Formatowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Formatowanie.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2013: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2013.zip

Ta lekcja może być obejrzana lub przeczytana poniżej.

Film wygląda najlepiej jeśli będzie odtwarzany w rozdzielczości 720p HD, rozdzielczość można zmienić dopiero po uruchomieniu filmu klikając na ikonie trybika która pojawi się w prawym dolnym rogu poniższego ekranu. Po kilku sekundach od zmiany obraz wyostrzy się.

Formatowanie możemy przeprowadzić w Excelu na dwa sposoby:

- używając jednego z przygotowanych stylów (tabel, wykresów, etc) lub

- formatując każdy z elementów samodzielnie.

Używanie przygotowanych stylów jest wygodne dla początkujących użytkowników, którzy korzystają z typowych tabel czy wykresów. Osoby które będą chciały mieć pełną kontrolę nad wyglądem arkusza, lub przygotowywane przez nich dokumenty nie mieszczą się w ramach narzuconych formatów, wybiorą samodzielne formatowanie. Używanie stylów zostało omówione na końcu tej lekcji.

Przykład 1.

(Arkusz ‘Formatowanie 1’)

Załóżmy, że zostaliśmy poproszeni o przygotowanie tabeli z danymi w układzie jak poniżej. Udało nam się zgromadzić odpowiednie dane i wkleić je do tabeli. Poniższa tabela ma jednak wiele wad.

Następnie zadbamy o to, aby wszystkie dane i opisy kategorii były widoczne. W tej chwili dane w dwóch komórkach (zaznaczone zielonymi prostokątami) nie mieszczą się w obecnej szerokości kolumn i zostały zamienione przez Excel na symbole ###.

Zmiana formatu liczb

Zaczniemy od zmiany formatu liczb. Zaznaczamy wszystkie liczby i klikam je prawym klawiszem myszy, następnie wybieram polecenie ‘Formatuj komórki…’.

Na karcie ‘Liczby’ okna ‘Formatowanie komórek, wybieramy Kategorię ‘Liczbowe’, zero miejsc dziesiętnych i zaznaczamy opcję ‘Użyj separatora 1000()’. Po czym potwierdzamy klikając ‘OK’.

Zmiana szerokości kolumn i wierszy

Jeżeli wybiorę kolumnę ‘I’ i dwukrotnie kliknąć w kreskę pomiędzy kolumnami (miejsce oznaczone czerwonym prostokątem) kolumna rozszerzy się na szerokość najdłuższego wpisu w tej kolumnie.

Można też kliknąć jednokrotnie i przytrzymując wciśnięty lewy klawisz myszy rozszerzyć szerokość kolumny ręcznie do pożądanej wielkości.

Zaznaczmy teraz kolumny z miesiącami czyli od C do H.

Gdybyśmy kliknęli w kreskę pomiędzy dowolnymi dwoma kolumnami z tego zakresu wszystkie kolumny rozszerzyły by się do najszerszej danej w tej kolumnie. Dla kolumny F byłby to ‘kwiecień’ i kolumna byłaby szeroka dla kolumny G najszerszą daną jest suma 6676 i kolumna byłaby znacznie węższa od F. Nie wyglądałoby to dobrze.

Aby uzyskać kolumny o równej szerokości należy zaznaczyć wszystkie, które mają zostać wyrównane i przeciągnąć szerokość dowolnej z nich do pożądanej wielkości – najlepiej tak aby mieścił się kwiecień.

Obramowania

Ustawmy którąkolwiek komórkę tabeli jako aktywną i wybierając kombinację klawiszy Ctrl+A zaznaczymy całą tabelę.

Skrót Ctrl+A najprościej zapamiętać kojarząc że jak A jak All po angielsku wszystko.

Następnie klikamy w dowolnym miejscu na zaznaczonym obszarze i

Proponuje wybrać polecenie ‘Wszystkie krawędzie’ (zaznaczona na poniższym rysunku) dla całej tabeli a potem powtórzyć proces wybierając ‘Gruba krawędź pola’.

Teraz możemy zaznaczyć tylko komórki z nagłówkami wierszy i dla nich ponownie wybrać pogrubione obramowanie, to samo zrobimy dla nagłówków kolumn.

Ikony obramowania udostępniają podstawowe i najczęściej używane obramowania, gdybyśmy jednak chcieli skorzystać z podwójnych linii lub ukośnego dzielenia komórek należy klikną prawym klawiszem myszy na wybranej komórce lub zaznaczonym wcześniej obszarze i z menu, które się pokaże wybrać opcję ‘Formatuj komórki...’.

Zostanie wyświetlone okno ‘Formatowanie komórek’, na karcie ‘Obramowanie’ mamy wszystkie możliwości formatowania, jakie udostępnia Excel. Najpierw wybieramy, jaka linia formatowania nas interesuje w oknie ‘Styl:’ a później klikamy z prawej strony, aby wskazać gdzie dana linia ma się znaleźć, wybierzmy ukośną linię zaznaczoną czerwonym kwadratem.

Scalanie komórek

Kolejną operacją będzie scalenie komórek. W komórkach B2 i B3 znajduje się ukośne linie które nie wyglądają dobrze.

Wybieramy komórki, które mają być scalone klikamy dowolną z nich prawym klawiszem myszy i wybieramy ikonę ‘Scal i wyśrodkuj’ pokazaną poniżej.

Polecenie to podobnie jak obramowania dostępne też jest ze Wstążki menu: ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’, ale nauczenie się używania prawego klawisza myszy znacznie przyspieszy pracę.

Wynik scalenia przedstawiony jest poniżej.

Scalimy także komórki dla 1Q a następnie pierwszego półrocza.

Po scaleniu komórek I2 i I3, stwierdzamy że wolelibyśmy aby nagłówek 1HY (pierwsza połowa roku) wyświetlany był w połowie wysokości nowej scalonej komórki. Klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie ‘Formatuj komórki…’.

W oknie ‘Formatowanie komórek’ na karcie ‘Wyrównanie’ wybieramy opcję ‘Do środka’ w menu ‘Pionowo:’.

Zmiana koloru tła komórki

Zmiana koloru tła komórki lub obszaru komórek, polega na wybraniu komórki/obszaru, kliknięciu prawym klawiszem myszy i po kliknięciu na strzałkę przy puszcze z farbą wybraniu koloru.

Jeżeli kolejny raz chcemy pokolorować komórki na ten sam kolor, nie musimy ponownie go wybierać, został zapamiętany, wystarczy kliknąć na ikonę puszki z farbą.

Malarz formatów

Następnie formatujemy wiersz z danymi dla Kategorii 1.

Proponuję ustalić pogrubioną czcionkę (ikona B – B jak Bold czyli po angielsku gruby).

Następnie wybieramy ‘Grubą krawędź pola’.

Oraz kolor Jasnozielony.

Jeżeli sformatujemy już jakąś komórkę, kolumnę lub wiersz i chcielibyśmy, aby inna komórka lub obszar miały taki sam format, zamiast powtarzać wszystkie operacje od nowa, lepiej użyć malarza formatów.

Zaznaczamy obszar ‘wzór’, czyli część tabeli będącą w wierszu 21.

Dwukrotnie klikamy lewym klawiszem myszy na ikonie ‘Malarza formatów’.

Jeżeli klikniemy raz będziemy mogli użyć wzorca tylko raz, jeżeli dwa razy, będziemy mogli go używać tak długo aż wybierzemy inne polecenie lub wciśniemy klawisz ‘Esc’.

Klikamy w komórkę B25 i cały wiersz tabeli przyjmuje właściwe formatowanie, następnie klikamy w komórkę B29, po czym wciskamy klawisz ‘Esc’ na klawiaturze.

Możliwe jest skopiowanie formatowania jednej komórki od razu na większą ilość przyległych komórek, jak i skopiowanie formatowania obszaru na obszar większy.

Innym sposobem sformatowania kilku obszarów tak samo jest ich jednoczesne zaznaczenie przed formatowaniem. Aby zaznaczyć kilka obszarów na raz wystarczy podczas ich zaznaczania myszą trzymać wciśnięty klawisz Ctrl.

Linie siatki

Raporty i tabele z reguły wyglądają lepiej, jeśli wyłączymy linie siatki.

Aby włączyć lub wyłączyć linie siatki wybieramy z karty: ‘WIDOK’ polecenie ‘Linie siatki’.

W przypadku tego raportu linie siatki już wcześniej były wyłączone.

Zawijanie tekstu

Po operacjach opisanych powyżej nasza tabela powinna wyglądać tak jak poniżej.

Ponieważ opis ostatniego wiersza ‘Suma dla wszystkich brandów’ jest dość długi możemy umieścić go w 2 linijkach.

Aby to zrobić klikamy polecenie ‘Zawijaj tekst’, które znajdziemy na karcie ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’.

Do opcji zawijania tekstu możemy też dojść klikając na komórce prawym klawiszem i wybierając ‘Formatuj komórki…’.

W oknie ‘Formatuj komórki’ wybieramy kartę ‘Wyrównywanie’, które oprócz zawijania tekstu pozwala na:

- ustawianie tekstu w komórkach, (np. pionowo)

- wybór poziomego i pionowego sposobu wyrównywania tekstu (np poziomo i pionowo wyśrodkowany)

- scalanie komórek

Tekst będzie teraz widoczny w 2 lub większej ilości wierszy, szerokość wiersza możemy dopasować ręcznie, lub dwukrotnie klikając na kresce rozdzielającej numeryczne oznaczenia wierszy.

Dodawanie znaku ‘Enter’ w pasku formuły

Aby samemu móc zadecydować jak tekst w komórce ma zostać podzielony na linijki, podczas zmieniania tekstu, wciskamy przycisk lewy Alt i Enter. Efektem będzie wprowadzenie do tekstu znaku przejścia do kolejnej linijki.

Pasek formuły trzeba będzie rozszerzyć aby widocznych było kilka linijek tekstu. Przeciągamy linię zaznaczoną na poniższym rysunku w dół.

Zmiana wielkości czcionki

Aby zmienić czcionkę w komórce lub obszarze komórek najłatwiej jest zaznaczyć obszar dla którego chcemy to zrobić, po czym wybrać właściwy rozmiar z rozwijanego pola wyboru znajdującego się wśród ikon (pokazane na rysunku poniżej).

Polecam używanie ikon znajdujących się obok, z których pierwsza powiększa czcionkę a druga zmniejsza – jest to sposób szybszy niż wybór wielkości czcionki.

Ukrywanie / odkrywanie wierszy i kolumn

Ukrycie wierszy lub kolumn polega na ich zaznaczeniu i wybraniu lewym klawiszem myszy, kliknięciu prawym klawiszem i wybraniu polecenia ‘Ukryj’.

Aby odkryć ukryty wierz zaznaczamy co najmniej jeden wiersz przed nim i jeden po nim, zaznaczenie większej ilości niczego nie zmienia.

Klikamy je prawym klawiszem i wybieramy polecenie ‘Odkryj’.

Aby mieć pewność że odkryjemy wszystkie ukryte wiersze w arkuszu należy kliknąć dwukrotnie na prostokącie znajdującym się na lewo od kolumny A i powyżej wiersza 1.

Klikamy prawym klawiszem myszy na którymkolwiek oznaczeniu wiersza i z menu wybieramy opcję ‘Odkryj’.

zrobienie tego samego dla kolumn da nam pewność że wszystkie komórki w arkuszu są widoczne.

Dane w ukrytych komórkach pozostają niezmienione i są nadal wykorzystywane prze formuły.

W poniższym przykładzie (Arkusz: ‘Formatowanie 4’) w ukrytej komórce B4 znajduje się liczba, 1 która jest przez Excel wliczana do sumy znajdującej się w komórce B6.

UWAGA: domyślnie wykresy w Excelu nie korzystają z danych znajdujących się w ukrytych komórkach.

Unikanie niszczenia formatowania

Podstawową zasadą formatowania komórek powinno być odkładanie tego na sam koniec naszej pracy, kiedy już będziemy pewni, jaki układ będzie miał nasz raport. Jeżeli zrobimy to wcześniej, wklejanie, kopiowanie i inne operacje, mogą popsuć nasze formatowanie i będziemy musieli wykonać je od nowa.

Często jednak zmiany już po sformatowaniu są nie do uniknięcia, o tym jak je przeprowadzić, aby nie popsuć formatowania można przeczytać w lekcji: Kopiowanie.

Style

Twórcy Excela przygotowali wiele formatów, którymi możemy się posłużyć przygotowując dokumenty w Excelu.

Największą ich zaletą jest to że niedoświadczeni użytkownicy Excela mogą szybko uzyskać profesjonalnie wyglądający arkusz.

Style działają poprawnie tylko dla nieskomplikowanych tabel, czy innych obiektów.

Przykład 2.

(Arkusz ‘Formatowanie 2’)

W arkuszu ‘Formatowanie 2’ znajduje się tabela z danymi. Zawiera ona tylko jeden wiersz z nagłówkami kolumn i nie posiada sum, może więc być sformatowana jako tabela. Ustawiamy aktywną komórkę na dowolnej komórce tabeli i z karty ‘Narzędzia główne’ wybieramy polecenie ‘Formatuj jako tabelę’, po czym wybieramy wzór kolorów który nam odpowiada.

Pojawi się okienko, w którym jesteśmy proszeni o potwierdzenie czy obszar tabeli został właściwie rozpoznany. Klikamy OK.

Tabela zostanie sformatowana zgodnie z wybranym wzorem.

Jeżeli nie odpowiada nam to, że komórki nagłówków zawierają symbole filtra, możemy ustawić aktywną komórkę w tabeli i wyłączyć filtr wybierając ‘Sortuj i filtruj’ a później polecenie ‘Filtruj’.

Ćwiczenie możemy uznać za zakończone.

Więcej o zaletach i niedogodnościach tabel w Excelu można przeczytać w lekcji ‘Tabela’.

Więcej o filtrze w lekcji ‘Filtr’.

Powyższym sposobem nie można sformatować tabeli z przykładu 1, choćby z tego powodu że zawiera ona 2 wiersze nagłówków kolumn.

Przykład 3.

(Arkusz ‘Formatowanie 3’)

W arkuszu ‘Formatowanie 3’ znajduje się wykres słupkowy, po jego zaznaczeniu i kliknięciu ikony z pędzlem będziemy mogli wybrać styl wykresu z dostępnych standardowych stylów. Styl wykresu jest na bieżąco zmieniany podczas przeciągania myszą po dostępnych stylach. Styl zostanie wybrany gdy klikniemy jeden z nich.

Możemy też wybrać paletę kolorów po kliknięciu karty ‘KOLOR’.

Po zmianie stylu wykresu, zmienimy jeszcze styl czcionki jego tytułu.

Zaznaczamy tytuł klikając go i z karty ‘PROJEKTOWANIE’ wybieramy jeden ze stylów tekstu.

Formatując arkusze Excela należy pamiętać aby wygląd był dostosowany do zadania jakie ma spełniać dany arkusz.

Częstym błędem początkujących jest używanie wymyślnych stylów, aby zrobić wrażenie na odbiorcy, niestety robi to wyłącznie wrażenie braku profesjonalnego podejścia.

Więcej na ten temat w lekcji: Profesjonalne Raporty dla Zaawansowanych.