Triki dla Ekspertów

Przykład opisany w tej lekcji dostępny jest w arkuszu Excela: Triki dla Ekspertów.xlsx, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2013: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2013.zip

W tej lekcji przedstawiam różne pomocne i zupełnie nie związane ze sobą tricki, które nie pasowały do innych lekcji, bądź też były zbyt zaawansowane aby dodać je do lekcji dla początkujących lub zaawansowanych.

Przykład 1.

(Arkusz: ‘Czas’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Film wygląda najlepiej jeśli będzie odtwarzany w rozdzielczości 720p HD, rozdzielczość można zmienić dopiero po uruchomieniu filmu klikając na ikonie trybika która pojawi się w prawym dolnym rogu poniższego ekranu. Po kilku sekundach od zmiany obraz wyostrzy się.

Jeżeli wykonujemy operacje na czasie i wielkość w godzinach przekracza 24h wynik jaki zobaczymy może nas zaskoczyć.

W poniższym przykładzie zsumowano godziny pracy pewnej osoby. Przez 12 dni ta osoba pracowała po około 8h dziennie a suma wynosi 1h 41min.

Odpowiedni format czasu dla takich przypadków został przewidziany w Excelu.

Po zmianie sumaryczny czas pracy jest wyświetlany prawidłowo.

Przykład 2.

(Arkusz: ‘Wykres’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Jest wiele sposobów pokazywania danych na wykresach, jeżeli chcemy oznaczyć coś obrazami możemy wkleić obraz w słupku wykresu co zostało pokazane w lekcji ‘Wykresy dla Zaawansowanych’.

Prościej będzie powtórzyć dany symbol wiele razy przy danych liczbowych.

Funkcją służącą do powtarzania jest POWT().

W tym przykładzie w Regatach bierze udział 16 zawodników, zdobyli oni od 0 do 10 punktów.

Ilość punktów obrazujemy używając funkcji POWT(), która powtarza symbol zamknięcia nawiasu kwadratowego, który sformatowany w czcionce Wingdings wygląda jak koło sternika.

Gdy wartości jakie chcemy zobrazować są dużymi liczbami nikt nie będzie dodawał stu ikon bo wcale nie będzie to czytelne. Dobrym rozwiązaniem jest wtedy podzielenie wartości przez największą z wartości w zakresie i przemnożenie wyniku przez maksymalną ilość ikon jakie chcemy widzieć. Moim zdaniem 10 to liczba, którą łatwo jest zrozumieć użytkownikom.

Ten sam sposób zadziała dla wartości ułamkowych.

Oprócz czcionek: Wingdings, Wingdings2, Wingdings3, duży wybór ciekawych ikon oferuje czcionka: Webdings.

Dostępne znaki możemy przeglądać po wybraniu polecenia ‘Symbol’ z karty ‘WSTAWIANIE’.

Gdy chcemy użyć znaku który nie ma swojego odpowiednika na klawiaturze możemy posłużyć się kodem znaku i funkcją ZNAK().

Przykład 3.

(Arkusz: ‘Tagi inteligentne’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Gdy kopiujemy komórki przeciągając za uchwyt wypełnienia (mały czarny kwadracik w prawym dolnym rogu aktywnej komórki) pojawiają się tagi inteligentne.

Po rozwinięciu listy opcji możemy wybrać co chcemy skopiować, np. tylko formaty albo tylko formuły bez formatowania.

Ilość opcji zależy od tego co kopiujemy.

Moim zdaniem jedyną użyteczną opcją jaką oferują jest ‘Wypełnianie błyskawiczne’.

Po wpisaniu Witold w pierwszej komórce kolumny Imię i skopiowaniu go w dół, wybieramy ‘Wypełnianie błyskawiczne’.

Excel domyśla się że chodziło nam o część tekstu z kolumny obok do pierwszej spacji i wypełnia kolumnę imionami.

Gdy tą samą operację powtórzymy dla nazwisk…

Przekonamy się że Excel poradził sobie ze wszystkimi przypadkami gdzie występowało tylko imię i nazwisko, poradził sobie z inicjałem w wierszu 15 oraz drugim imieniem w wierszu 16, ale poległ na podwójnym nazwisku w wierszu 17.

Użycie funkcji tekstowych dobrze opisanych w ramach tego kursu daje większą kontrolę nad tego typu operacjami a ‘Wypełnianie błyskawiczne’ sugeruję używać tylko w prostych przypadkach.

Dostęp do ‘Wypełniania błyskawicznego’ jest też możliwy przy kopiowaniu prawym klawiszem myszy, więc najwygodniej będzie wyłączyć tagi inteligentne.

W Opcjach programu Excel na karcie ‘Zaawansowane’ odznaczamy opcje ‘Pokaż przycisk opcji wklejania po wklejeniu zawartości’ oraz ‘ Pokaż przyciski opcji wstawiania’.

Przykład 4.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Bardzo wygodną funkcją Excela jest możliwość wysłania arkusza Excela na którym akurat pracujemy e-mailem.

Wybieramy PLIK à Udostępnij à Wyślij w wiadomości e-mail à Wyślij jako załącznik.

Nie musimy zapisywać zmian jakie dokonaliśmy w pliku od ostatniego zapisania, wysłany zostanie plik nie w wersji ostatnio zapisanej ale obecnej.

Jeżeli pracujemy na nowo utworzonym pliku, którego jeszcze nie zapisywaliśmy wcale nie musimy go zapisywać ani przed ani po wysłaniu. Excel wyśle plik w obecnej wersji.

Excel dobrze współpracuje ze wszystkimi powszechnie używanymi programami pocztowymi.

Przykład 5.

(Arkusz: ‘Nazwy’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Komórkom Excela można nadać nazwy i zamiast np. D3 używać w formułach własnych nazw np. Region1. Jest to szczególnie przydatne gdy format pliku źródłowego zmienia się i te same dane trafiają do różnych komórek, nazwy własne pozwolą formule odnaleźć właściwe dane.

Wybieramy komórkę której chcemy nadać nazwę, wchodzimy w pole nazwy znajdujące się w lewym górnym rogu nad numerami wierszy i nadpisujemy tam adres komórki nazwą, czyli np. zmieniamy D3 na Region1.

Komórka z nazwą własną wciąż może także być określana standardowo np. jako D3.

Nazwy nie mogą zawierać spacji ani znaków specjalnych poza kropką i dolnym myślnikiem. Można używać cyfr ale cyfra nie może być pierwsza. Wielkość liter nie jest brana pod uwagę przez Excela.

W formułach nazwy możemy wpisywać z klawiatury ale wygodniej będzie kliknąć komórkę której nazwa ma być wprowadzona lub też przejść do niej strzałkami na klawiaturze.

W formułach możemy dowolnie łączyć nazwy wprowadzone przez nas i adresy komórek.

Na karcie FORMUŁY znajdziemy Menedżer nazw, który może być przydatny dla osób korzystających z wielu nazw własnych.

W ten sam sposób można też nadawać nazwy dla zakresów wielu komórek.

Po zmniejszeniu powiększenia widoku poniżej 40% nazwy zakresów dla obszarów są pokazywane w arkuszu Excela.

Nadawanie nazw nie działa wstecz. Formuły używające adresów komórek lub zakresów, którym później nadamy nazwy nie zostaną zmienione.

Możemy wprowadzić nazwy zamiast adresów i zakresów automatycznie korzystając z polecenia ‘Definiuj nazwę’ à ‘Zastosuj nazwy…’, które znajdziemy na karcie ‘FORMUŁY’.

Wybieramy wszystkie nazwy, które mają zastąpić adresy komórek lub zakresów i potwierdzamy klikając ‘OK’.

Jeżeli zaznaczymy obszar, któremu chcemy nadać nazwę a następnie klikniemy polecenie ‘Definiuj nazwę’, Excel domyśli się że prawdopodobnie będziemy chcieli nadać taką samą nazwę jak nagłówek wiersza lub kolumny, którą zaznaczyliśmy i zasugeruje taką nazwę. Dzięki temu możemy znacznie przyspieszyć nadawanie nazw.

Przykład 27 tej lekcji pokazuje ciekawe sposób wykorzystania nazw.

Osobiście nie jestem zwolennikiem nadawania nazw komórkom, ale czasami każdy użytkownik otrzymuje pliki z nazwami w formułach więc znajomość zagadnienia uważam za niezbędną.

Przykład 6.

(Arkusz: ‘Nazwy’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

W poprzednim przykładzie nadawaliśmy nazwy komórkom lub ich zakresom. W tym przypiszemy do nazwy stałą, która nie będzie w żadnej komórce.

W firmie w danym roku do przeliczeń używa się stałego kursu €, jest on nazywany korporacyjnym kursem euro – w skrócie kk€.

Chcielibyśmy przypisać wartość 4,15 do nazwy kk€.

Z karty ‘FORMUŁY’ wybieramy polecenie ‘Definiuj nazwę’.

Wprowadzamy nazwę kk€.

Która ma być używana w całym Skoroszycie, można też zdefiniować taką stałą tylko dla jednego arkusza.

W polu ‘Odwołuje się do:’ zamiast adresu komórki wprowadzamy stałą wartość korporacyjnego kursu €.

Akceptujemy klikając ‘OK’.

Od tego momentu możemy się posługiwać tą stałą w formułach, będzie ona też sugerowana przez Excela gdy w formule rozpoczniemy wprowadzanie formuły, zawsze gdy nazwa stałej zaczyna się od takiej litery jaką wprowadziliśmy.

Korzystanie ze stałej ma także tą zaletę, że nie musimy pamiętać o poprawnym adresowaniu absolutnym podczas kopiowania komórek.

Menedżer nazw pokazuje także wprowadzone przez użytkownika stałe.

Nazwę można także przypisać do formuły, którą często używamy i nie chcemy jej wprowadzać bo jest długa i skomplikowana.

Poniżej pokażę to na prostym przykładzie.

Często obliczamy zmianę procentową pomiędzy dwoma komórkami leżącymi obok siebie.

Utwórzmy nazwę ‘zm’ dla formuły obliczającej zmianę procentową.

Jeśli aktywną komórką jest np. F29, wprowadzamy z klawiatury formułę =D29/E29-1.

Wskazanie komórek w arkuszu potrwa dłużej ponieważ będziemy musieli usuwać nazwy arkuszy i adresowanie absolutne.

Utworzona w ten sposób formuła jest uniwersalna i nie ma znaczenia to że wprowadzaliśmy w nią adresy D29 i E29, oblicza zmianę pomiędzy komórką będącą o 1 kolumnę na lewo a komórką będącą o 2 kolumny na lewo.

Jeśli w komórkę prowadzimy ‘=zm’ Excel pokaże na podstawie których komórek będzie dokonywać obliczeń.

Na pasku formuły zobaczymy =zm, a w komórce zostanie wyświetlony wynik.

Kopiujemy formułę poniżej. W każdej z komórek zobaczymy tylko =zm i prawidłowy wynik zmiany procentowej.

Formułę możemy użyć w dowolnym miejscu skoroszytu.

Formuła pokazuje z których komórek będzie korzystać, ale nie ma możliwości przesunięcia tych komórek, więc nie ma możliwości użycia tak nazwanej formuły gdy dane są np. jedna nad drugą.

Użycie w adresowaniu komórek adresów absolutnych spowoduje odwoływanie się zawsze do tych samych komórek, podanie w adresowaniu komórek nazwy arkusza spowoduje, że odwołania z dowolnego z arkuszy tego skoroszytu zawsze będą dotyczyć podanego arkusza.

UWAGA: Wiedza o tym, że można używać nazw w stosunku do komórek i ich zakresów, jest dość popularne wśród zaawansowanych użytkowników Excela.

Ale nazywanie stałych i funkcji może wprowadzić w konsternację osoby z którymi podzielisz się Twoimi plikami. Więc jeśli zależy Ci na zrozumieniu przez użytkowników Twoich formuł pamiętaj o jednoczesnym ich edukowaniu.

Przykład 7.

(Arkusz: DNI.ROBOCZE)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Jak obliczyć czas trwania projektu?
Dla dni kalendarzowych wystarczy odjąć od daty początkowej datę końcową i dodać 1. Dodajemy jeden bo pierwszy i ostatni dzień też są wliczane.

Jeżeli interesuje czas trwania w dniach roboczych możemy użyć funkcji:
=DNI.ROBOCZE(data_pocz;data_końc)
która oblicza ile jest dni roboczych pomiędzy 2 datami.

Jeżeli początek projektu to 6 lipca 2015 (poniedziałek) a koniec to 10 lipca 2015 (piątek) to funkcja właściwie obliczy że pomiędzy tymi datami było 5 dni roboczych.

Funkcja zawsze wlicza zarówno dzień rozpoczęcia jak i zakończenia okresu.

UWAGA: funkcja pomija wyłącznie soboty i niedziele, święta musimy odjąć samodzielnie.

Jeżeli początek okresu to 1 czerwca 2015 (poniedziałek) a koniec to 5 czerwca 2015 (piątek) funkcja poda właściwą liczbę dni roboczych wyłącznie wtedy gdy wprowadzimy tabelę z dniami świątecznymi, zawierającą dzień wolny 4 czerwca.

Gdybyśmy woleli obliczać bez dnia początkowego lub końcowego od wyniku funkcji należy odjąć jeden, jeżeli zarówno bez dnia początkowego jak i końcowego od wyniku odejmujemy 2.

W obliczeniach dla dłuższych okresów należy wziąć pod uwagę, że pracownicy nie będą pracować we wszystkie dni wyliczone przy użyciu tej funkcji.

Za święto przypadające w sobotę należy się dzień wolny, do tego dochodzą urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, etc…

Listę świąt i ilość dni pracy w każdym roku dość łatwo znajdziemy w internecie np. na stronie:

http://www.kalendarzswiat.pl/swieta/wolne_od_pracy/2016

Przykład 8.

(Arkusz: ‘Formatowanie’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

W arkuszu ‘Formatowanie’ pewien pracownik przygotował 24 tabele z danymi o sprzedaży 12 produktów w sztukach i złotych.

Inny pracownik, który dalej będzie pracował nad tymi danymi, postanowił rozpocząć pracę od zmiany formatowania wszystkich tabel ponieważ szczerze nienawidzi koloru zielonego.

Gdyby struktura wszystkich tabel była taka sama mógłby sformatować jedną a później użyć ‘Malarza formatów’ aby skopiować preferowane formatowanie na kolejne 23 tabele.

Zamiast tego skorzysta ze skrótu Ctrl+H, który otwiera okno ‘Znajdowanie i zamienianie.

Przed wybraniem Ctrl+H powinna być zaznaczona tylko jedna komórka, aby zamienianie dotyczyło całego arkusza a nie wyłącznie zaznaczonego obszaru.

Ewentualnie można też skorzystać z polecenia ‘NARZĘDZIA GŁOWNE’ à ‘Znajdź i zaznacz’ à ‘Zamień…’.

W oknie tym klikamy przycisk ‘Opcje > >’.

A następnie ‘Format…’ dla wiersza rozpoczynającego się od ‘Znajdź:’.

Szukamy wyłącznie komórek, które mają jasno zielone tło.

Po kliknięciu OK przechodzimy do ‘Format’ w wierszu ‘Zamień na:’, gdzie wybieramy nowy kolor tła, oraz pogrubienie czcionki.

Tak zdefiniowaną zamianę formatowania potwierdzamy klikając ‘Zamień wszystko’.

Excel informuje nas ile zmian w formatowaniu dokonał:

Triku tego można używać także dla wielu arkuszy na raz, wystarczy przed wybraniem Ctrl+H zaznaczyć arkusze, których zamiana ma dotyczyć.

W tym przykładzie pomijamy fakt, że pokazywanie danych w tak wielu oddzielnych tabelach jest zarówno nieczytelne jak i utrudnia dalszą pracę z takimi danymi.

Przykład 9.

(Arkusz: ‘Tekstowe’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Często nie mamy dużego wyboru jeśli chodzi o dostawcę danych źródłowych, a ich jakość pozostawia wiele do życzenia.

Zmorą osób porównujących dane z różnych źródeł są nadmiarowe spacje, w ich usunięciu pomoże funkcja USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY.

W poniższym przykładzie usuniemy zbędne dla nas spacje przed nazwami i ewentualne inne.

Funkcja usuwa spacje przed i po tekście, a gdy między wyrazami lub cyframi występuje więcej niż jedna pozostawia tylko 1.

Funkcję kopiujemy w dół, jej wyniki wklejamy jako wartości w kolumnie C, po czym możemy skasować kolumnę B.

Czasami występują problemy z Polską czcionką, zamiast polskich liter w wyrazach występują ‘dziwne znaczki”.

W tej tabeli zamiast litery ń zostały wstawione znaki #.

Posłużymy się funkcją PODSTAW.

Funkcja działa poprawnie niezależnie od ilości zamian koniecznych do wykonania w danej komórce.

Równie dobrze a może i szybciej moglibyśmy zamienić # na ń korzystając z Ctrl+H, ale znajomość funkcji PODSTAW może pomóc w bardziej skomplikowanych przypadkach, jeden z nich prezentuję na końcu tego przykładu.

W trzeciej tabeli chcielibyśmy przed imionami i nazwiskami osób w tabeli dodać zwroty ‘Pan’ lub ‘Pani’.

Zacznijmy od znalezienia spacji rozdzielającej imię od nazwiska.

Dla jasności tłumaczenia następny etap wykonam w kolejnej kolumnie, gdyby nie było to tłumaczenie kolejną funkcję od razu należałoby nakładać na pierwszą.

Ostatnią literę przed spacją wytnę korzystając z funkcji FRAGMENT.TEKSTU

Tytuł wybierzemy korzystając z funkcji JEŻELI.

Lub w nieco krótszej wersji:

A złożenie wszystkich 3 funkcji będzie wyglądać tak: ="Pan"&JEŻELI(FRAGMENT.TEKSTU(I3;SZUKAJ.TEKST(" ";I3)-1;1)="a";"i ";" ")&I3

Gdy nazwisko jest pierwsze sytuacja jest jeszcze prostsza do wycięcia ostatniej litery imienia zamiast złożenia funkcji SZUKAJ.TEKST i FRAGMENT.TEKSTU możemy posłużyć się wyłącznie funkcją PRAWY.

Tak przygotowana funkcja będzie działać poprawnie dla polskich imion i nazwisk, nazwiska podwójne lub dwa imiona nie będą stanowiły dla niej problemu, ale imię obcokrajowca np. Alex (które może być zarówno imieniem żeńskim jak i męskim) już zdecydowanie tak.

Problemem poza zasięgiem Excela są też imiona i nazwiska złożone z wielu członów typu: ‘Hop Sun Pan’, gdy bez konsultacji z osobą znającą specyfikę kraju lub język, nawet nie dowiemy się czy 2 człony ma imię czy nazwisko.

W ostatnim ćwiczeniu tego przykładu policzymy ile razy dany tekst (znak, kilka znaków, wyraz, kilka wyrazów etc.) występują w danej komórce.

Poszukiwanym tekstem będzie popularne w niektórych regionach Polski nazwisko: ‘Pupa’. Tekstu tego będziemy poszukiwali bez względu na wielkość liter.

Zacznijmy od policzenia ilości znaków w komórce N3, gdzie znajduje się tekst.

W kolejnym kroku zamieniamy szukany tekst na nic – czyli dwa cudzysłowia.

Liczymy ile znaków pozostało.

Ile znaków ubyło.

Oraz ile znaków ma poszukiwany tekst.

Gdy podzielimy ilość znaków które ‘ubyły’ przez długość tekstu otrzymamy informację ile razy poszukiwany tekst występuje.

Rozwiązanie powyższe ma tą wadę, że funkcja PODSTAW zamienia tylko teksty w których wielkość liter jest taka sama jak we wzorze – w komórce S3.

Aby zmusić funkcję PODSTAW do zamiany wszystkich wyrazów niezależnie od wielkości liter, zamienimy wszystkie litery komórki N3 na małe wykorzystując funkcję LITERY.MAŁE.

Po tej zmianie poszukiwany tekst zostaje znaleziony 3 razy.

Funkcja po złożeniu jak zwykle wygląda dość skomplikowanie, choć problem nie należy do szczególnie zawiłych =(DŁ(N3)-DŁ(PODSTAW(LITERY.MAŁE(N3);S3;"")))/DŁ(S3).

Gdybyśmy chcieli policzyć ile razy w danym obszarze komórek występuje komórka z wyrazem wartością lub tekstem - odpowiednia funkcja została opisana w lekcji ‘Funkcje i Formuły Tablicowe’.

Przykład 10.

(Arkusz: ‘Wprowadzanie’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Po wpisaniu danych do komórki Excela zazwyczaj akceptujemy je Enterem, ale jeśli kolejna komórka w którą będziemy wprowadzać dane jest np. na prawo wygodniej będzie wcisnąć strzałkę w prawo.

Jeśli wprowadzamy dane do tabeli, możemy zaznaczyć obszar danych które będziemy wprowadzać i po wpisaniu każdej przechodzić do kolejnej tabulatorem. Będziemy poruszać się od aktywnej komórki w prawo, a gdy dojdziemy do końca wiersza od pierwszej komórki od lewej w wierszu poniższym.

Po dojściu do najniższej prawej komórki obszaru Excel przechodzi do najwyższej lewej.

Obszar nie musi być ciągły, suma zaznaczonych komórek nie musi stanowić prostokąta.

Zamiast tabulatora można także używać klawisza Enter.

Przykład 11.

(Arkusz: ’Warunkowe’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Przeglądanie tabel zawierających wiele kolumn bardzo ułatwia sformatowanie co drugiego wiersza innym kolorem naprzemiennie.

Tabelę dla której chcemy zastosować takie formatowanie możemy przekształcić do formatu „Excelowej” tabeli i od razu formatować wybierając jedną z opcji kolorystycznych dostępnych po kliknięciu ‘Formatuj jako tabelę.

Jeśli ktoś nie lubi zdefiniowanych tabel Excela, ten sam efekt może uzyskać przy pomocy formatowania warunkowego.

Zacznijmy od wprowadzenia w komórkę A4, funkcji MOD, która podaje resztę z dzielenia.

Liczbą jaką będziemy dzielić jest wynik funkcji WIERSZ(), która poda numer wiersza, komórki w której się znajduje.

Podzielimy ten numer przez 2, dzięki czemu po skopiowaniu w dół uzyskamy naprzemiennie jedynki i zera.

Tak przygotowaną formułę kopiujemy jako tekst.

Zaznaczamy tabelę (sugeruję bez nagłówków kolumn) i przechodzimy do okna ‘Nowa reguła formatowania’, gdzie ją wklejamy (ewentualnie przepisujemy).

Wybieramy format wierszy nieparzystych – dla których wynikiem funkcji MOD będzie jedynka – traktowana tak jak PRAWDA.

Po kliknięciu OK, formatowanie zostanie zastosowane.

Możemy teraz skasować zawartość kolumny A, która służyła wyłącznie do wytłumaczenia jak działa funkcja =MOD(WIERSZ();2).

Gdybyśmy chcieli kolorować np. po 2 wiersze wystarczy mała modyfikacja formuły.

Co trzeci wiersz nie formatowany:

Itd.

Przykład 12.

(Arkusz: ‘Schowek’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Funkcjonalność kopiuj-wklej w Excelu ma swoje ograniczenia. Jeśli coś skopiujemy a potem chcemy to wkleić w inne miejsce, Excel zapomina o kopiowaniu gdy pomiędzy tymi czynnościami zrobimy coś innego, np. wprowadzimy jakąś daną. Posługując się Ctrl+C/Ctrl+X i Ctrl+V możemy też przenosić tylko jeden element na raz

Ograniczeń takich nie ma Schowek pakietu Office, który uruchamiamy klikając na małą strzałkę znajdującą się na karcie ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’.

Schowek pokazuje wszystkie elementy jakie były ostatnio kopiowane. Zarówno w Excelu jak i innych programach.

Klikając na jeden z tych elementów wkleimy go do arkusza, klikając z jego prawej strony zobaczymy menu pozwalające go wkleić do arkusza lub usunąć.

Na poniższym rysunku widzimy że możemy wkleić obrazy – dwa pierwsze elementy, tabelę z Excela – trzeci, tekst z Worda – czwarty, tabelę niesformatowaną – element piąty, oraz ponownie tabelę z Excela.

Po kilku próbach łatwo jest dojść do wprawy w posługiwaniu się Schowkiem pakietu Office.

Funkcjonalność ta będzie szczególnie użyteczna gdy chcemy przeklejać wiele danych pomiędzy arkuszami Excela, porządkować dane, lub przeklejać je pomiędzy programami pakietu Office np. z Excela do Worda lub odwrotnie.

Przykład 13.

(Arkusz: ‘Grafika’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Programami, które zazwyczaj służą do prezentacji wyników analiz są Power Point (element pakietu MS Office) i Prezi.

W Excelu także mamy możliwość wstawiania Kształtów, ale jest to polecenie rzadko używane w tym programie.

Znajdziemy je na karcie ‘WSTAWIANIE’.

W tym przykładzie firma od maja osiągała znacząco lepsze wyniki niż w pierwszych 4 miesiącach roku.

Prezes nie jest zadowolony z poniższego wykresu prezentującego te dane ponieważ nie podkreśla on w wystarczający sposób wzrostu wielkości sprzedaży.

Zamierzony przekaz staje się znacznie bardziej czytelny po zmianie skali aby minimum było w 2200, a wykres miał dobrze kojarzący się kolor zielony i był pogrubiony.

Dodatkowo postanowiono dodać strzałkę która pokazuje kierunek zmian oraz jakie wyniki są przewidziane na przyszły rok.

Tak dodany kształt będzie się zmieniał wraz z dodawaniem/kasowaniem/zmianą szerokości kolumn i wierszy.

Po kliknięciu na grafikę prawym klawiszem myszy i wybraniu polecenia ‘Rozmiar i właściwości…’ będziemy mieć możliwość modyfikowania właściwości.

Możemy wybrać następujące właściwości dla grafiki:

‘Przenieś i zmień rozmiar wraz z komórkami’ (Domyślna)

‘Przenieś z komórkami, ale nie zmieniaj rozmiaru’

‘Nie przenoś ani nie zmieniaj rozmiaru z komórkami’

‘Przenieś i zmień rozmiar wraz z komórkami’ jest domyślnym wyborem, który będzie najwłaściwszy w większości przypadków.

Na tej karcie możemy też odznaczyć opcję ‘Drukuj obiekt’, będzie on wtedy widoczny na ekranie monitora ale nie drukowany.

W praktyce nawet gdy wybrana jest opcja ‘Przenieś i zmień rozmiar wraz z komórkami’ gdy zmieniają się proporcje obrazu, ręczna modyfikacja i ponowne dopasowanie do wykresu i tak będzie konieczne.

Obraz jest „połączony” z komórkami a nie z wykresem, przesunięcie wykresu lub zmiana jego rozmiarów nie będzie miało wpływu na grafikę.

Tak samo możemy postępować w przypadku grafik SmartArt i WordArt.

Przykład 14.

(Arkusz: ‘Grafika’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Wykres będący w arkuszu możemy łatwo przenieść aby stał się Arkuszem Wykresu.

Klikamy obszar wykresu prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie ‘Przenieś wykres…’.

Wybieramy opcję ‘Nowy arkusz’ i potwierdzamy wciskając ‘OK’.

Ikony pokazane w poniższym oknie pozwalają szybko zrozumieć jaki efekt uzyskamy.

Uzyskujemy wykres będący oddzielnym arkuszem.

Dokładnie taka sama jest procedura gdy chcemy dokonać zmiany w drugą stronę zamieniając wykres będący arkuszem w wykres osadzony w arkuszu.

Przykład 15.

(Arkusz: ‘F9’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Jeżeli w jakiejś komórce chcielibyśmy zamiast formuły mieć wartość, bo np. planujemy skasować komórki zawierające dane źródłowe, możemy po wpisaniu formuły zamiast Enter (lub strzałka) wcisnąć F9.

Dla formuł nie operujących na zakresach wielu komórek

à F9 à

W formułach zawierających zakresy wielu komórek, zakresy te zostaną zamienione na tablice wprowadzone, w których będą po kolei wszystkie liczby z zakresu wprowadzone jako wartości.

à F9 à

Ale gdy zamiast wewnątrz zakresu ustawimy kursor przed lub za nawiasem cała funkcja zostanie zamieniona na jedną wartość.

à F9 à

Klawisz F9 działa gdy jesteśmy w trybie edycji komórki, gdy wciśniemy go dla formuły wprowadzonej już wcześniej, gdy tylko wybrana jest dana komórka nic się nie stanie.

W takim wypadku musimy wejść do komórki i następnie wcisnąć F9.

Niestety nie ma możliwości użycia F9 do zamiany formuł na wartości w wielu komórkach na raz.

W codziennej pracy z Excelem wciąż niezastąpione pozostaje makro, które kopiuje zawartość komórek, wkleja w to samo miejsce wartości i kończy operację kopiowania.

Jak nagrać i używać takie makro pokazane jest w pierwszej lekcji kursu poświęconego VBA.

Przykład 16.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Ctrl+N – Otwiera nowy arkusz Excela (N od New).

Ctrl+O – Otwiera okno dialogowe ‘Otwieranie’ (O od Open).

Ctrl+1 – Otwiera okno dialogowe Formatowanie komórek

Ctrl+F4 zamyka aktualnie używany skoroszyt, w poprzednich wersjach Excela były zawsze widoczne dwa symbole X. Wyżej położony do zamknięcia Excela i niższy do zamknięcia pliku. Obecnie gdy używamy tylko jednego pliku, aby go zamknąć nie zamykając Excela trzeba wybrać ‘PLIK’ a następnie polecenie ‘Zamknij’. Skrótem jak zwykle szybciej.

Ctrl+; – Połączenie klawisza Ctrl i średnika wstawia w daną komórkę bieżącą datę. Tak wstawiona data tym różni się od funkcji =DZIŚ(), że nie będzie aktualizowana.

Ctrl+Shift+; – Jeśli do tego połączenia dodamy jeszcze Shift wstawimy w komórkę bieżącą godzinę.

Ctrl+Spacja – Zaznacza kolumnę / kolumny dla zaznaczonej komórki / komórek.

Shift +Spacja – Zaznacza wiersz / wiersze dla zaznaczonej komórki / komórek.

Ctrl+D – kopiuje zawartość komórki do zaznaczonego obszaru w dół

Ctrl+R – kopiuje zawartość komórki do zaznaczonego obszaru w prawo

Pełną listę skrótów dostępnych w Excelu 2013 wraz z opisami można znaleźć na stronie:

https://support.office.com/pl-pl/article/Skr%C3%B3ty-klawiaturowe-w-programie-Excel-6a4319ef-8ea9-45d1-bd98-f238bf953ba6?ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL

Przykład 17.

(ćwiczenia można przeprowadzić w nowym arkuszu, przykład wykonany arkusz: ‘SmartArt’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Programami, które zazwyczaj służą do prezentacji wyników analiz są Power Point (element pakietu MS Office) i Prezi.

W Excelu także mamy możliwość wstawiania SmartArt, ale jest to polecenie rzadko używane w tym programie.

Znajdziemy je na karcie ‘WSTAWIANIE’.

Mamy do wyboru wiele grafik przygotowanych tak aby były użyteczne w typowych korporacyjnych sytuacjach jak prezentowanie procesów czy hierarchii służbowej.

Grafiki podzielone są na grupy, dzięki czemu łatwiej je przeglądać i wybrać najbardziej odpowiednią.

W tym przykładzie przygotujemy Hierarchię firmową.

Wybieramy pierwszą z grafik i klikamy przycisk OK.

Standardowa prosta hierarchia jest dodawana do arkusza Excela.

Teksty do prostokątów wprowadzamy klikając na wybrany i pisząc na klawiaturze. Wielkość czcionki jest dostosowywana automatycznie tak do ilości tekstu i wielkości prostokąta w którym tekst ten ma się zmieścić.

Na karcie ‘PROJEKTOWANIE’ dostępnej gdy wybrana jest grafika SmartArt możemy zmieniać Style i Układy wybranej grafiki.

W lewym górnym rogu znajdziemy polecenia umożliwiające modyfikowanie grafiki, np. poprzez dodawanie nowych stanowisk do hierarchii.

Wybierzmy dolny środkowy prostokąt i kliknijmy strzałkę przy poleceniu ‘Dodaj kształt’.

Jeśli po kliknięciu strzałki wybierzemy ‘Dodaj kształt po’ spowoduje to dodanie kolejnego stanowiska na prawo od wybranego na tym samym poziomie.

Taki sam efekt będzie miało wybranie ‘Dodaj kształt przed’ z tą różnicą że stanowisko będzie po lewej stronie.

Wybranie polecenia ‘ Dodaj kształt poniżej’ powoduje dodanie podwładnego.

‘Dodaj asystenta’ dodaje

Aby skasować wybrane stanowisko wystarczy je wybrać i wcisnąć klawisz ‘Delete’ na klawiaturze.

Używając tych kilku poleceń możemy utworzyć dowolnie rozbudowane struktury hierarchiczne.

Przy dodawaniu wielu podwładnych użyteczny będzie klawisz F4 który powtarza ostatnią operację.

Następnie możemy wybrać odpowiadające nam formatowanie.

Inne grafiki SmartArt także możemy modyfikować, ich kształty i możliwości dostosowywania do naszych potrzeb są różne ale sposoby ich zmieniania analogiczne do zaprezentowanych powyżej.

Przykład 18.

(Arkusz: ‘Format daty i czasu’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Generalnie sugerowałbym używać wszędzie gdzie to tyko możliwe standardowego formatu daty Excela czyli np. 2015-09-16 oraz standardowego formatu czasu czyli np. 12:45:12.

Dzięki temu będziemy przyzwyczajać użytkowników do takiego formatu i ilekroć będą musieli wprowadzić gdzieś datę lub czas zwiększa się prawdopodobieństwo że zrobią to właściwie, a operacje na wprowadzonych datach nie będę wymagały wcześniejszej obróbki danych funkcjami tekstowymi.

Ale gdyby ktoś chciał w tej kwestii urozmaicić wygląd formatów daty i czasu to Excel oferuje dużo możliwości.

W poniższych tabelach prezentuję przykładowe kombinacje formatu daty i czasu.

Oprócz standardowych elementów daty i czasu możemy wprowadzać także teksty przykładem może być kombinacja tekstów i godzin oraz minut: "Jest "gg:mm", czas coś zjeść!".

Format zawsze wprowadzamy w oknie ‘Formatowanie komórek’, na karcie ‘Liczby’, wybieramy kategorię ‘Niestandardowe’, która pozwala na wprowadzanie własnych formatów.

Format raz wprowadzony zostanie przez Excela zapamiętany.

Nie ma możliwości użycia formatu, który odmieniałby nazwy miesięcy (np. 4 marca). Jeśli zależy nam na takim zapisie konieczne byłoby przygotowanie funkcji VBA.

Jako przykład praktycznego zastosowania mogę podać sprawdzanie dnia tygodnia, bez używania funkcji.

Mamy tabelę etapami procesu z dużą ilością dat, chcielibyśmy się upewnić czy osoba ją przygotowująca na pewno się nie pomyliła i nie wprowadziła soboty lub niedzieli jako jednej z dat.

Daty są w standardowym formacie

zamieniamy na format dddd.

Po czym wracamy do standardowego formatu wybierając Ctrl+Z.

Przykład 19.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Plik Excela można oznaczyć jako ‘Wersja ostateczna’.

Plik taki jest oznaczany żółtym paskiem pokazanym poniżej i można go jedynie przeglądać.

Sens całej ten funkcjonalności burzy przycisk widoczny na żółtym pasku ‘Edytuj mimo to’, którym można wrócić z wersji ostatecznej do takiej w której edycja i zapisywanie są możliwe bez ograniczeń.

Przykład 20.

(Arkusz: ‘Scenariusze’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Na karcie ‘DANE’ po wybraniu polecenia ‘Analiza warunkowa’ znajdziemy Menedżera scenariuszy.

Narzędzie to służy do utworzenia kilku scenariuszy z różnymi zestawami danych wejściowych i prezentowania ich w arkuszu Excela.

Po jego wybraniu jeśli wcześniej nie pracowaliśmy w danym arkuszu nad scenariuszami zobaczymy poniższe okno.

Wybierzmy polecenie ‘Dodaj…’.

Dodajemy pierwszy scenariusz, który będzie prezentował takie dane jakie obecnie widzimy w arkuszu.

Nazwa scenariusza to ‘bez zmian’, zmieniane komórki to C5 i C6 – koszt surowców, oraz C9 kurs €.

Kilka komórek wprowadzamy przytrzymując Ctrl.

Akceptujemy klikając OK.

Dane takie jak w arkuszu zostaną wprowadzone automatycznie. Tylko je akceptujemy poprzez wybranie OK.

Następnie dodajemy kolejne scenariusze wg poniższych rysunków.

Nowe wartości możemy wprowadzać bezpośrednio lub jako formuły wykorzystujące wartości będące obecnie w komórkach.

Poniżej założono spadek wszystkich wartości o 10%, czyli przemnożenie przez 0,9.

Scenariusze nie przechowują formuł, przeliczają je na wartości o czym poinformuje poniższy komunikat.

Scenariusze możemy edytować po wybraniu przycisku ‘Edytuj…’, wybierzmy to polecenie aby poprawić literówkę.

Po edycji do komentarzy dodawana jest informacja o tym kto i kiedy edytował ten scenariusz.

Dodajemy kolejne 2 scenariusze

Mając wprowadzone 4 scenariusze możemy je pokazywać w arkuszu Excela i sprawdzać jak te zmiany wpłyną na ostateczny wynik lub wyniki przy bardziej skomplikowanych wyliczeniach.

Klikając na przycisk ‘Pokaż’ wprowadzamy dane z wybranego scenariusza do arkusza Excela.

Jeśli wybierzemy polecenie ‘Podsumowanie…’ zostaniemy poproszeni o wskazanie komórek wynikowych.

W naszym uproszczonym przykładzie jest to tylko komórka C10.

Po jej wskazaniu Excel dodaje nowy arkusz pokazujący jakie wartości przyjmą komórki(a) wynikowe(a) dla wszystkich wartości przewidzianych w scenariuszach.

Scenariusze dotyczą arkusza w którym zostały utworzone.

Możemy scalić scenariusze będące w kilku arkuszach używając polecenia ‘Scalaj…’.

Wyświetlone zostanie okno pozwalające wybrać inny arkusz, który zawiera scenariusze.

(nie można wybrać arkusza w którym scalanie zainicjowano).

Po scaleniu wszystkie scenariusze są widoczne jednoczeście.

Łatwą obsługę scenariuszy umożliwia polecenie ‘Scenariusz’, które należy dodać do Paska narzędzi Szybki dostęp.

Można je też dodać do Nowej grupy na jednej z kart Wstążki.

Polecenie to pozwala w szybki i wygodny sposób przełączać się pomiędzy zapisanymi scenariuszami.

Ta funkcjonalność Excela nie jest popularna i znajduje zastosowania wyłącznie w przypadku skomplikowanych modeli obejmujących wiele arkuszy, w takich przypadkach ze względu na wiele założeń cenne jest obejrzenie wyników co najmniej w kilku scenariuszach – często określanych jako pesymistyczny, realistyczny i optymistyczny.

Dla prostych przypadków jak ten przedstawiony w tym przykładzie wygodniej byłoby skopiować wszystkie formuły 4 razy i oglądać modele i wyniki będące obok siebie na jednym arkuszu.

Przykład 21.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Na karcie ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’, znajdziemy listę stylów, które pozwalają na szybkie formatowanie komórek.

Po kliknięciu na jednym ze stylów prawym klawiszem myszy będziemy mieć dostęp do poleceń odnoszących się do niego.

Styl możemy ‘Zastosować’ ale znacznie szybciej będzie kliknąć go od razu lewym klawiszem, więc to polecenie jest zbędne.

‘Modyfikowanie‘ zostanie bardziej szczegółowo opisane poniżej.

Styl możemy go też Duplikować co będzie przydatne gdy chcemy jednocześnie zachować taki styl ale także móc go zmodyfikować.

Możemy go ‘Usunąć’ lub też całą galerię dodać do paska narzędzi ‘Szybki dostęp’.

Gdy wybierzemy to ostatnie polecenie uzyskamy łatwy dostęp do stylów niezależnie od tego która z kart jest aktywna.

Po wybraniu polecenia ‘Modyfikuj’, zobaczymy kartę ‘Styl’ która może różnie wyglądać w zależności od tego który ze styli kliknęliśmy.

Niektóre ze styli zawierają ustawiony format dla: ‘Liczby’, ‘Wyrównanie’, ‘ Czcionka’, ‘Obramowanie’, ‘Wypełnienie’ oraz ‘Ochrona’.

Inne mają wpływ tylko na niektóre z nich co jest zaznaczone w kwadratach z lewej strony.

Po kliknięciu przycisku ‘Formatuj…’ uzyskamy dostęp do okna ‘Formatowanie komórek’ umożliwiającej modyfikowanie wybranego stylu.

Karty tego okna odpowiadają pionowej liście okna ‘Styl’.

Style będą użyteczne gdy chcemy zachować dokładnie jednolite formatowanie dokumentów np. kolejnych edycji jakiegoś raportu.

Edycja styli odnosi się tylko do pliku w którym została przeprowadzona.

Nie ma możliwości przygotowania zmiany stylu, która dotyczyłaby wszystkich plików otwieranych w Excelu.

Gdybyśmy chcieli aby nowe pliki Excela miały przygotowane przez nas style możemy przygotować nowy szablon.

Popularnym rozwiązaniem jest też kopiowanie ‘starego’ raportu i przerabianie go na nowy.

Przykład 22.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Polecenie ‘Nowe okno’ pozwala otworzyć ten sam plik w kilku oknach, co może być użyteczny gdy np. chcemy porównywać dane z kilku arkuszy, lub kopiować wybrane dane pomiędzy kilkoma arkuszami.

Zazwyczaj po wybraniu polecenia ‘Nowe okno’ będziemy korzystać z polecenie ‘Rozmieść wszystko’, które pokaże obok siebie oba widoki danego pliku.

Do nazw plików w obu lub większej ilości widoków za rozszerzeniem dodawane są cyfry dzięki czemu wiemy że plik otwarty jest w wielu widokach.

Przykład 23.

(Arkusz: ‘Format liczb’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Jeżeli obawiamy się że ktoś mógłby sfałszować wydrukowany przez nas dokument, dopisując/dodrukowując dodatkową cyfrę, na przykład dopisując jedynkę przed kwotę 1 000zł uzyskamy 11 000zł, możemy poprzedzić cyfry gwiazdkami, tak aby nie dało się tam już nic dopisać/dodrukować.

Zaznaczamy obszar w którym chcemy to wprowadzić.

Wybieramy Ctrl+1

Na karcie ‘Liczby’ wybieramy kategorię ‘Niestandardowe’ następnie 3 z formatów 0,00 i w okienku Typ: dopisujemy przed nim ** (aby dodać gwiazdki) # ## (aby dodać odstęp co 3 znaki) a za nim „ zł”.

W efekcie uzyskujemy zamierzony format.

Dopasowanie ilości gwiazdek nie jest idealne w każdym przypadku i zależy od szerokości cyfr w danej kwocie. W niektórych przypadkach mimo gwiazdek dałoby się dodrukować wąską cyfrę na początku np. jedynkę.

Możemy gwiazdki zastąpić innymi symbolami np. myślnikami, zapis formatu wygląda wtedy następująco: *-# ##0,00 zł.

A efekt jest tak jak poniżej.

Gdybyśmy umieścili w formacie gwiazdkę i myślnik za symbolem zł liczby zostałyby wyrównane do lewej i choć nic nie dałoby się dopisać nie wyglądałoby to profesjonalnie.

Lepszym rozwiązaniem jest użycie oprócz wartości liczbowej także kwoty zapisanej słownie.

Funkcja wprowadzająca automatycznie zapis słowny omówiona jest w części kursu poświęconej VBA.

Funkcja ta jest szczególnie użyteczna przy wystawianiu faktur.

Przykład 24.

(Arkusz: ‘Komentarze’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Używanie komentarzy dodawanych do komórek może stwarzać pewne problemy. Komentarze mogą zmieniać swoją wielkość podczas dodawania, przenoszenia lub kasowania wierszy czy kolumn.

Standardowe okienko komentarza można formatować zmieniając czcionkę, jej wielkość lub wyrównanie, kolor tła, a nawet wstawiając w komentarz obrazek.

Dostęp do formatowania uzyskamy po wstawieniu komentarza i kliknięciu jego obramowania prawym klawiszem myszy i wybraniu polecenia ‘Fomatuj komentarz…’.

Kliknięcie wewnątrz komentarza pozwoli formatować jedynie czcionkę.

Jeżeli na karcie ‘Kolory i linie’ wybierzemy polecenie ‘Efekty wypełnienia’ będziemy mogli wstawić w komentarz obraz.

W oknie ‘Efekty wypełninia’ wybieramy kartę ‘Obraz’ a następnie ‘Wybierz obraz…’.

Jeżeli chcemy połączyć obraz z tekstem możemy go zmienić przed wybraniem tak aby miał część na tle której dodamy tekst.

Po dodaniu obrazu możemy też dodać tekst.

Do zmiany wielkości czcionki czy wyrównania możemy też używać poleceń z karty ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’.

Przy użyciu tego triku można utworzyć ciekawe zbiory obrazów podpięte pod komórki Excela (tylko że Excel z założenia nie do tego służy).

Możemy też zmienić kształt komentarza. Polecenie ‘Zmień kształt’ którym się posłużymy nie należy do standardowych poleceń i musi wcześniej zostać dodane do Niestandardowej Karty na wstążce lub jako ikona do paska szybki dostęp.

PLIKà Opcjeà Dostosowywanie Wstążki à Wszystkie polecenia à wybieramy ‘Zmień kształ’ i dodajemy to polecenie do nowej niestandardowej grupy na niestandardowej karcie.

Wstawiamy komentarz, wprowadzamy w niego tekst, ustawiamy aby był widoczny, klikamy jego obramowanie a następnie właśnie dodane polecenie ‘Zmień kształt’.

Proponuję wybrać chmurkę w której zwyczajowo w komiksach są ujawniane czyjeś myśli.

Po wyśrodkowaniu tekstu, zmianie koloru tła i przeniesieniu źródła myśli tak aby zakrywało strzałkę ale było nie dłuższe niż ona, uzyskujemy całkiem ciekawy efekt.

Przykład 25.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

W katalogu XLSTART znajdują się pliki które mają być uruchamiane automatycznie przy uruchomieniu Excela. Jeżeli utworzyłeś lub nagrałeś makra znajdziesz w tym katalogu plik o nazwie PERSONAL, w którym przechowywane są makra. Plik ten jest otwierany przy każdym uruchomieniu Excela. Nie widzimy go ponieważ jest ukryty i służy jedynie do przechowywania makr.

Wszystkie pliki znajdujące się w tym katalogu będą automatycznie uruchamiane po uruchomieniu Excela.

Trik ten zadziała także wtedy gdy umieścimy w tym katalogu skrót do pliku który chcemy automatycznie uruchamiać po każdorazowym uruchomieniu Excela.

To gdzie znajduje się ten katalog zależy od tego gdzie został zainstalowany Excel na komputerze, najprościej będzie wybrać dysk C: i wprowadzić w prawym górnym rogu w okienko ‘Przeszukaj’ XLSTART.

Przykład 26.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Formuły najczęściej będziemy dodawać korzystając z ikony fx znajdującej się przy pasku formuły.

Taką samą funkcjonalność oferują polecenia dostępne na karcie ‘FORMUŁY’.

Moim zdaniem pokazanie tych samych poleceń na karcie ‘FORMUŁY’ jest zupełnie zbędne.

Przykład 27.

(Arkusz: ‘Obszary’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Wszyscy użytkownicy dobrze wiedzą że do oznaczenia obszaru komórek należy się posłużyć dwukropkiem i np. B2:G5 odnosi się do prostokątnego zakresu komórek w którego lewym górnym rogu jest komórka B2 a w prawym dolnym G5.

Istnieją dwa inne znaki pozwalające określać jaki wybór komórek nas interesują

Średnik pozwala oznaczyć obszar nieciągły, złożony z dwóch komórek, komórki i obszaru lub dwóch obszarów.

Po wprowadzeniu adresu E5;C2:D3 i wciśnięciu Entera zostanie zaznaczony poniżej pokazany obszar.

W pole nazwy będzie wyświetlana tylko aktywna komórką którą jest C2.

Spacja pozwala znaleźć część wspólną dwóch obszarów.

Gdy jest to jedna komórka zostanie podana wartość znajdująca się w niej.

Gdy brak jest części wspólnej zwrócony zostanie komunikat o błędzie.

Gdy wynikiem jest obszar a formułę wprowadziliśmy w jednej komórce także zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

Tylko gdy wprowadzimy takie odwołanie jak funkcje tablicową z góry wiedząc jakiej wielkości będzie część wspólna i kończąc wprowadzanie kombinacją klawiszy Ctrl+Shift+Enter otrzymamy część wspólną obu obszarów.

Znaków spacji i średnika możemy także używać w formułach oraz używając nazw komórek i zakresów opisanych w przykładzie 5 tej lekcji.

Jeżeli nadamy nazwy kolumną i wierszom możemy używać spacji do wyszukiwania przecięcia obu zakresów, podczas wpisywania formuły Excel będzie sugerował wprowadzone wcześniej nazwy

Osobiście nie widzę praktycznych zastosowań dla tej funkcjonalności Excela.

Przykład 28.

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

Po wybraniu PLIK a następnie ‘Informacje’ uzyskamy dostęp do różnych danych o aktualnie używanym pliku Excela.

W sekcji Właściwości możemy dodać tytuł, znaczniki i kategorie.

Opcje te rzadko są używane, a mogą być przydatne gdy chcemy umieścić plik Excela w Internecie i umożliwić jego wyszukiwanie po tagach jakie wprowadzimy.

Po kliknięciu strzałeczki przy ‘Właściwości’ i wybraniu ‘Właściwości zaawansowane’ uzyskamy dostęp do jeszcze większej ilości możliwych do dodania opisów danego pliku.

Po kliknięciu strzałki przy ‘Właściowościach’ i wybraniu polecenia ‘Pokaż panel dokumentu’ będziemy mogli wprowadzić tagi które ułatwią wyszukanie dokumentu w Internecie.

Przykład 29.

(Arkusz: ‘Wydruk’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

W tle wydruku na wszystkich stronach danego arkusza możemy dodać tekst lub obraz, który nie będzie widoczny podczas normalnej pracy w Excelu a pojawi się jedynie na wydrukach, oraz w podglądzie wydruku.

W prawym dolnym rogu okna Excela wybieramy ikonę ‘Układ strony’ następnie klikamy w środkowej części napisu ‘Kliknij aby dodać nagłówek’.

Wprowadzamy dużą ilość enterów aby napis nie był w nagłówku ale pod tabelami Excela. Wprowadzamy tekst np. ‘Materiały POUFNE’. Zwiększamy czcionkę i zmieniamy jej kolor na jasno szary, aby napis nie ograniczał czytelności dokumentu.

Po powrocie do widoku normalnego (ikona w prawym dolnym rogu Excela), napis nie będzie widoczny.

Pojawi się wyłącznie na podglądzie wydruku i na wydrukach które wykonamy.

Możemy też dodać obraz np. logo firmy. Ponownie wchodzimy w edycję nagłówka ustawiamy kursor pod napisem i z karty ‘PROJEKTOWANIE’ wybieramy polecenie ‘Obraz’.

Wybieramy obraz który chcemy wstawić.

Oprócz tekstu jest teraz także widoczny obraz.

Jeśli obraz sprawia że dane są mniej czytelne możemy go rozjaśnić.

Zaznaczamy go i z karty ‘PROJEKTOWANIE’ wybieramy ‘Formatuj obraz’, następnie w oknie ‘Formatowanie obrazu’ na karcie ‘Obraz’ podwyższamy Jasność.

Przykład 30.

(Arkusz: ’Zamierzone Odwołanie Cykliczne’)

Ten przykład może być obejrzany lub przeczytany poniżej.

W dość rzadkich przypadkach zachodzi potrzeba użycia odwołania cyklicznego do przeprowadzenia wyliczeń, które do obliczeń używają wyniku.

W poniższym przykładzie umowa z licencjodawcą zakłada, że jego tantiemy będą wynosić 10% ostatecznej ceny netto.

Mając dane koszty i zakładany zysk producenta wyliczamy cenę i później doliczamy do niej 10% opłaty licencyjnej, ale na skutek tego doliczenia zmienia się cena więc ponownie powinniśmy obliczyć wysokość opłaty itd. aż uzyskamy zmiany poniżej 1gr które nie będą już wpływać na cenę.

Obliczenia te może wykonać za nas Excel.

W komórkę C7 wprowadzamy formułę na marżę licencjodawcy.

Excel zgłosi problem wynikający z odwołania cyklicznego.

Po kliknięciu OK w komórce C7 pojawi się zero.

Aby takie odwołanie cykliczne zostało rozwiązane musimy przejść do ‘Opcji programu Excel’ i na karcie ‘Formuły’ zaznaczyć opcję ‘Włącz obliczanie iteracyjne’.

Od tego momentu dla tego skoroszytu będą możliwe tego typu obliczenia.

Uzyskany wynik spełnia założenia tego przykładu.