Znajdź / Zamień

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Znajdź Zamień.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2013: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2013.zip

Ta lekcja może być obejrzana lub przeczytana poniżej.

Film wygląda najlepiej jeśli będzie odtwarzany w rozdzielczości 720p HD, rozdzielczość można zmienić dopiero po uruchomieniu filmu klikając na ikonie trybika która pojawi się w prawym dolnym rogu poniższego ekranu. Po kilku sekundach od zmiany obraz wyostrzy się.

Przykład 1.

(Arkusz ‘Znajdź Zamień 1’)

Zaczniemy od znalezienia nazwiska Rogowski na długiej liście z danymi osobowymi.

Do wyszukiwania najlepiej posłużyć się kombinacją klawiszy Ctrl + F. Najprościej zapamiętać ten skrót kojarząc F z angielskim Find (czyli Znajdź).

Możemy też wybrać z Menu: ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’, ikonę lornetki a następnie polecenie ‘Znajdź…’.

W oknie, które się otworzy, wpisujemy interesujące nas nazwisko i klikamy przycisk ‘Znajdź następny’.

Aktywna komórka zostanie przeniesiona do pierwszego miejsca w którym występuje poszukiwane nazwisko.

Jak widać na tym przykładzie według standardowych ustawień polecenie to nie bierze pod uwagę wielkości liter (rogowski=Rogowski)

Po drugim kliknięciu ‘Znajdź następny’ przejdzie do kolejnej komórki, w której wpisane jest takie nazwisko, lub nic się nie stanie (jak w naszym przykładzie) co oznacza, że takie nazwisko występuje tylko raz.

Jeżeli wpiszemy nazwisko Szyperski i klikniemy przycisk ‘Znajdź wszystko’ wyświetlona zostanie lista z adresami wszystkich komórek, które zawierają taki ciąg znaków.

Aktywna komórka zostanie ustawiona na pierwszej z tych komórek.

Jeśli tabela, na której pracujemy, jest bardzo duża a nasz komputer nie należy do najszybszych, możemy przed wybraniem polecenia ‘Znajdź’ zaznaczyć obszar, który Excel ma przeszukiwać, znacznie przyspieszy to operację.

Podobnie jeśli chcemy przeszukać tylko część tabeli, zaznaczamy ją i przeszukiwanie ograniczy się tylko do tej części. Zawsze gdy zaznaczona jest więcej niż jedna komórka, przeszukany zostanie tylko zaznaczony obszar, więc jeśli chcemy przeszukać cały arkusz należy upewnić się, że przed rozpoczęciem wyszukiwania zaznaczyliśmy pojedynczą komórkę.

Możemy także przeszukiwać wiele arkuszy na raz, wystarczy przed uruchomieniem polecenia ‘Znajdź…’ zaznaczyć arkusze, które mają być przeszukane. Wiele arkuszy na raz zaznaczamy korzystając z klawiszy Shift lub Ctrl i klikając na ich nazwach. Te same zasady odnoszą się do polecenia ‘Zamień’.

Przykład 2.

(Arkusz ‘Znajdź Zamień 2’)

Polecenie ‘Znajdź’ pomija pozostały tekst jaki znajduje się w komórce, na poniższym przykładzie widać że słowo ‘próbka’ udało się znaleźć w 2 komórkach, pomimo że poprzedzały je inne znaki.

Na poniższym przykładzie widać także, że słowo próbka czasami było wpisywane bez polskich znaków jako probka.

Aby znaleźć wszystkie produkty tego typu niezależnie od pisowni należy poszukiwać wyrazu „pr?bka”.

Symbol ? zastępuje dowolną literę w ciągu znaków, a symbol * dowolny ciąg znaków.

Przykład 3

(Arkusz ‘Znajdź Zamień 3’)

W tym przykładzie grupie przedstawicieli handlowych przypisano trzy kategorie, w zależności od ilości obsługiwanych klientów.

Kategoria 3 dla przedstawicieli obsługujących od 1 do 49 klientów, itd. wg. tabelki w kolumnach J:K.

Spróbujemy teraz używając polecenia ‘Zamień’ zastąpić nazwy Kategorii (1,2,3) przedziałami z ilością klientów.

Ponieważ nie chcemy zamienić wszystkich cyfr 1, 2, 3 w tym arkuszu na nazwy kategorii konieczne jest zaznaczenie kolumny G przed wybraniem polecenia.

Polecenie ‘Zamień’ znajdziemy na karcie ‘NARZĘDZIA GŁÓWNE’, ikona lornetki, wybieramy polecenie ‘Zamień’.

Osoby, które często używają Excela zaoszczędzą sporo czasu gdy nauczą się korzystać ze skrótu Ctrl+H.

Jeśli wprowadzimy polecenie zastąp „3” przez „1-49”. Excel automatycznie dokona operacji na liczbach i zamiast oznaczenia przedziału 1-49 zobaczymy -48 co jest wynikiem operacji odejmowania.

Nam oczywiście nie chodzi o odejmowanie ale opis przedziału określającego ilość klientów, aby opis ten był traktowany jako tekst wstawiamy przed nim symbol apostrofu ‘. Wszystko co zaczyna się od apostrofu jest traktowane przez Excela jako tekst a symbol apostrofu ‘ nie jest wyświetlany w komórce.

Klikamy przycisk ‘Zamień wszystko’.

Excel dokonuje zamian i wyświetla okno z informacją o ich liczbie.

Dokładnie tą samą procedurę powtarzamy zamieniając „2” na „50-100”.

Excel dokonuje 15 zamian.

Problem pojawia się przy próbie zamiany kategorii „1” na „>100”.

Cyfra jeden występuje także w nazwie kategorii ‘1-49’ oraz ‘50-100’ i również te jedynki zostałyby zamienione.

Aby się tego ustrzec klikamy przycisk ‘Opcje >>’.

Po udostępnieniu dodatkowych opcji wybieramy ‘Dopasuj do całej zawartości komórki’.

Jest to niezwykle użyteczna opcja, którą warto zapamiętać.

Czasami używa się także polecenia ‘Uwzględnij wielkość liter’, pozostałe raczej nie są przydatne.

Po zaznaczeniu ‘Dopasuj do całej zawartości komórki’, klikamy przycisk ‘Zamień wszystko’ i uzyskujemy pożądany efekt.

Przykład 4.

(Arkusz ‘Znajdź Zamień 2’)

Polecenie Zamień często jest też używane do usunięcia zbędnych znaków w komórkach.

W poniższym przykładzie uznano, że słowo produkt przy każdej z nazw produktów jest całkowicie zbędne, znajduje się ono w nagłówku i to w pełni wystarczy.

Zaznaczamy obszar dla którego chcemy usunąć to słowo.

Otwieramy okno ‘Znajdowanie i zamienianie’. Polecenie to pamięta wybory jakich dokonaliśmy przy ostatnim jego użyciu, musimy więc odznaczyć opcję ‘Dopasuj do całej zawartości komórki’, używaną w poprzednim przykładzie.

UWAGA: także wtedy gdy Opcje są zamknięte, dokonane we wcześniejszych zamianach wybory nadal obowiązują.

Wprowadzamy słowo „produkt „ wraz ze spacją znajdującą się po nim w okienku ‘Zamień’

Okienko ‘Zamień na:’ pozostawiamy puste, a jeżeli coś się w nim znajduje wykasowujemy całą zawartość.

Klikamy przycisk ‘Zamień wszystko’.

Uzyskujemy pożądany efekt.

Przykład 5.

(Arkusze: ‘Znajdź Zamień 4’, ‘Rosja’, ‘Stany Zjednoczone’)

Polecenia Zamień można także używać do zamiany danych w formułach i adresach, np. do zamiany nazwy arkusza w odwołaniu do innego arkusza.

W tym przykładzie 4 formuły zawierające linki skopiujemy i zmienimy ich odwołania tak aby odnosiły się do innego arkusza o takiej samej strukturze.

Formuły odnoszą się obecnie do arkusza Rosja.

Arkusz Rosja.

Arkusz Stany Zjednoczone z takim samym układem wierszy i kolumn.

W arkuszu ‘Znajdź Zamień 4’ kopiuje formuły z kolumny Rosja do kolumny Stany Zjednoczone i zaznaczam je, w tej chwili pobierają one dane z arkusza Rosja.

W oknie polecenia ‘Znajdowanie i zamienianie’ wpisuję w Znajdź: Rosja, a w okienku ‘Zamień na:’ ‘Stany Zjednoczone’.

Uwaga: Umieszczenia nazwy arkusza ‘Stany Zjednoczone’ w apostrofach jest konieczne ponieważ nazwy arkuszy w których znajduje się spacja muszą zaczynać się i kończyć od apostrofu.

Umieszczenie nazwy arkusza, który nie zawiera spacji w apostrofach także nie będzie błędem.

Excel dokonuje 4 zamian, formuły korzystają z danych znajdujących się we właściwym arkuszu.

UWAGA:

Ze względu na błąd programu MS Excel 2013 przejście do innego programu podczas wyświetlania się okienka informującego o ilości zamian może oznaczać niemożność kontynuowania pracy w Excelu i utratę wyników naszej pracy.