostrzec.
Często można spotkać się z opinią,
że prezentacje które mają być czytane na monitorach komputerów lub drukowane
powinny mieć białe lub jasne tło, a te prezentowane na spotkaniach czarne tło i
białe lub jasne czcionki, wykresy etc.
Wiele firm wprowadziło jednak
globalne wzory prezentacji według których mają być przygotowywane wszystkie
prezentacje powstające w danej firmie w oddziałach na całym świecie.
WYKRESY POMYŁKI:
Wykresy z efektami 3D.
Na poniższym przykładzie od razu
można zauważyć że nie tylko trudno przeanalizować przedstawione poniżej dane,
ale niektórych nawet nie da się zauważyć.
Nawet w dwóch wymiarach możliwości
postrzegania przestrzennego przeciętnego człowieka są ograniczone i trudno jest
nam ocenić czy porównać wielkość obszarów.
W trzech wymiarach jest jeszcze
trudniej. Spróbujmy na przykład odpowiedzieć na poniższe pytanie:
Przez ile kwartałów można było
obserwować tendencję spadkową wydatków w Polsce?
Odpowiedź brzmi przez wszystkie 4
kwartały. Dla wielu osób zielony słupek w 4Q mógł wydawać się większy niż ten z
3 kwartału ponieważ nie wzięły one pod uwagę, że zaczyna się on wyżej.
Nawet znając wszystkie zasady jakie
należy wziąć pod uwagę, po co tracić czas na branie ich pod uwagę jeśli można
taki wykres uprościć?
Na wykresach z efektami 3D posiadających
tylko jeden rząd danych widać wszystkie wartości, jednak efekty wizualne
odwracają uwagę od danych.
Gdybyś miał coś powiedzieć o
wykonaniu planu sprzedaży z podziałem na 4 kwartały na podstawie jednego z 2
poniższych wykresów, na podstawie którego łatwiej byłoby Ci się przygotować?
Wykres radar.
Podobnie jak w poprzednich
przykładach, wymyślna forma przerasta przekazywaną treść.
Użytkownik takiego wykresu musi
dłuższą chwilę skupić się nad budową wykresu zanim zrozumie co o przedstawia.
Poza tym dla wielu osób dwie
przecinające się osie kojarzą się ze standardowym wykresem XY i mogą pomyśleć
że na lewo i poniżej przecięcia znajdują się wartości ujemne.
Poniżej przedstawiam prosty przykład
pokazujących dane tylko dla 4 krajów i 2 kwartałów, aż strach pomyśleć jak
wyglądałby ten wykres z większą ilością danych
Wykres bąbelkowy.
Jestem zdecydowanym przeciwnikiem
wykresów bąbelkowych, na jednym wykresie znajduje się za dużo informacji i nie
jesteśmy w stanie ich właściwie zrozumieć i zinterpretować.
W poniższym przykładzie powierzchnia
bąbli reprezentuje wielkość rynku danego kraju.
Spróbujcie odpowiedzieć na 2 proste
pytania na podstawie poniższego wykresu:
1. O ile procent wielkość rynku dla
Polski jest większa od ukraińskiego?
2. Ile razy rynek rosyjski jest
większy od czeskiego?
Odpowiedzi znajdują się pod
wykresem.
Odpowiedzi:
1. To Ukraina jest większa od Polski
i to aż o 10%. W tym wypadku wielkość okolicznych bąbli wpływa na naszą
percepcję postrzegania wielkości.
2. Rynek Rosyjski jest 8 krotnie
większy od Czeskiego, jeżeli spodziewałeś się mniejszej liczby uległeś
powszechnemu zjawisku zaniżaniu skali wielkości obszarów, a nawet jeśli Twoja
odpowiedź była prawidłowa wciąż nie możesz oczekiwać że odbiorcy raportu przygotowanego
przez Ciebie będą w stanie właściwie to ocenić.
Wykresy liniowe
Wbrew pozorom przygotowanie
czytelnego wykresu liniowego który właściwie pokazuje dane wcale nie jest takie
proste.
Tradycyjnie zacznijmy od pokazania
jak wykres liniowy nie powinien wyglądać.
Powyższy wykres od razu odrzuca
osobę która go przegląda.
Czynności jakie powinniśmy wykonać
to:
-skasowanie szarego tła
-skasowanie poziomych linii
-usunięcie znaczników na liniach
Jak widać na poniższym rysunku
nastąpił pewien postęp w czytelności wykresu jednak zdecydowanie nie jest to
postęp zadowalający
Wykresy liniowe które przecinają się
wiele razy są nieczytelne, w powyższym przypadku jeżeli wykres liniowy z
wartościami absolutnymi i 4 kwartałami na osi X jest wymaganym rozwiązaniem,
musimy rozbić ten wykres na 2 oddzielne, na każdym pozostawiając tylko 2 linie.
W przypadku wielu wykresów możliwa
jest prezentacja większej ilości linii, czytelność zależy głównie od ilości
przecięć.
Jeśli chodzi o format skali to z
reguły ograniczenie ilości opisów powoduje znaczną poprawę czytelności.
Linie powinny być grube ponieważ
wiele osób ma problemy ze wzrokiem i jeżeli czegoś nie będą w stanie zobaczyć
to będą za to winić autora wykresu.
Powyższy wykres wciąż nie jest
idealny, legenda znajdująca się po prawej stronie, pomimo że jest mała,
znacznie ogranicza obszar wykresu.
Można zastąpić ją etykietą danych z
nazwą serii, dodaną tylko dla ostatniego punktu danych, jeżeli dodatkowo,
powiększymy etykiety i nadamy im kolor linii będą bardzo czytelne.
Drugim dobrym rozwiązaniem,
stosowanym np. wtedy gdy w polach etykiet danych podajemy wartości i nazwa
serii w połączeniu z nimi dobrze by nie wyglądała jest przeniesienie legendy w
jeden z pustych rogów wykresu, powiększenie jej czcionki i rozciągnięcie
wykresu.
Jeżeli korzystamy z legendy przed
zrobieniem wykresu dane powinny zostać posortowane malejąco wg. wartości w
ostatnim okresie.
Dzięki temu możemy umieścić legendę
z prawej strony wykresu i rozciągnąć ją tak aby w miarę możliwości opisy linii
były na wysokości ich zakończeń, oczywiście nie zawsze jest to możliwe ale
nawet już sama kolejność znacznie ułatwia wyszukanie odpowiedniej linii.
Jeżeli celem wykresu jest pokazanie
różnic to o wiele lepszym rozwiązaniem będzie pokazanie ich na wykresie
przedstawiającym zmiany procentowe lub zmianę sprzedaży w wartościach
absolutnych (w tym drugim przypadku bardziej zrozumiały będzie wykres słupkowy
lub ‘walking graph’).
Skala wykresów
Podczas przygotowywania wykresów w
Excelu program ten sam próbuje dobrać odpowiednią skalę do danych na podstawie
których ma powstać wykres.
Dość często zaproponowane wartości
nie do końca odpowiadają celowi jaki ma spełniać nasz wykres. Zmiany skali osi
Y są bardzo pomocne jednak należy uważać żeby nie wprowadzić w błąd
użytkowników.
Poniższy wykres pokazuje zmiany cen
pewnego produktu, można dołączyć do niego komentarz mówiący o niewielkich
zmianach pomiędzy kwartałami i słabej tendencji rosnącej w dłuższym okresie.
Natomiast wykres poniżej można opisać następująco:
Średnia cena pokazana na poniższym wykresie charakteryzuje
się dużą zmiennością, prawdopodobnie rynek jest niestabilny i nie możemy być
pewni przyszłości.
Jak zapewne wielu czytelników zdążyło się domyśleć oba wykresy
pokazują te same dane. Efekt niestabilności na drugim wykresie osiągnięto
zmieniając skalę, tak by pokazać wyłącznie zakres w którym ceny się zmieniają,
dodatkowo postrzegany efekt niestabilności zwiększa użycie czerwonego koloru i
‘urwanej’ osi Y.
Skrócenie osi bardzo często jest
przydatne ale trzeba to dobrze pokazać i mieć pewność że zostało zauważone.
Zawsze należy być pewnym że odbiorca
zauważy zmienione minimum i właściwie zinterpretuje dane.
Znaczenie ma także szerokość wykresu im jest on szerszy tym
linia wydaje się bardziej płaska a zmiany mniejsze.
Dość często dodanie linii trendu
pozwala zrozumieć prawdziwą naturę zjawiska.
Właściwości te zostały tu opisane po
to abyśmy mogli właściwie zrozumieć dane i zadbać o to aby dobrze zostały
zinterpretowane przez użytkowników naszych raportów i prezentacji.
Nie należy używać ich do manipulowania danymi!
Tabele
Format tabeli powinien być dobrany
do tego jak tabela którą przygotowujemy ma zostać użyta.
Poniżej przykładowa tabela z danymi,
trudno byłoby wyobrazić sobie gorzej przygotowaną tabelę.
- znak dolara ($) przy każdej z
liczb powoduje że są one mniej czytelne.
- mimo pokazywania dużych liczb nie
zastosowano separatora oddzielającego każde z 3 cyfr. (liczba
67 890 123 jest znacznie bardziej czytelna niż 67890123)
- pokazano dokładne wartości
obejmujące centy, pomimo różnic w liczbach liczonych w miliony dolarów
- liczby nie są odpowiednio
wyrównane, kwota znajdująca się w prawym dolnym rogu tabeli na pierwszy rzut
oka może wydawać się najmniejsza pomimo tego że jest dokładnie odwrotnie.
- użyto czerwonego koloru, który
kojarzy się z zagrożeniem/niebezpieczeństwem. Koloru tego powinniśmy używać
bardzo wybiurczo i tylko wtedy gdy chcemy podkreślić jakiś poważny problem
- użyto kursywy która jest mniej
czytelna niż zwykła czcionka i może być używana wyjątkowo aby coś wyróżnić
- brakujący fragment tabeli dla
niektórych może się wydawać nieistotny, w rzeczywistości jednak taka
nieregularność rozprasza uwagę i przez wiele osób jest traktowana jako brak
profesjonalizmu.
- wielokrotnie powtórzono te same
informację, np. ‘sprzedaż rok…’, ‘sprzedaż rok…’, Dostawca …’, ‘Dostawca …’,
‘Dostawca …’ To czego dotyczy tabela możemy przeczytać w jej nazwie te
informacje są więc zbędne, a nawet gdyby nie było nazwy należałoby utworzyć
jedną scaloną komórkę powyżej lat i tam właśnie wpisać ‘Sprzedaż’.
Poniżej przykład jak taka tabela powinna wyglądać. Dane
zostały zaprezentowane w mln. USD z jednym miejscem po przecinku. ze względu na
to że zmiany w danych są bardzo duże jest to w pełni uzasadnione.
Tabela taka będzie najprawdopodobniej używana do
porównywania sprzedaży pomiędzy latami, dlaczego więc nie ułatwić pracy
użytkownikom i nie dodać kolumny ze zmianą? Ewentualnie można jeszcze dodać
udziały procentowe w poszczególnych latach i zmianę udziału.
Warto jest także wyróżnić to do czego tabela
miała służyć, dzięki temu to czego szuka użytkownik samo rzuca mu się w oczy.
Oczywiście możemy to zrobić tylko jeśli znamy
przeznaczenie tabeli. W przeciwnym razie wyróżnienie np. dostawców w przypadku
których wzrost naszych zamówień był największy może nieco utrudnić pracę osobie
która poszukuje dostawców z najmniejszą absolutną wartością sprzedaży.
Istnieją także zwolennicy tabel
minimalistycznych, w poniższym przykładzie trzy linie stanowią zarys tabeli,
który w zupełności spełnia porządkową rolę jaką ma tabela. Dzięki niemu także
łatwiej zwrócić uwagę na dane bo nie są przytłoczone dużą ilością cienkich i
grubych linii. Minusem tego rozwiązania jest to, że nie jest popularne i wiele
osób może preferować powyższy wzór.
Formaty liczb
W powyższym przykładnie zmieniliśmy
format liczb z $2480480,75 na 2,5. A dlaczego nie na 2 lub 2,48 i od czego to
zależy?
Format liczb powinien odpowiadać
temu na ile użytkownicy są w stanie je porównać i zrozumieć. W większości
przypadków właściwym wydaje się pozostawienie 2 cyfr. Jeżeli różnice pomiędzy
poszczególnymi wartościami są niewielkie uzasadnione jest pozostawienie
większej ich ilości, jednak zmiany cyfr na trzecim lub dalszych miejscach są
zupełnie nierozpoznawalne, ludzie nie są w stanie porównać ich do wielkości
pokazywanych liczb. W takich wypadkach często lepszym rozwiązaniem jest pozostawienie
tylko najnowszej wartości i dodanie zmian procentowych, tak jak na poniższych
rysunkach.
Spróbujcie proszę oszacować dla
którego z dostawców A czy C nastąpił większy procentowy wzrost sprzedaży?
Większy procentowy wzrost sprzedaży wystąpił
dla kontrahenta oznaczonego C. Nawet Ci którzy przewidzieli taką możliwość z
pewnością stracili na to trochę czasu i zdecydowanie szybciej byłoby posłużyć
się poniższą tabelą
W tym przykładzie oprócz trudności
związanych z porównywaniem dużych liczb należało także pamiętać, że w przypadku
porównywania zmian które są niewielkie, istotną różnicę może stanowić to co
znajduje się poza widocznym zakresem cyfr. Liczba 10 może w rzeczywistości mieć
wartość 9,50 lub 10,49 co stanowi ponad 10% różnicy.
Te same zasady dotyczą opisów na
skali w przypadku wykresów, nie można pozwolić aby skala lub skale były
nieczytelne i zabierały cenne miejsce przeznaczone na wykres.
Poniżej ten sam wykres ze skalą w
milionach, zakładamy że dla osób którym go przedstawimy jest oczywiste że
zarówno sprzedaż jak i zamówienia są w milionach.
Jeżeli nie jest to oczywiste należy
dodać odpowiednie opisy.
Drzewko zmian współczynników
Drzewko zmian współczynników jest
dobrym przykładem jak można zaprezentować dane aby pomóc w ich zrozumieniu.
W poniższym przykładzie przedstawiam
drzewko zmian współczynników utworzone dla internetowego sklepu spożywczego.
To czy jego sprzedaż wzrośnie czy
zmaleje zależy od zmian w ilości transakcji i zmian wielkości średniej
transakcji. Sklep ten obsługuje tylko zarejestrowanych klientów więc w każdym
okresie jest w stanie określić ilu ich obsłużył, a także jak zmieniła się
średnia ilość transakcji dokonanych przez jednego klienta w danym okresie.
Wszystko to przedstawiony jest w łatwy do zrozumienia sposób po lewej stronie
drzewka. Po prawej stronie przedstawione są zmiany w wielkości średniej
transakcji, które zależą od zmian średniej ilości sztuk zakupionych w
pojedynczej transakcji i średniej ceny na sztukę.
Warto pamiętać że zmian procentowych
nie dodaje się do siebie ale przemnaża przez siebie dlatego przy wzroście
ilości transakcji o 4,0% i wzroście wielkości transakcji o 3% sprzedaż rośnie o
7,2%.
7,2%=(1+4%)*(1+3%) Przy małych
zmianach różnica ta może być niezauważalna 4%=(1+2%)*(1+2%) ale im one są
większe tym rośnie 3%=(1+12%)*(1-8%).
Powyższe drzewko jest o wiele
czytelniejsze niż zwykła tabelka
W połączeniu z filtrem okresu dla
którego chcemy przeglądać pozwala nam zrozumieć zachowanie biznesu.
W poniższym przykładzie od razu
widać że wzrost sprzedaży był kształtowany przez wzrost średniej ceny, poprzez
wzrost wielkości transakcji (oznaczone zieloną strzałką).
Dodanie kolejnych filtrów, np.
kraju, oddziału, kategorii pozwoli porównywać ich sytuacje.
Pełną wiedzę na powyższy temat
prezentuję w ramach prowadzonych przeze mnie kursów i lekcji indywidualnych.
Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007