Znajdź / Zamień

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Wyszukaj Zamień.xls, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2003.zip

Przykład 1.

(Arkusz: ‘Znajdź Zamień 1’)

Zaczniemy od znalezienia nazwiska Rogowski na długiej liście z danymi osobowymi.

Polecenie ‘Znajdź’ znajduje się w Menu Edycja. Znacznie prostszym sposobem jego uruchomienia jest wybranie skrótu z klawiatury Carl+F (F od ang. Find czyli znajdź).

W oknie które się otworzy wpisujemy interesujące nas nazwisko i klikamy przycisk ‘Znajdź następny’.

Aktywna komórka zostanie przeniesiona do pierwszego miejsca w którym występuje poszukiwane nazwisko. Po drugim kliknięciu ‘Znajdź następny’ przejdzie do kolejnej komórki w której wpisane jest takie nazwisko lub nic się nie stanie co oznacza że występuje ono tylko raz.

Jeżeli wpiszemy nazwisko szyperski i klikniemy przycisk ‘Znajdź wszystko’ wyświetlona zostanie lista z adresami wszystkich komórek które zawierają taki ciąg znaków.

Jeśli baza danych na której pracujemy jest bardzo duża a nasz komputer nie należy do najszybszych możemy przed wybraniem polecenia znajdź zaznaczyć obszar w którym Excel ma poszukiwać, znacznie przyspieszy to operację.

Podobnie jeśli chcemy przeszukać tylko część tabeli, zaznaczamy ją i poszukiwanie ograniczy się tylko do tej części. Zawsze gdy zaznaczona jest więcej niż jedna komórka, przeszukany zostanie tylko zaznaczony obszar, więc jeśli chcemy przeszukać cały arkusz należy upewnić się, że zaznaczyliśmy pojedynczą komórkę.

Możemy także przeszukiwać wiele arkuszy na raz, wystarczy przed uruchomieniem polecenia szukaj zaznaczyć arkusze które mają być przeszukane. Wiele arkuszy na raz zaznaczamy korzystając z klawiszy Shift lub Ctrl i klikając na ich nazwach. Te same zasady odnoszą się do polecenia ‘Zamień’.

Przykład 2.

(Arkusz: ‘Znajdź Zamień 2’)

Polecenie Znajdź pomija pozostały tekst jaki znajduje się w komórce, na poniższym przykładzie widać że słowo ‘próbka’ udało się znaleźć w 2 komórkach, pomimo że poprzedzały je inne znaki.

Symbol ? zastępuje dowolną literę w ciągu znaków, a symbol * dowolny ciąg znaków.

Na poniższym przykładzie widać że słowo próbka czasami było wpisywane bez polskich znaków jako probka.

Aby znaleźć wszystkie produkty tego typu niezależnie od pisowni należy poszukiwać wyrazu „pr?bka”.

Przykład 3

(Arkusz: ‘Znajdź Zamień 3’)

W tym przykładzie grupie przedstawicieli handlowych przypisano trzy kategorie, w zależności od ilości obsługiwanych klientów.

Kategoria 3 dla osób obsługujących od 1 do 49, itd. wg. tabelki w kolumnach J:K.

Spróbujemy teraz używając polecenia ‘Zamień’ zastąpić nazwy kategorii (1,2,3) przedziałami z ilością klientów.

Przechodzimy do karty ‘Zamień’ zaznaczonej na poniższym rysunku czerwonym prostokątem.

Wprowadzamy dane „3” ma być zastąpiona przez „1-49”. Ponieważ Excel automatycznie dokonuje operacji na liczbach zamiast 1-49 zobaczylibyśmy w komórkach -48 co jest wynikiem takiej operacji.

Nam oczywiście nie chodzi o odejmowanie ale opis przedziału określającego ilość klientów, aby opis ten był traktowany jako tekst wstawiamy przed nim symbol apostrofu ‘. Wszystko co zaczyna się od apostrofu jest traktowane przez Excela jako tekst a symbol ‘ nie jest wyświetlany w komórce.

Konieczne też będzie zaznaczenie kolumny H, aby zamiany nastąpiły tylko w niej, nie chcemy przecież pozamieniać jedynek w całym arkuszu na „1-49”, dane w takich kolumnach jak ‘Ilość klientów’ i ‘Sprzedaż’ nie wyglądałyby dobrze.

Klikamy przycisk ‘Zamień wszystko’.

Excel dokonuje zamian i wyświetla okno z informacją o ich liczbie.

Dokładnie tą samą procedurę powtarzamy zamieniając „2” na „50-100”.

Excel dokonuje 15 zamian.

Problem pojawia się przy próbie zamiany kategorii „1” na „>100”. Cyfra jeden występuje także w nazwie kategorii 1-49 i również ta jedynka zostałaby zamieniona.

Aby się tego ustrzec klikamy przycisk ‘Opcje >>’.

Po udostępnieniu dodatkowych opcji wybieramy ‘Dopasuj do całej zawartości komórki’.

Jest to niezwykle użyteczna opcja, którą warto zapamiętać.

Czasami używa się także polecenia ‘Uwzględnij wielkość liter’, pozostałe raczej nie są przydatne.

Po zaznaczeniu ‘Dopasuj do całej zawartości komórki’, klikamy przycisk ‘Zamień wszystko’ i uzyskujemy pożądany efekt.

Przykład 4.

(Arkusz: ‘Znajdź Zamień 2’)

Polecenie zamień często jest też używane do usunięcia zbędnych znaków w komórkach.

W poniższym przykładzie uznano, że słowo produkt przy każdej z nazw produktów jest całkowicie zbędne, znajduje się ono w nagłówku i to w pełni wystarczy.

Zaznaczamy obszar dla którego chcemy usunąć to słowo.

Otwieramy okno Znajdowanie i zamienianie. Dostęp do polecenia ‘Zamień’ najprościej jest uzyskać naciskając kombinację klawiszy Ctrl+H.

Polecenie to pamięta wybory jakich dokonaliśmy przy ostatnim jego użyciu, musimy więc odznaczyć opcję ‘Dopasuj do całej zawartości komórki’. Uwaga, także wtedy gdy opcje są zamknięte, dokonane we wcześniejszych zamianach wybory nadal obowiązują.

Wprowadzamy słowo „produkt „ wraz ze spacją znajdującą się po nim w okienku ‘Zamień’

Okienko ‘Zamień na:’ pozostawiamy puste, a jeżeli coś się w nim znajduje wykasowujemy całą zawartość.

Klikamy przycisk ‘Zamień wszystko’.

Uzyskujemy pożądany efekt.

Przykład 5.

(Arkusz: ‘Znajdź Zamień 3’)

Polecenia Zamień można także używać do zamiany danych w formułach i adresach, np. do zamiany nazwy arkusza w odwołaniu do innego arkusza.

W tym przykładzie 4 formuły zawierające linki skopiujemy i zmienimy ich odwołania tak aby odnosiły się do innego arkusza o takiej samej strukturze.

Formuły odnoszą się obecnie do arkusza Rosja.

Arkusz Rosja.

Arkusz Stany Zjednoczone z takim samym układem wierszy i kolumn.

Kopiuje formuły i zaznaczam je, w tej chwili są one zlinkowane z arkuszem Rosja.

W oknie polecenia ‘Znajdowanie i zamienianie’ wpisuję w Znajdź: Rosja, a w okienku ‘Zamień na:’ ‘Stany Zjednoczone’.

Umieszczenia nazwy arkusza ‘Stany Zjednoczone’ w apostrofach jest konieczne ponieważ nazwy arkuszy w których znajduje się spacja muszą zaczynać się i kończyć od apostrofu.

Umieszczenie nazwy arkusza który nie zawiera spacji w apostrofach także nie będzie błędem.

Excel dokonuje 4 zamian, formuły korzystają z danych znajdujących się we właściwym arkuszu.

Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007