Kopiowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Kopiowanie.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2013: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2013.zip

Ta lekcja może być obejrzana lub przeczytana poniżej.

Film wygląda najlepiej jeśli będzie odtwarzany w rozdzielczości 720p HD, rozdzielczość można zmienić dopiero po uruchomieniu filmu klikając na ikonie trybika która pojawi się w prawym dolnym rogu poniższego ekranu. Po kilku sekundach od zmiany obraz wyostrzy się.

Podstawy

(Arkusz ‘Kopiowanie 1’)

W poniższym przykładzie mamy tabelę przedstawiającą dane sprzedaży dla 10 brandów, z rozbiciem na 6 miesięcy.

Aby uzupełnić nagłówki, nie wpisując ich ręcznie, ale kopiując, wybieramy pierwszy z nich ‘brand 1’ i stajemy kursorem myszki na małym czarnym kwadraciku znajdującym się w prawym dolnym rogu komórki (na poniższym rysunku zaznaczony czerwonym prostokątem).

Klikamy na tym kwadraciku lewym klawiszem i trzymając go wciśniętego, przesuwamy kursor myszy do ostatniej z komórek, do których ma być skopiowany nagłówek.

Jeżeli tekst, który kopiujemy kończy się lub zaczyna liczbą (np. brand 1, 1 grupa), jest nazwą miesiąca lub dnia tygodnia, Excel samoczynnie będzie go zmieniał, w przypadku tekstu z liczbą zwiększał ją o 1 w każdej kolejnej komórce, a w przypadku dni tygodnia i miesięcy, wprowadzał kolejny dzień tygodnia bądź miesiąc.

Gdy kopiujemy liczbę bądź tekst, dokładnie to samo zostanie wprowadzone do wszystkich komórek.

Na poniższym rysunku widać, że to, co będzie w ostatniej z komórek, do których kopiujemy pokazuje się w prostokącie widocznym przez cały czas, gdy przytrzymujemy lewy klawisz myszy podczas kopiowania.

Poniżej widać jak komórka zawierająca ‘styczeń’ jest kopiowana do 5 przyległych komórek, widzimy prostokąt z tekstem ‘czerwiec’, który zostanie wprowadzony do ostatniej z komórek.

Nie ma możliwości skopiowania jednej komórki przez przeciąganie jednocześnie do wierszy i kolumn, należy przeprowadzić 2 oddzielne operacje kopiowania, np. najpierw skopiować do całego wiersza, a potem ten wiersz na komórki leżące poniżej.

Wprowadzimy teraz formułę sumy w komórce C14 i skopiujemy ją poziomo tak aby została zsumowana sprzedaż także dla pozostałych miesięcy.

Jak widać na powyższym rysunku w przypadku kopiowania formuł, prostokąt z wartością dla ostatniej komórki nie jest pokazywany.

Znacznie szybszym sposobem na kopiowanie jest podwójne kliknięcie na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu aktywnej komórki.

Excel sam skopiuje komórki w dół na takiej długości, w jakiej wypełniona jest kolumna znajdująca się z lewej strony od aktywnej komórki, a jeżeli nie jest ona wypełniona na takiej jak kolumna z prawej. Jeżeli żadna z kolumn nie jest wypełniona nic się nie stanie.

Wprowadźmy teraz sumę dla ‘brandu 1’ i skopiujmy ją dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszy na uchwyt wypełnienia (częściej nazywany małym czarnym kwadracikiem).

Kopiowanie zatrzymało się na komórce I13 ponieważ w kolumnie obok do H13 były wpisane dane a w H14 jest formuła.

Kopiując w ten sposób wzdłuż jednorodnej kolumny kopiowanie doszłoby do końca kolumny. Można to przećwiczyć kopiując nazwę ‘brand 1’ od której zaczynaliśmy ten przykład.

Sposób ten znacznie przyspiesza pracę w przypadku długich tabel.

Sposób ten nie może być używany do kopiowania w poziomie.

Jeżeli jedna z komórek w kolumnie wzdłuż której kopiujemy jest pusta kopiowanie zatrzyma się w tym miejscu.

Polecenia Kopiuj, Wklej, Wytnij

Kopiować możemy też używając poleceń: ‘Kopiuj’ i ‘Wklej’

Aby skopiować aktualnie wybraną komórkę lub obszar należy je zaznaczyć i wybrać ikonę kopiuj z grupy ‘Narzędzia główne’.

Polecenie ‘kopiuj’ jest jednym z najczęściej używanych i dlatego zostało także udostępnione w menu, które jest pokazywane po kliknięciu w wybraną komórkę lub obszar prawym klawiszem myszy.

Aby wkleić skopiowane wcześniej dane należy kliknąć ikonę Wklej.

Można też wyciąć dane zamiast je kopiować, w takim przypadku dane znikną z oryginalnej komórki/obszaru ale dopiero po wklejeniu ich do nowej.

Proponuję poćwiczyć te operacje na dostępnej tabeli.

Jeżeli pomiędzy skopiowaniem/wycięciem a wklejeniem wykonamy jakąś inną operację w Excelu, program ‘zapomni’, co było kopiowane/wycinane.

Klawisze skrótów

Wygodnie jest używać klawiszy skrótów, które znacznie przyspieszają pracę:

Ctrl+C kopiowanie (C od ang Copy).

Ctrl+V wklej (V prawie jak polskie VVklej)

Ctrl+X wytnij (X przypomina nożyczki)

Należy zachować szczególną ostrożność przy kopiowaniu formuł, ponieważ adresy względne w formułach zmieniają się wraz z kopiowaniem. Więcej na ten temat można przeczytać w lekcji ‘Adresy Względne i Absolutne’.

Wklej specjalnie

Nie musimy kopiować ‘wszystkiego’ z danej komórki. Po wybraniu polecenia kopiuj i przejściu do komórki gdzie mają się znaleźć dane możemy kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu, które się rozwinie wybrać opcje ‘Wklej specjalnie...’

Wyświetli się poniższe okienko.

Najbardziej użyteczne opcje okna ‘Wklejanie specjalne’ to:

- Formuły – wkleja tylko formułę nie zmienia formatowania komórki.

- Wartości – wkleja wartość jaka znajdowała się w kopiowanej komórce, jeżeli była tam formuła, wkleja wartość, którą ona miała.

- Wklej łącze – wkleja link do komórki która była kopiowana, szczególnie użyteczne jeżeli potrzebujemy wielu linków pomiędzy plikami.

- Transpozycja – wkleja wiersze w kolumny, czyli np. tabelę poziomą jako pionową.

- Podziel – użyteczne do zmniany jednostki liczb. Mamy np, w dużej tabeli dane w zł a chcielibyśmy mieć dane w tys. zł. Wpisujemy w dowolnej innej komórce 1000, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy cały obszar gdzie dane mają zostać zmniejszone i wybieramy podziel, wszystkie dane zostaną podzielone przez 1000, co da nam dane w tys. zł.

Nie musimy przechodzić przez okno ‘Wklejanie specjalne’, większość poleceń ma swoje ikony skrótów.

Najbardziej popularnym poleceniem jest wklejanie wartości, które teraz przećwiczymy.

Do komórki C22 wkleimy wartość komórki I14.

Zaczynamy od zaznaczenia I14 i wybrania Ctrl+C.

W kolejnym kroku uaktywniamy komórkę C22, klikamy ją prawym klawiszem myszy i wybieramy ikonę ‘Wklej specjalnie…’ - ‘Wartości’.

Przećwiczmy teraz wklejanie łączy a później dzielenie.

1. Zaznaczamy obszar I4:I14 i kopiujemy go (Ctrl+C).

2. Uaktywniamy komórkę M4 i klikamy ją prawym przyciskiem myszy.

3. Klikamy przycisk ‘Wklej łącze’ w lewym dolnym rogu okna ‘Wklej specjalnie’.

W efekcie powyższej operacji w komórce M4 jest teraz link do komórki I4.

Ponieważ w kolumnie M zgodnie z nagłówkiem mają znajdować się dane w tysiącach, podzielimy je teraz wszystkie przez 1000.

W dowolnej komórce np. O4 wpisujemy ‘1000’, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy obszar M4:M14 i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’.

W oknie ‘Wklejanie specjalne’ wybieramy opcję ‘Podziel’ i klikamy ‘OK’.

W efekcie powyższej operacji wszystkie łącza zostały podzielone przez 1000.

Dane wyglądają lepiej po dodaniu jednego miejsca po przecinku.

Prawy przycisk myszy i wybranie poniżej pokazanej ikony.

Kopiowanie prawym klawiszem.

(Arkusz: ‘Kopiowanie 2’)

W poniższym przykładzie chcielibyśmy skopiować formułę z komórki I3 do poniższych komórek, ale tak aby nie popsuć ich formatowani.

Wybranie kwadracika lewym klawiszem i przeciągnięcie go na dół popsuje formatowanie, ponieważ z komórki I3 skopiowana zostanie nie tylko formuła sumy, ale także formatowanie.

Jeżeli ‘mały czarny kwadracik’ klikniemy PRAWYM klawiszem i przeciągniemy w dół, po zwolnieniu prawego klawisza, wyświetli się menu pozwalające wybrać opcję ‘Wypełnij bez formatowania, dzięki temu skopiowana zostanie tylko formuła.

Wybranie opcji ‘Wypełnij bez formatowania’ powinno dać efekt taki jak poniżej.

Ten sam efekt można by uzyskać kopiując komórkę a później z Menu ‘Wklej specjalne’ wybierając opcję ‘Formuły’, ale użycie prawego klawisza jest znacznie szybsze.

Użycie klawisza Ctrl podczas kopiowania

(Arkusz: ‘Kopiowanie 3’)

To czy podczas kopiowania będzie wciśnięty klawisz Ctrl ma duży wpływ na wynik kopiowania.

Przeanalizujmy to na podstawie 4 poniższych przykładów.

Skopiujmy komórkę B5 do poniższych 9 komórek klikając lewym przyciskiem myszy na uchwycie wypełnienia i przesuwając wskaźnik myszy w dół.

Zróbmy to samo dla komórki C5, przy czym przed puszczeniem lewego klawisza wciśnijmy i przytrzymajmy klawisz Ctrl.

Przed puszczeniem lewego klawisza myszy Excel pokazuje jaką wartość będzie miała ostatnia z komórek do których kopiujemy.

Po wciśnięciu klawisza Ctrl zmienia się ona z ‘10 grupa’ na ‘1 grupa’.

Przytrzymanie klawisza Ctrl w tym przypadku powoduje nie zwiększanie o 1 numeracji grup.

Gdy kopiujemy nazwy miesięcy (lub dni) przytrzymanie Ctrl spowoduje nie wprowadzanie do kolejnych komórek kolejnych miesięcy, ale skopiowanie tego samego.

Dla cyfr, kopiowanie bez Ctrl kopiuje tą samą cyfrę a z Ctrl zwiększoną o 1.

(Dokładnie odwrotnie niż dla tekstu z liczbami, dlaczego tak zostało zrobione – nie wiem.)

Jeżeli natomiast zaznaczymy kilka liczb, w tym przypadku 2 komórki z cyframi 10, 20 i przeciągniemy uchwyt wypełnienia bez Ctrl komórki zostaną wypełnione arytmetycznym ciągiem liczbowym opartym na różnicy zaznaczonych komórek.

Jeżeli przytrzymamy Ctrl, komórki te zostaną skopiowane poniżej w takim samym układzie.

Więcej możliwości kopiowania z wykorzystaniem wcześniej ustalonych list opisuje lekcja: ‘Listy Niestandardowe’.

O kopiowaniu formatów można przeczytać w lekcji ‘Formatowanie’.