Profesjonalne Raporty Podstawy

W dużych korporacjach raporty są z reguły przygotowywane w jednym dziale i dystrybuowane do wszystkich zainteresowanych i uprawnionych pracowników. Dział przygotowujący raporty zwykle nazywa się działem Analiz, Systemów lub Raportowania i oprócz przygotowywania raportów także analizuje dane i na ich podstawie opracowuje wnioski i sugestie dalszych działań dla kierownictwa firmy oraz działów Marketingu i Sprzedaży.

Raporty takie są zwykle wykorzystywane nie tylko przez osoby polskojęzyczne i z tego powodu wszystkie opisy powinny być w języku angielskim.

Podstawowymi cechami raportów przygotowywanych dla dużej grupy osób powinny być:

- przejrzystość

- łatwość użytkowania,

- łatwość przygotowywania

Przejrzystość

Wygląd raportu musi być zachęcający a nie odstraszający, cała tabela z danymi powinna się mieścić na jednym ekranie, a dane muszą być ułożone w logiczny sposób, czyli np.: 2015 rok, plan na 2016, wynik dla 2016 roku.

Wiele osób lubi wydrukować sobie taki raport – jeżeli mamy takich użytkowników najlepiej będzie gdy nasze raporty przyjmą formę pliku pdf a całość będzie mieścić się na jednej kartce A4.

Łatwość użytkowania – Wymagaj znacznie mniej od odbiorców

Raporty muzą być ‘user friendly’, nie mogą wymagać od użytkowników zaawansowanych umiejętności obsługi Excela. Wiele osób np. nie potrafi używać tabel przestawnych i nie możemy wymagać od nich, aby się nauczyły (szczególnie, że z reguły są to osoby na kierowniczych stanowiskach).

Raportów analizujących dane sprzedaży bardzo potrzebują przedstawiciele handlowi ich kierownicy regionalni, wreszcie szef działu Sprzedaży. Z reguły są to ludzie kontaktów, dobierani tak aby w łatwy sposób nawiązywali relacje, nie zrażali się porażkami, byli zorientowani na wynik. Takie miękkie umiejętności międzyludzkie z reguły nie łączą się ze zdolnościami analitycznymi.

Zadaniem analityków jest dostosować się do odbiorców, zarówno ich potrzeb jak i możliwości. Stwierdzenie, że raporty są bardzo dobre tylko użytkownicy do nich nie dojrzeli świadczy źle wyłącznie o autorze takiego poglądu.

A jeśli raport jest tak ułożony że prowadzi użytkownika przez różne dane aby pomóc mu wysnuć wnioski pozwalające na zmiany w alokacji środków i wysiłków, to już gramy w najwyższej lidze.

To dzięki optymalnej alokacji środków firma może budować przewagę konkurencyjną, o która tak trudno gdy produkty czy usługi wielu firm są tak bardzo do siebie podobne.

Łatwość przygotowywania

Raport powinniśmy przygotować tak, aby w przypadku zmian nie trzeba było dokonywać przeróbek raportu, a jedynie skopiować nowe dane do odpowiedniego (z reguły ukrytego) arkusza. Formatka z danymi dla użytkownika sama musi wyszukiwać i dokonywać odpowiednich przeliczeń na danych źródłowych.

Można także napisać makro, które będzie wykonywać wszystkie potrzebne operacje po wprowadzeniu nowych danych.

Poniżej przedstawiam raport, w którym użytkownik korzystając z ‘drop-down’ menu może wybrać:

- Kraj, dla którego dane go interesują lub region. (Country/Cluster)

- Rodzaj waluty, dolary lub waluty lokalne (LC – local currency / cUSD – constant dollars)

- Kategorie z podziałem na brandy lub Całkowita sprzedaż z podziałem na kategorie (Category)

- Okres, na który dane mają zostać zliczone, w poniższym przykładzie wybrano okres od stycznia do marca, czyli pierwszy kwartał, ale może to być dowolny inny okres (From – To:)

Raport ten przedstawia 4 rodzaje danych: Sprzedaż (Sales), Marżę (DP% - Direct Profit %), Sprzedaż w sztukach (Units) oraz Średnią cenę produktu (Sales / Units). Wszystkie dane dla poprzedniego roku, wartości planowane oraz wyniki lub najbardziej aktualne projekcje.

W filtrze kraju do wyboru są wszystkie kraje CEE, oraz ich suma.

Po wybraniu kategorii, część raportu pokazywana wcześniej jest ukrywana i pokazywane są elementy podrzędne wybranej grupy.

Makro ukrywające odpowiednie linie jest przypisane do menu wyboru kategorii i każda zmiana wyboru uruchamia je. Utworzenie takiego makra zostało dokładnie opisane w lekcji ‘Konstrukcja Select Case’

Dzięki menu wyboru okresu możemy wybrać sumę danych dla dowolnej sumy miesięcy. Dzięki zastosowaniu takiego podwójnego wyboru można a łatwy sposób śledzić wyniki YTD (Year To Date), czyli od początku roku do chwili obecnej, sprawdzić sumę dla kwartału, półrocza lub innego okresu.

To jak przygotować taką funkcjonalność zostało opisane w lekcji ‘Formularze’.

Kolejna zakładka przedstawia te same dane, ale w ujęciu pokazującym wszystkie okresy na raz.

W tym wypadku nie wybieramy okresu ani waluty a tylko kraj, grupę lub jej element oraz wskaźnik, który nas interesuje poniżej opisany jako KPI (key performance indicator).

W tym przypadku oprócz formuł wyszukujących odpowiednie dane, zostało zastosowane makro, które po wybraniu wskaźnika formatuje obszar z danymi tak, aby np. sprzedaż była podana bez liczb po przecinku a marża jako wartość procentowa.

Ostatnia zakładka tego raportu to wykres, który także posiada pola wyboru danych, które mają być prezentowane.

Dzięki tak przygotowanemu raportowi użytkownicy, nie muszą tracić czasu na szukanie danych a mogą od razu przejść do ich analizy co ma istotny wpływ na wyniki ich pracy.

Strzałki

Dzięki strzałkom użytkownik raportu już na pierwszy rzut oka będzie mógł ocenić jak przedstawiają się wyniki.

Strzałki uzyskujemy dzięki formatowaniu warunkowemu, które zostało opisane w lekcji o takim tytule.

Formatowanie Raportu

Aby raport dobrze wyglądał warto jest ukryć wszystkie arkusze nie przeznaczone dla użytkownika.

Kolejną operacją będzie pozostawienie linii z szarym tłem nad arkuszem i kolumny z szarym tłem po jego lewej stronie. Jeśli tak samo pokolorujemy wiersze poniżej raportu oraz kolumny na prawo od niego uzyskamy efekt postrzegany jako szare tło.

Dodatkowo ukrywamy Pasek formuły, Linie siatki i nagłówki (wierszy i kolumn) odznaczając z karty ‘Widok’ odpowiednie pola według poniższego rysunku.

Pole kombi

Dzięki wykorzystaniu pola kombi możemy dać użytkownikom naszych raportów możliwość filtrowania danych przekraczające możliwości oferowane przez filtry czy tabele przestawne.

Pola takie są także znacznie łatwiejsze w użytkowaniu, co jest szczególnie ważne jeśli przygotowujemy raporty dla dużej grupy (należy pamiętać, że według przeprowadzonej ankiety określenie ‘tabela przestawna’ wzbudza strach u 91% użytkowników Excela).

Praca z polami kombi została dokładnie opisana w lekcjach ‘Formularze’ i ‘Instrukcja Select Case’.

Raporty z grafiką, filmami, dźwiękami.

Bardziej zaawansowane raporty łączą wiele elementów wykorzystywanych w podstawowych raportach.

Dzięki połączeniu filtrowaniu powiązanemu z drop down menu z tabelami przestawnymi i makrami, które uruchamiają się na skutek zmiany wyboru lub naciśnięcia przycisku, możemy w praktyce uzyskać każdy efekt i maksymalnie ułatwić dostęp do danych dla użytkowników.

Bardzo dobre efekty daje dodanie elementów graficznych do raportów, elementy te pokazywane są w zależności do tego, jakie dane chce obejrzeć użytkownik.

Możemy na przykład dodać:

- Zdjęcia z reklam, których koszt i stopę zwrotu prezentuje raport.

- Zdjęcia produktów, których wyniki sprzedaży/koszty przeglądamy

- Strony z folderu/katalogu/ulotki reklamowej, których wyniki sprzedaży są pokazywane poniżej.

Poniżej jeden z wielu możliwych przykładów takich raportów. Zdjęcia zmieniają się dzięki makru, które uruchamia się po dokonaniu zmian w filtrach tabeli przestawnej.

Raporty powinny nie tylko dawać łatwy dostęp do danych, ale także prezentować je w sposób, dzięki któremu dane te łatwo będzie zrozumieć i zinterpretować.

Jednym z takich sposobów może być dodanie do raportu automatycznego kreatora wykresów typu ‘walking graph’, prezentującego, które brandy/produkty/akcje wpłynęły na sprzedaż pozytywnie a które obniżyły ją.

W tym przypadku konieczne okazało się użycie makr, które w zależności od danych zmieniały kolory na wykresie oraz dobierały odpowiedni format liczb w zależności od tego czy prezentujemy zmianę w wysokości 1 234 czy -0,13.

Aby wykres łatwo było kopiować do prezentacji PowerPoint, w których z reguły używa się czarnego lub innego ciemnego tła, wszystkie opisy oraz osie i słupki mają kolor biały a wykres nie posiada tła ani obramowania.

Przypomnę jeszcze, że nie należy się ograniczać wyłącznie do Excela.

Programem który mogę polecić jest Think-Cell http://www.think-cell.com/ (język angielski).

Znacznie przyspiesza i ułatwia współpracę Excel – Powerpoint, ponadto oferuję wiele udogodnień niedostępnych w Excelu.

Na poniższym rysunku prezentuję tworzenie strzałek łączących 2 dowolne punkty wykresu, obliczają one zmianę w wartościach absolutnych i procentowych, aby zmienić początek lub koniec takiej strzałki wystarczy przeciągnąć kotwicę widoczną na poniższym rysunku do jednego z punktów zaznaczonych czerwonym kółkiem.

Na poniższym slajdzie z Programu PowerPoint przedstawiam wykres typu ‘waterfall’ przygotowany w programie Think-Cell, oprócz tego, że w przeciwieństwie do Excela taki wykres został uwzględniony i łatwo go wykonać, program ten daje wiele innych możliwości.

Łatwo można uciąć długie słupki, co jest zaznaczone podwójną ukośną linią.

Dla poszczególnych serii wzrosty/spadki mogą być rozbite na mniejsze kategorie.

Dodatkowo liczby zaznaczone pogrubieniem w opisie poniżej wykresu zostały skopiowane z wykresu i jeśli dane w Excelu ulegną zmianie, automatycznie zmieni się zarówno wykres jak i dane w komentarzach.

Program ten nie zmieni niestety odpowiednio komentarzy, ale jeśli powstanie kiedyś program, który by to potrafił, z pewnością zdobędzie ogromną popularność.

Więcej informacji na temat Profesjonalnych Raportów w lekcji ‘Profesjonalne Raporty dla Zaawansowanych’