Drukowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Drukowanie.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip

Drukowanie dokumentów w Excelu wbrew pozorom nie polega wyłącznie na kliknięciu ikony ‘Microsoft Office’ i wybraniu polecenia ‘Drukuj (lub skrótu ‘Ctrl’+P).

Powyższa strategia sprawdza się dość rzadko i wyłącznie w przypadku bardzo prostych i małych arkuszy.

Przed drukowaniem warto jest kliknąć ikonę ‘Podgląd wydruku’ i przekonać się jak będzie wyglądać nasz dokument po wydrukowania.

(lepiej być zaskoczonym przed zmarnowaniem kilku kartek papieru niż po).

Używając poleceń ‘Następna strona’, ‘Poprzednia strona’ możemy przechodzić pomiędzy stronami, które zostaną wydrukowane.

W lewym dolnym rogu znajduje się informacja, na której stronie się znajdujemy i na ile stron jest obecnie podzielony nasz dokument.

Dokument został podzielony przez program Excel na 8 stron, dla przykładu strona 4 wygląda tak jak poniżej.

Nie trudno domyślić się reakcji osoby której przekazalibyśmy tak wydrukowaną tabelę.

(Niestety widziałem już w swojej praktyce biznesowej tak wydrukowane dokumenty sklejone taśmą klejącą w jedną dużą tabelę)

Jeżeli w widoku podglądu klikniemy przycisk ‘Zamknij podgląd wydruku’ powrócimy do naszej tabeli.

Z menu ‘Widok’ wybierzemy polecenie ‘Podgląd podziału stron’, które pozwoli nam ustawić właściwy podział dokumentu na strony.

Po wybraniu tego polecenia na arkuszu zostaje pokazany podział stron w postaci niebiskich ciągłych i przerywanych linii.

Aby widzieć więcej stron należy zmniejszyć poziom powiększenia (w dolnym prawym rogu poniższego rysunku).

Obszar, który jest drukowany ma białe tło, obszar, który Excel nie będzie drukował (ponieważ komórki tego obszaru są puste) ma szare tło.

Zacznijmy od przeciągnięcia poziomej przerywanej niebieskiej linii do ciągłej niebieskiej linii (przeciągamy klikając lewym przyciskiem myszy i trzymając go wciśniętego przesuniemy wskaźnik w wybrane miejsce)..

Teraz to samo zrobimy z pionową przerywaną linią.

Obszar wydruku

Poprzez przesunięcie dwóch ciągłych linii zaznaczonych na poniższym rysunku ograniczymy obszar wydruku.

Obszar wydruku został ograniczony, pusta kolumna A i puste wiersze 1, 2, 3, nie będą teraz niepotrzebnie zajmować miejsca na kartkach.

Nasz dokument będzie drukowany na 2 stronach.

Podział dokumentu na strony powinien być nie tylko prosty ale i sensowny. Poniższa tabela przedstawia dane dla 6 lat z podziałem na kwartały.

Najwłaściwszy podział takich danych to po 3 lata na każdej ze stron, gdyby kilka kwartałów z danego roku drukowało się na jednej stronie a pozostałe na drugiej nie byłoby łatwo używać takiego wydruku.

Jeżeli jeszcze raz sprawdzimy jak wyglądałby wydruk korzystając z podglądu wydruku okaże się, że druga ze stron nie posiada nagłówków wierszy.

Powtarzanie nagłówków wierszy i kolumn

Nagłówki wierszy i kolumn mogą być powtarzane na kolejnych stronach.

Dostęp do tej opcji możliwy jest po wybraniu karty ‘Układ strony’ i kliknięcie symbolu oznaczonego na poniższym rysunku małym czerwonym kwadratem.

Na karcie ‘Arkusz’ okna ‘Ustawienia strony’ klikamy okienko ‘Z lewej powtarzaj kolumny:’, po czym klikamy na dowolną komórkę w kolumnie B.

Po tej operacji druga strona naszego wydruku będzie zaczynać się od nazw Brandów.

(Przechodzimy do poglądu wydruku i klikając polecenie ‘Następna strona’ do 2 strony - rysunek poniżej.)

Marginesy

Kolejnym krokiem będzie przesunięcie marginesów, które polega na przeciągnięciu ich na właściwe miejsca w widoku ‘Podgląd Wydruku’.

Zaznaczamy pole ‘Pokaż marginesy’.

I przeciągamy marginesy na właściwe miejsca, np. tak jak jest to pokazane na rysunku poniżej.

W poziomie są po 2 linie oddzielające marginesy na dole i na górze strony. Obszar pomiędzy nimi to obszar nagłówka (na górze) i stopki (na dole).

Istnieje możliwość przeciągnięcia niższego z poziomych marginesów u góry strony nad ten oryginalnie wyższy ale spowodowałoby to zachodzenie nagłówka na tabelę.

Jeżeli nasz dokument nie ma nagłówka i stopki (tak jak w tym przypadku) możemy zupełnie zignorować najwyższy i najniższy poziomy margines.

Wynikiem wszystkich opisanych powyżej operacji będzie uzyskanie tabeli przygotowanej do wydruku, która w ‘Podglądzie podziału stron’ będzie wyglądać tak jak poniżej.

Orientacja, wpasuj w strony, nagłówek i stopka.

Opracujemy teraz alternatywny podział na strony i dodamy nagłówek i stopkę do dokumentu. Załóżmy że mamy bardzo dobry wzrok i chcielibyśmy wydrukować tą tabelę na jednej poziomej stronie.

Szybka zmiana orientacji jest możliwa poprzez kliknięcie ikony ‘Orientacja’ z karty ‘Układ strony’, ale dostęp do wszystkich zmian jakie chcemy dokonać uzyskamy po kliknięciu strzałki w grupie ‘Ustawienia strony’ znajdującej się w czerwonym kwadracie na poniższym rysunku.

Na karcie ‘Strona’ zmieniamy orientację na ‘Poziomą’.

Zaznaczamy pole ‘Wpasuj w strony’ i wprowadzamy cyfry 1 oknach oznaczonych H i V.

H (od Horizontally eng. poziomo) oznacza na ile stron w poziomie chcielibyśmy podzielić nasz dokument.

V (od Vertically eng. pionowo) oznacza na ile stron w pionie chcielibyśmy podzielić nasz dokument.

W wielu przypadkach Excel może nie znaleźć sensownego podziału zgodnie z naszymi preferencjami, należy wtedy wprowadzić podział ręcznie przeciągając linie podziału na strony w ‘Widoku podziału stron’.

Na karcie ‘Nagłówek/stopka’ powyżej pokazanego okna wybieramy nagłówek, często cenne okazuje się wydrukowanie ścieżki do folderu i nazwy pliku drukowanego dokumentu, co znacznie ułatwia jego późniejsze znalezienie.

Poniżej w stopce wybieramy np. numerowanie stron wraz ze wskazaniem ile stron jest w całym dokumencie, w tym przypadku nie będzie to użyteczne ale dla dokumentów podzielonych na wiele stron jest nieodzowne.

Po wciśnięciu przycisków ‘Nagłówek niestandardowy’ lub ‘Stopka niestandardowa…’, uzyskujemy dostęp do jeszcze większej ilości opcji wliczając w to możliwość wpisania nagłówka lub stopki z klawiatury.

Tak sformatowany do wydruku dokument powinien wyglądać tak jak poniżej.

W firmach przyjęło się że każdy dokument przed przesłaniem pocztą email powinien zostać sformatowany do wydruku, tak aby nie musiał robić tego każdy z adresatów, jeśli zechce wydrukować nasz plik.

Istnieje możliwość drukowania wielu arkuszy na raz, wystarczy zaznaczyć wszystkie arkusze, które mają być wydrukowane i kliknąć ikonę ‘Drukuj’.

Niestety nie ma możliwości formatowania do wydruku wielu arkuszy jednocześnie.

W ostatnim czasie rozpowszechniła się akcja: „Zanim wydrukujesz, pomyśl o środowisku”, promuje ona drukowania wyłącznie wtedy gdy jest to absolutnie niezbędne.

Wiele firm zachęca pracowników aby nie drukowali dokumentów dla wszystkich uczestników spotkań, a zamiast tego rozesłali je przed spotkaniem i wyświetlali na ścianie podczas spotkania. A drukowanie dla siebie „bo woli się czytać z papieru a nie z ekranu monitora” uważane jest za nieetyczne.